El atril o pódium

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Los edecanes

Un servicio de edecanes no es simplemente una contratación de personal eventual de apoyo, sino que puede ayudarnos a elevar la imagen de la empresa en eventos internos y externos. Considerando las necesidades a cubrir, el servicio de edecanes se puede dividir, básicamente, en tres grupos:[pic 18]

1. Recepción o registro

El personal se encarga de recibir o registrar a los invitados o asistentes, con la idea de llevar un control minucioso, de acuerdo a las instrucciones de los coordinadores del evento. Existen servicios de edecanes especializados en registro por computadora o sencillamente la revisión de listados o anotaciones en mesas de registro para crear así una base de datos que sirva para futuros proyectos.

2. Anfitriones o apoyo logístico

Los anfitriones, se encargan básicamente de toda la logística, apoyan directamente a los organizadores para que el evento transcurra sin problemas y son responsables de reportar situaciones que se presenten. Se encargarán del presídium, invitados especiales, colocación y distribución de materiales, control de accesos e indicaciones a los asistentes. Ellos deben tener un panorama general del evento y de las instalaciones, para informar de tocadores, servicios telefónicos y accesos o salidas del recinto.

3. Promoción o relaciones públicas

La función de promoción de un producto o servicio, son actividades que también pueden encomendarse a las edecanes e, inclusive, las relaciones públicas donde el trato y servicio requieran ser más especializados. La facilidad de palabra que un profesional de este servicio va adquiriendo con los años, le dan el carisma necesario para abordar o tratar a clientes potenciales de la empresa en la que prestan sus servicios, sólo es cuestión de hacer una adecuada selección, para no tener fallas en este tema.

C) ASPECTOS CONCEPTUALES

Orden de precedencia en la empresa

- Precedencias internas

Para poder establecer y saber las precedencias en una empresa debemos tener claro el organigrama de la misma, que nos servirá en todo momento de referencia para la ordenación.

Se establece generalmente lo siguiente:

Como norma general el Presidente es quien preside en los actos que organice, aunque puede ceder la presidencia a una autoridad o invitado de honor. Eso sí, por costumbre y cortesía, se cede la presidencia a las Autoridades Gubernamentales.

Los miembros del Consejo Administrativo ocuparán un lugar de honor. El orden lógico sería: Presidente, Vicepresidentes, Secretario, Vocales (entre ellos se ordenan o bien por antigüedad, la costumbre, el porcentaje de acciones que representan, etc.) sea cual sea el criterio que elijan, tendrán que seguirlo siempre.

Aquí se centralizan y se sitúan los responsables de la política de gestión general de la empresa. La ordenación lógica sería:

- Presidente.

- Vicepresidentes (entre ellos, según orden).

- Secretario

- Vocales: criterios:

4.1 Porcentaje de Acciones que representan.

4.2 Orden de antigüedad.

4.3 Costumbre en la ocupación de puestos anteriores.

4.4 Transmisión de acciones o cambios en el consejo.

4.5 Orden alfabético.

4.6 Importancia de la Costumbre (en las Entidades Privadas pesa más que en las públicas.

Accionistas: Dependerá de la dimensión del cuerpo accionarial de la empresa.

- Si son muchos, aconsejable: No adjudicar los sitios.

- Si su cantidad permite establecer una ordenación: criterios antes aludidos de nº de accionistas, antigüedad en la adquisición, orden alfabético.

Para los cargos de gestión se siguen los criterios de:

- Orden vertical del organigrama general de la empresa.

- Según el tipo de acto, se podrán organizar los cargos que estén dentro de una misma línea horizontal. Es decir, podrán situarse antes aquellos cargos que estén más relacionados con la naturaleza del acto. Por ejemplo, si se trata de una empresa del sector de la comercialización de productos y que tiene en la misma línea del organigrama al director comercial y al director financiero, es lógico que ocupe un puesto más adelantado el primero.

- Para aquellos cargos que ocupen puestos inferiores en el organigrama y estén situados en la misma línea horizontal se atenderá a las precedencias establecidas en los departamentos de los que dependen y dentro de ellos, casi siempre por antigüedad en el cargo.

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Criterio de antigüedad

Hay actos en los que pueden coincidir dos oficiales del mismo rango, por lo que por razones de antigüedad uno tendrá precedencia sobre el otro. Lo mismo ocurre en el caso de que concurran dos representantes de igual rango de dos instituciones iguales; suele aplicarse el principio de antigüedad, por ejemplo si son del ámbito universitario, la Universidad de primera creación, la más antigua, es la que debería tener la mayor precedencia.