ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA

ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

KAREN LILIANA MOYA NOVA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2411364

BOGOTÁ DC.

2021

INTRODUCCIÓN

El siguiente ensayo se basa en la importancia que tienen los archivos, abarcando subtemas tales como; base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual. El objetivo es dar a conocer cada uno de los temas mencionados, facilitando su comprensión y reflejando el manejo del tema así, como, su comprensión. Finalmente, se le dará definición a cada uno de los temas y su función principal que lleva a la implementación de cada uno de ellos, desde mi punto de vista y mostrando mi manejo y comprensión del tema.

TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

Los archivos son un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada. La historia de los archivos se remonta al origen de la escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento  de instituciones. Anteriormente los algunos países implementaban testamentos  y otros documentos, en vestigios en madera y mármol, como también, tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en forma de cuña.

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa. La evolución del archivo se da a partir de dichas culturas, los registros se obtienen desde el siglo XII y XIII  de los primeros indicios de documentación con carácter financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad. A medida que pasa el tiempo todo va evolucionando y el tema de archivos en uno de ellos. Ha cambiado todo desde su estructura hasta su forma de conservar y archivar, pero así mismo algo que no cambia es su confidencialidad y el buen manejo.

Las cualidades del archivo tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización; archivo activo archivo semiactivo archivo inactivo. Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo específica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia. La aplicación actual de los archivos es muy práctica ya que cuenta con diferentes estructuras y elementos que llevan a una excelente administración y ubicación de los archivos para su fácil manejo.

...