LA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO.

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El plan de estudio puede realizarse de forma semanal, mensual o incluso hasta diario, aunque éste último modelo es poco eficiente ya que requiere que todos los días preparemos el plan o de que todos los días hagamos lo mismo en caso de que sea permanente. Lo recomendable es realizar este plan de manera semanal.

¿Tengo prácticas esta semana? ¿Cuándo tengo l siguiente examen? ¿Cuándo debo entregar el próximo trabajo?; ¿Tengo que quedar con algún amigo?; ¿Tengo algún cumpleaños?; ¿Tengo que comprar algo en concreto?; ¿Tengo alguna actividad en la universidad?; ¿Hacemos algo “en familia”?; ¿Voy a ir al cine o a salir el fin de semana?. Todas éstas son preguntas que debemos hacernos siempre a la hora de diseñar nuestro plan de estudio.

Modelo de plan de estudio semanal:

- Para elaborarlo sería conveniente que tuvieras una agenda en la que aparezca toda la semana cuando la abres. También te puede servir tener plantillas como la que te ofrecemos en el ejemplo. En ella debes planificar tu tiempo hora por hora: tus tiempos de clase, los de estudio, los tiempos de ocio o las fechas de entrega de trabajos, etc. Es importante que elabores un horario realista, flexible, revisable, por escrito y ante los ojos (características de todo buen horario).

- Empieza rellenando todas las horas de clase que tienes (con el nombre de las asignaturas), sin olvidar las clases prácticas y los seminarios. Las clases teóricas cambian de un semestre a otro y las prácticas no son todas las semanas las mismas. Si esa semana tienes que presentar algún trabajo o tienes algún examen destácalo con algún color en el plan de estudio.

- Determina tu tiempo de estudio. Debe ser ese tiempo en el que sabes que vas a sacar más rendimiento a tu trabajo intelectual. Para un universitario no deben ser menos de tres horas de estudio al día y, en lo posible, a la misma hora todos los días. Este horario de estudio debes de respetarlo, debe de convertirse en un hábito de vida; después de todo estudiar es tu actividad principal.

- A continuación marca en el plan de estudio todas las actividades lúdico-deportivas que sueles hacer semanalmente. Por ejemplo lunes y viernes taller de pintura (o gimnasio) a las 20:00h, miércoles cine a las 22:00h. etc.

- No te olvides de anotar los actos o actividades inusuales que tienes esa semana (boda, ir de compras, peluquería…)

- Aprovecha las horas libres entre clases para estudiar en Biblioteca.

- Una vez establecido el horario fijo de estudio viene la tarea de planificar qué estudiar en esas horas. Para ello es importante:

- Ver cuáles son las prioridades esa semana (exámenes, trabajos…). Ordena lo que debes hacer según la importancia y planifica desde este prisma tú tiempo.

- Cuando no estés en época de exámenes, planifica tu tiempo de estudio bajo el prisma de la dificultad de cada asignatura. A más dificultad más horas de estudio que le debes dedicar.

- Divide las tareas complejas en tareas más pequeñas y ponte límites de tiempo para ir completando esas tareas.

- Planifica tiempos de repaso y revisión semanales.

- Deja horas libres para imprevistos.

- Siempre establece fecha limite a tus asuntos y responsabilidades

Lo que pretendemos con esta propuesta de trabajo es que sepas valorar el estudio en su justa medida. En este momento el estudio ocupa gran parte de tu tiempo, por eso es necesario saber insertarlo en nuestra vida diaria.

Al comienzo de curso nuestro tutor puede ayudarnos a poner encima de la mesa nuestras expectativas para el curso y a planificarlo, pero debemos ser nosotros los que adquiramos el hábito de planificar el tiempo como mínimo semanal o quincenalmente.

¿Cómo ocupar tiempo libre?

Siempre habrá espacios de tiempo en los que debamos esperar o no estemos haciendo nada, pueden ser minutos o incluso horas de espera o de ocio.

Casi todas las personas piensan que estos pequeños espacios de tiempo son momentos perdidos. Sin embargo, planeando se pueden realizar varias actividades en estos minutos perdidos esperando al profesor, al jefe, al médico, al amigo, entre otros. Podemos planear el trabajo de mañana, buscar soluciones a problemas actuales e incluso escribir una carta.

Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

- Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.

- Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.

- Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cuál de todas las ideas se puede convertir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige.

Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algún uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atención y mucho menos de nuestro tiempo óptimo.

Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro (delgado) o revista de nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo al buscar continuar nuestra lectura.

"Todo lo que no llega a ser un compromiso consciente con lo sustancial, termina siendo un compromiso inconsciente con lo insustancial"

Lo urgente y lo importante:

Estas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del tipo de organización que se trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos estatales. Porque la noción de organización presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas