Conceptualización y Teorización

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Act 3. Ingresar la información del Remitente: En la aplicación sieweb live en la opción portafolio de servicios ingrese el tipo y número de documento y solicite la captura de la huella en el biométrico. Sieweb live muestra los giros que están inactivos para el remitente y a su vez lo que tiene activos.

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- Seleccione el giro o el pago que desea activar y confirme la solicitud de activación. Frente a ningún caso pague el giro al remitente con sólo la impresión de la solicitud de activación. Espere a que la solicitud sea aprobada por dirección general bajo la plataforma de Sieweb live.

Act 4. Solicitar documentos para el soporte de la solicitud:

- Bajo un Formato diligenciado de H-SFI-F-18 que se basa en Solicitud de Activación Manual con firma y huella legible del remitente. Este formato debe ser diligenciado por el remitente.

Si es persona natural:

- Debe presentar y anexar Copia del documento de identidad del remitente al 150% por las dos caras.

- Más una Copia de un documento adicional que contenga nombre y cédula del remitente.

Si es persona jurídica:

- Debe traer Fotocopia del certificado de cámara de comercio con vigencia inferior a un mes.

- Una Carta de autorización firmada por el representante legal y en papelería de la empresa.

- Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y del documento de identidad autorizado de la persona enrolada ampliadas al 150%.

- Finalmente la Verificación de que la huella y firma registrada en el formato H-SFI-F-18 de la Solicitud de Activación Manual coincidan con las del documento de identidad entregado por el remitente.

Act 5. Enviar los soportes de la solicitud: Envíe los soportes por correo electrónico o fax al Analista Mr. de Giros Pendientes para su respectiva gestión en dirección general. Conservando los originales por cuatro (4) meses.

Act 6. Informar trámite de la solicitud: Informe al cliente que una vez entregados los documentos escaneados en dirección general, la aprobación tardará media hora.

Una vez gestionada la activación de un giro y si es aprobado, quedará activo para su cobro en el sistema durante tres (3) días calendario. En caso que el cobro no se efectúe durante este período, automáticamente pasará de nuevo a estado inactivo.

Act 7. Pagar Giro y Envio: Una vez que la solicitud haya sido aprobada, ingrese nuevamente a Sieweb Live en portafolio de servicio y realice el pago de acuerdo a lo establecido en el procedimiento E-PSE-P-3 Pago de Giros.

6. UN FLUJOGRAMA: Es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos. Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un determinado proceso para la identificación de, por ejemplo, las entradas de los proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos puntos críticos del proceso. Normalmente, el flujograma es empleado para: Comprender un proceso e identificar las oportunidades de mejorar la situación actual; diseñar un nuevo proceso en el cual aparecen incorporadas aquellas mejoras; facilitar la comunicación entre las personas intervinientes; y para difundir de manera clara y concreta informaciones sobre los procesos. Una de las características de los flujogramas es la utilización de símbolos para representar las diversas etapas del proceso, las personas o sectores implicados, la secuencia de las operaciones y la circulación de documentos y de datos.

Luego de todo este proceso administrativo documental, anexo que esta entidad y/o empresa hace uso explícito del control total de sus archivos y encargos específicamente lo de giros y pagos además de las transacciones. Por lo que el control, es la verificación que se realiza, bajo el uso de herramientas que permiten la

comprobación, la ilustración y el soporte de los contenidos del documento y su estructura; a su vez, este mismo debe estar acorde con la función que persigue y sujeto a las disposiciones legales, como lo indica La Guía Técnica 185 de 2009, que explica las normas a tener en cuenta en la elaboración del documento según su clase, La Ley 594 de 2000, que estipula los requisitos documentales para la conformación del archivo, El Acuerdo 060 de 2001, que plantea la revisión detallada de sus datos desde el comienzo de su elaboración, la estructura según la comunicación que se está construyendo hasta su destinación final y la responsabilidad de quienes intervienen, de quienes la firman y se interesan en su comunicación, y finalmente, con La ISO 9001 de 2008, donde el documento da lugar a un soporte, un registro, una acción correctiva y preventiva, como a una información de novedades.

Básicamente el control es el primer paso y el más importante para lograr así un excelente Almacenamiento de los Archivos. Gracias a que esta función consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico o político. Dando lugar así entonces, a la Importancia de los Archivos. Pese a que; Los archivos constituyen una parte fundamental en los recursos de información y administración, porque se convierten en la reseña institucional de cada entidad. Por tanto, se deben reconocer ciertos tipos documentales de archivo bajo varias especificaciones. Como lo son:

- La Valoración: Que Data de los siguientes valores:

- Su Valor Documental

- Su Valor Administrativo

- Su Valor Contable

- Su Valor Histórico

- Su Valor Jurídico

- Su Valor Legal

- Su Valor Primario

- Su Valor Secundario

- Su Vigencia Documental.

- Los Servicios de Archivos: Que giran entorno a: