Examen final Administración de Proyectos.

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Pero también son importantes los recursos materiales, como son maquinarias, computadoras, medios de comunicación, entre otros. Los recursos materiales que se utilizan constituyen una parte relevante del valor añadido que tiene el proyecto ( Rodrigo, Martin & Argueda,2013). Y no menos importantes son los recursos económicos, por lo que es importante antes de iniciar un proyecto saber con qué disponibilidad financiera se cuenta y controlar los gastos para que el proyecto de ejecute dentro del presupuesto estimado, y en la medida de lo posible es recomendable utilizar fuentes de financiamientos propias y evitar pedir préstamos crediticios que tienen un alto interés

Pero en ocasiones la disponibilidad de los diversos tipos de recursos es limitada y varias actividades pueden requerir del mismo recurso al mismo tiempo , es por eso que se hace necesario hacer una estimación de la cantidad y tipo de recursos que se utilizara en cada actividad y de esta forma evitar posibles conflictos que puedan surgir. La presencia de divergencias, o conflictos contribuyen a evaluar más efectivamente las múltiples alternativas que se presentan durante la ejecución de un proyecto ( Rodríguez, Carbonell y Munueras, 2011).

Riesgos del Proyecto

Otro tema importante aprendido dentro de la gerencia de proyectos , son los riesgos a los que está expuesto un proyecto, es decir a la ocurrencia de acontecimientos no deseados que pongan en riesgo el poder lograr el objetivo del proyecto con éxito. La administración de riesgos implica identificar , evaluar y responder a los riesgos con el fin de minimizar las consecuencias que estos acontecimientos adversos puedan tener sobe el objetivo final del proyecto.

"El gerente del proyecto no se puede oponer a los riesgos" ( Gido y Clements,2012,p.284). Tiene que aceptar que estos pueden ocurrir y los tiene que afrontar, además debe involucrar a los miembros del equipo con más experiencias y conocimientos pata identificar los posibles riesgos a ocurrir y hacer una lista de estos los cuales pueden estar en diferentes categorías como son : técnicos, de programa, de costos, de recursos humanos, externos y de patrocinador/cliente. El carácter único del proyecto y el riesgo implícito en sus resultados constituyen factores que hacen necesaria la relación interactiva entre todos miembros del proyecto (Veres y Zajitos,2012).

Para evaluar los riesgos es necesario determinar la probabilidad de que estos ocurran y la magnitud de su repercusión y es por esto que se utiliza la matriz de evaluación del riesgo que es un instrumento para evaluar y administrar los riesgos teniendo en cuanta el orden de prioridad en que el riesgo puede presentarse y la magnitud de su repercusión. Luego de analizar esta matriz se elabora un plan de respuesta al riesgo para definir el conjunto de acciones que puedan mitigar, evitar o aceptar el riesgo.

Comunicación del Proyecto

Otro elemento vital para el desarrollo eficaz del proyecto es la comunicación. La comunicación ayuda a los miembros de un equipo a coordinar sus actividades , a conducirse de manera pertinente y de esta forma a alcanzar las metas (Ivancevich, Konopaske y Matteson ,2011). Es por esto que al comunicar algo debemos hacerlo de forma clara, y por eso es vital planificar que vamos a decir , cómo y cuándo y de esta forma evitamos ser malinterpretados.

Gido y Clements (2012), describieron que un proyecto la comunicación puede ser a través de reportes, de realización de juntas , oral o escrita a través de documentos inherentes al proyecto. Para garantizar que los documentos del proyecto serán enviados a las personas adecuadas en el tiempo adecuado se confecciona un plan de comunicación del proyecto donde se plasma toda la documentación que se confecciona, quien es el responsable de crear cada documento, en la fecha que se confecciona y será enviado, a quien será dirigida la documentación y que acción deberá emprender la persona que lo recibe.

Según Amorós (2007), cuando se realiza un proyecto deben existir varios canales de comunicación para asegurar que los miembros del equipo reciban de forma clara y fluida los objetivos que tienen que alcanzar. El conocer y entender cuáles son los objetivos deseados hace que el equipo desarrolle un sentimiento de compromiso el cual es fundamental para lograr el objetivo final.

Objetivo y Alcance del Proyecto

Cuando se va a ejecutar un proyecto es muy importante definir cuál será su objetivo y su alcance, es decir es necesario definir cual será el producto final que el equipo del proyecto debe producir y lo que se debe hacer para lograrlo. El objetivo de un proyecto debe ser claro y debe acordarse entre el cliente y el equipo del proyecto desde el inicio del proyecto y si a medida que el proyecto se ejecuta se modifica debido a situaciones imprevistas el gerente del proyecto y el cliente deben estar de acuerdo en todos los cambios que se hagan al objetivo del proyecto.

Según Gido y Clements (2012), debe ser especifico y alcanzable y debe incluir los beneficios esperados que resultaran de la implementación del proyecto, cual será el producto final, la fecha en que debe terminarse el proyecto y el presupuesto dentro del cual debe completarse el proyecto.

El alcance del proyecto define lo que hay que hacer ( Gido y Clements,2012). Es todo el trabajo que debe hacerse para producir todos los entregables del proyecto y se prepara a través de un documento del alcance del proyecto. Este documento contiene los requerimientos que el cliente quiere tenga el producto final, la declaración de trabajo que son las diferentes actividades que deben ejecutarse para lograr el objetivo final , los entregables del proyecto, que criterios y especificaciones que debe cumplir el entregable del proyecto para ser aceptado y la estructura del división del trabajo.

En ocasiones al inicio del proyecto quizás no sea posible definir todos los requerimientos , elementos de trabajo y entregables pero a medida que progresa la ejecución del proyecto y se recopila más información el equipo del proyecto puede agregar otros elementos para que el cliente pueda obtener el resultado esperado.

Retos como Gerente de Proyectos

Al asumir la gerencia de un proyecto mi mayor reto seria logar formar un equipo de trabajo efectivo que asuma el compromiso y la responsabilidad de lograr el entregable o producto final del proyecto en el tiempo estimado y con los requerimientos establecidos. Para esto como gerente debo crear un clima laboral donde prevalezca la motivación y la confianza. El