TRABAJO FINAL DE SISTEMAS DE LA INFORMACIÓN PARA LA CREACIÓN DE VALOR

TRABAJO FINAL DE SISTEMAS DE LA INFORMACIÓN PARA LA CREACIÓN DE VALOR

Empresa:

Es una empresa cordobesa fundada en 2016 con talleres tienen como objetivo desarrollar las habilidades técnicas y creativas de los niños y jóvenes. Se organizan también eventos y competencias inter escolares utilizando las mismas herramientas para fomentar la interacción entre distintos alumnos e incentivarlos junto con los padres a participar del proceso aprendizaje.

Problema: Gestión de cobro

Durante los dos primeros años se llevó una gestión de cobros personal de parte del encargado de logística y cobros el cual asistía dos veces al mes entre los días 1 y 10 del mismo para realizar el cobro de la cuota a los padres al finalizar la clase.

Este esquema generaba varios inconvenientes a nivel interno de la empresa como para los padres dentro de los cuales podemos destacar:

1. Al realizar la cobranza dos días específico al mes, resulta imposible concretar todos los cobros debido al ausentismo de ciertos alumnos esos días o al olvido por parte de los padres de llevar el dinero. Esto genera un costo extra para la empresa ya que obliga al encargado de cobros a coordinar otro día al mes en donde pueda cobrar a todos los deudores, pudiendo volver a tener el mismo inconveniente.
2. Cuando el cobro de una cuota estaba en mora no había un registro del motivo del mismo pudiendo ser porque el personal de logística no pudo asistir al colegio, porque el padre pidió permiso para pagar fuera de termino o porque el padre simplemente no pagó la cuota el día de cobro lo que debería generar intereses. Al no poder discriminar el motivo de la mora la empresa no podía aplicar intereses a los que les correspondía por lo que no había presión hacía los padres para pagar la cuota antes del 10 de cada mes.
3. El encargado de logística y gestión de cobros no contaba con información actualizada, precisa y en tiempo real del estado de la deuda de un padre por lo que en ocasiones habían diferencias entre lo que había anotado que tenía que cobrarle y lo que el mismo suponía que debía pagar.
4. El día de cobro el encargado de logística y gestión de cobros tenía que reportar con nombre y apellido todos los estudiantes que habían pagado. Al ser un gran volumen de alumnos,  el empleado solía pasar sólo apellido o nombre incompleto, generando dificultades para identificar y registrar dicho cobro. Esto ocurría ya que se maneja un volumen de setecientos alumnos aproximadamente, encontrándose varios apellidos repetidos por lo que al momento de registrar el cobro no se sabía a cual alumno correspondía el pago. Esto generaba tanto problemas internos entre el encargado de logística y la administración como con los padres al tener que preguntar si habían realizado el pago el mes anterior.
5. Luego de haber reportado los pagos los administrativos de la empresa registraban manualmente en un documento todos los cobros realizados. Este proceso se realizaba los fines de semana teniendo que trabajar incluso ambos días para registrar todos los pagos ya que el mismo requería revisar todos los reportes de cobro que había recibido e incluso controlar si había pendientes para luego buscar a través del nombre que anotó el personal de logística a que alumno pertenece y a su vez a que cuota pertenece el pago.
6. El hecho de tener registrado todos los cobros en un documento imposibilitaba a los dueños de la empresa generar reportes sobre el estado de los mismos para luego tomar decisiones.

Solución propuesta: Sistema Integrado de Gestión de Cobros

Se realizó un sistema integrado de gestión de cobros que incluyó el desarrollo de dos aplicación web, una administrativa y otra para los padres, como así también la versión mobile tanto para Android como para Iphone para esta última.

La aplicación permitía a los padres:

• Registrar uno o mas hijos a su cargo.
• Inscribir un hijo a cursado.
• Conocer el estado de deuda.
• Ver el histórico de todos los pagos realizados.
• Descargar una factura para realizar el pago.
• Ver las asistencias de sus hijos.
• Leer mensajes enviados por parte de los administradores.

La aplicación para los administradores permitía:

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