“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

ENSAYO

 “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

ARBEY RINCON BOTELLO

SERVICIO NACIONALDE APRENDIZAJE

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTALENEL ENTORNO LABORAL

2021

 IMPORTACIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos constituyen la fuente primaria de información históricodocumental de los pueblos,  y son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia,el manejo de la información  tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad,y la agrupación de estos  se convirtieron en instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores, entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran:  Los egipcios, Las civilizaciones de Roma y Grecia y los  arcadios, sumerios y babilonios.

A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo. Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero, Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter general y administrativo, y  en el siglo XIX, al inicio de la revolución francesa,  se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista. Actualmente se va efectuando una  una gran normativa para empoderarse y darle el valor agregado que necesita el área de archivo,  hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios

la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico y para comprender la importancia de los Archivos es necesario conocer los valores de los mismos, que se basan fundamentalmente en que constituyen Patrimonio, Memoria, Identidad y Conocimiento.

Los conceptos claves de un archivo son sus  funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir  al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

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• Ser el  centro de la información  y de  la documentación.
• Proporcionar  los mejores servicios  al menor  coste.
• Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento d e otros servicios.
• Asegurar  la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

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• Lógica.
• Como me piden los documentos
• Como necesitamos información
• Rigor
• Sencillez

Por consiguiente  un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento y para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el  archivo sea fácil de manejar.

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