Como trabajar mejor, y no mas

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AG-134

JUNIO, 2005

Caso elaborado por el Departamento de Diseño de Programas del ICAMI

COMO TRABAJAR MEJOR, Y NO MAS

A Judith Torres le parece que el día nunca le alcanza para nada.  En los últimos cuatro meses nunca le ha sido posible atender en el día toda la correspondencia que se acumula en su charola durante ese mismo lapso.  A la hora de la salida, siempre le queda trabajo como para unas cuatro horas más y en ocasiones hasta el doble de eso.  Judith ya está acostumbrada a tomar los dos primeros documentos que se encuentran en su charola, meterlos en su portafolios y llevárselos a casa para trabajar en ellos después de la cena.

El mes pasado el jefe de Judith le llamó la atención por dos informes que había presentado a destiempo.  Judith admitió que no le había sido posible tenerlos a tiempo porque había tenido que atender otras cosas más urgentes.  “Estoy agobiada de trabajo desde la mañana hasta la tarde,” le explicó.  “Desde que llego a la oficina hasta que me voy a casa, nunca dejo de trabajar.”  A su jefe se le hizo difícil creerle.  “Ninguno de mis demás supervisores tiene ese problema,” le repuso.  “¿Estás segura de que se trata de un problema de cantidad de trabajo y no de la forma en que lo estás haciendo?” Judith no supo con seguridad a qué se refería.  “Lo que trato de dilucidar es, ¿tienes mucho trabajo o tienes problemas para administrar tu tiempo como es debido?” Judith admitió que no sabía qué contestarle.  “Supongo que debe ser la combinación de ambas cosas, pero no estoy segura.”

Su jefe decidió investigar el caso y descubrir cuál era su verdadero problema.  “Durante las siguientes dos semanas quiero que lleves un registro de todo lo que hagas.  Cada hora deseo que pongas por escrito lo que hiciste durante ese lapso.  Cuando termines, nos sentaremos a revisar la forma en que pasas el tiempo.  Si resulta que necesitas ayuda, te la conseguiré.  En cambio, si descubrimos que lo que necesitas es aprender a administrar mejor tu tiempo, entonces nos dedicaremos a enseñarte cómo trabajar mejor, no más duro.” A Judith la idea le pareció estupenda.  Al empezar el siguiente día de labores, empezó a anotar con minuciosidad a qué dedicaba su tiempo.

Al terminar las dos semanas, Judith informó que tenía más trabajo pendiente que nunca. Su charola de entrada estaba saturada de documentos y estimaba que durante esas mismas dos semanas su trabajo pendiente había aumentado de cuatro a siete horas.

“Todo eso me parece muy bien,” le dijo su jefe. “Sin embargo, primero deseo ver a qué dedicaste tu tiempo.  Déjame ver el registro de tus últimos 10 días de trabajo.”  Su jefe leyó cuidadosamente sus anotaciones.  Muchas de ellas eran de naturaleza similar. Un día normal era el siguiente: