CÓDIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO

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Todos los colaboradores de XXX se comprometen a:

- Darle el uso a los bienes de la compañía, que darían a sus propios bienes, con cuidado y diligencia especiales.

- Prestar toda la colaboración que razonablemente puedan ejecutar en cuanto al cuidado y mantenimiento de los equipos y bienes de la Compañía.

- Reportar oportunamente toda circunstancia que coloque en riesgo los bienes de la Compañía o sus condiciones de seguridad o de afianzamiento o eventos relacionados.

- Usar los bienes de la compañía para el cumplimiento de las funciones a su cargo y no para fines distintos. Cuando surja una circunstancia excepcional que demande tal uso particular, deberá reportarse al superior que corresponda y determinarse tal uso para el hecho y el momento propios de la aludida excepcionalidad.

- Evitar toda circunstancia que pueda colocar en riesgo los bienes de la Compañía.

- Proponer a las instancias que corresponda medidas que coadyuven a la mejor administración de los bienes de la Compañía.

5. CONFLICTO DE INTERESES

Se entiende por conflicto de intereses, aquellas situaciones en virtud de las cuales un colaborador de XXX, que deba tomar una decisión o realizar u omitir una acción en razón de sus funciones, tenga la opción de escoger entre el beneficio de la Compañía y de su interés propio, el de su familia o el de terceros, de forma tal que escogiendo uno de los tres últimos se beneficiaría patrimonial, o extra patrimonialmente, para sí, para su familia o para el tercero, desconociendo un deber ético, legal, contractual o estatutario, obteniendo así un provecho de cualquier tipo que de otra forma no recibiría.

Como colaborador de XXX., esperamos que actúe con honestidad y ética y en beneficio de la compañía, evitando conflictos de interés entre sus relaciones externas y profesionales.

5.1 Remuneraciones y posiciones directivas fuera de la OrganizaciónEl trabajador no podrá recibir remuneraciones de cualquier tipo provenientes de competidores, clientes, entidades gubernamentales entre otros por servicios o negociaciones efectuadas en representación de XXX.

5.2. Procedimiento para la Prevención, Manejo y Resolución de Conflictos de Interés

Los directivos, administradores y colaboradores que se encuentren frente a un posible conflicto de interés o consideren que pueden encontrarse en dicha situación, deberán proceder de conformidad con lo establecido en este Código. Ante toda situación que presente duda en relación con la posible existencia de un conflicto de interés, colaborador estará obligado a proceder como si éste existiera.

XXX exige a sus directivos y colaboradores que en el evento que encuentre que en el ejercicio de sus funciones puede verse incurso en un conflicto de intereses o en el evento de evidenciar que otro colaborador presenta un posible conflicto de intereses, deberá informar de tal situación, en forma inmediata a su superior jerárquico y al Comité de Ética de la Compañía, para que se decida sobre la existencia o no del conflicto. Mientras se define sobre el presunto conflicto, el interesado deberá abstenerse de intervenir por sí o por interpuesta persona en los hechos que lo originan, o cesar toda actuación en relación con el tema. Las consideraciones hechas por el Comité de Ética de la Compañía y las decisiones que éste adopte, constarán en el acta de la reunión respectiva de dicho organismo.

A continuación se proporcionan ejemplos de situaciones de las que hay que estar especialmente enterado:

Conflictos de Temas de Tierras: La compañía no debe tener conflictos sobre temas de tierras, si los tuviere se cuenta con los mecanismos establecidos por la ley colombiana para solucionarlos.

Oportunidades de negocio: No se pueden tener oportunidades de negocio para sí mismo o a través de familiares o terceras partes donde el funcionario pueda tener interés; si ello pudiera ser contrario a los propios intereses de la Compañía. Tampoco se puede utilizar de otro modo, la propiedad, información o el cargo en la Compañía en beneficio propio.

Sobornos, cohechos, entre otros: Nadie puede, directa o indirectamente, demandar o aceptar, ofrecer o dar cualquier clase de soborno, o cualquier otro beneficio ilegal o no ético a empleados u otros representantes o asociados de XXX, o terceros.

Está igualmente proscrita la acción de ofrecer dádivas a autoridades o funcionarios públicos (cohecho) a cambio de realizar u omitir actos de su competencia.

La presencia de cualquiera de dichas ofertas o disposiciones propuestas debe informarse inmediatamente a las instancias previstas para resolución de conflictos de interés y asuntos éticos.

5.3 Sanciones

Quienes incumplan lo establecido en el presente capítulo, además de hacerse acreedores a las sanciones establecidas en el presente Código, serán retiradas de sus cargos. En el caso de terceros relacionados o contratistas, dicho incumplimiento constituirá causal suficiente de terminación del contrato.

6. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Tenemos la obligación de proteger la información confidencial, tanto dentro como fuera de la empresa, ya que éstos se constituyen como una propiedad y uso exclusivo de XXX La información acerca de productos, datos financieros, estrategias de negocios, planes operativos, planes de mercadeo, procesos, tecnologías, sistemas, procedimientos, listados de clientes, planes de precios, proyecciones y fórmulas, así como datos de sueldos y salarios y demás información confidencial de los colaboradores, son propiedad y uso exclusivo de XXX.

En XXX no está permitido acceder, usar o divulgar cualquier tipo de información confidencial que pueda perjudicar a la compañía, a algún colaborador o algún tercero, salvo que haya sido previamente autorizado por la gerencia o por el titular, según sea el caso. El acceso, uso o divulgación de información no autorizadas puede además constituir una infracción a las leyes, incluidas las normas de protección de datos.

Las solicitudes de información para medios de comunicaciones, entidades financieras o el público en general, se deberá contar con la respectiva autorización por parte de la gerencia o del titular de la información, según sea el caso.

Aún en el caso de

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