¿Qué es el tiempo?

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9. Escriba de qué manera se puede hacer un uso eficiente de las agendas.

R:

- la organización.

- herramientas de la web 2.0 para el recordatorio y seguimiento de las actividades.

- establece tus actividades más importantes y urgentes.

- inicia a primera hora.

- no te salgas de lo planeado a menos de que sea muy necesario.

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10. Escriba cómo debería ser el correcto manejo de una reunión de trabajo.

R: Las reuniones hay que prepararlas con anterioridad, evite improvisar. Este ejemplo comienza desde el Jefe o Líder del equipo. Los Líderes constituyen ejemplos para los miembros de su equipo de trabajo, por lo tanto se debe citar a la reunión estando preparados para evitar la sensación de pérdida de tiempo.

- Las reuniones se deben convocar cuando haya una razón que lo justifique. Se debe evitar convocarlas sin tener claro un objetivo. Será preferible aumentar el espacio de tiempo de la periodicidad entre las reuniones y citar a reuniones extraordinaria si algún evento lo requiere.

- Se debe avisar con tiempo suficiente a aquellas personas que vayan a presentar algún informe para que tengan tiempo de prepararlos. Prográmelas, agéndelas y envíe las citaciones a las personas convocadas.

- Si la reunión se va a tratar sobre alguna información que todos deban conocer, será importante enviarla previamente, así lograra agilizar el desarrollo de la reunión.

- Establezca un rango de duración para la reunión, que hay que tratar de respetar, si no las reuniones se terminan siendo eternas y se termina abordando asuntos de menor importancia; lo que genera la percepción de que las reuniones son más un inconveniente que una herramienta efectiva.

- Cada tema por abordar debe tener un tiempo estimado para tratarlo, dentro del tiempo total planeado de la reunión; es importante tratar de mantener este esquema, manteniendo un margen de flexibilidad según se requiera.

- El lugar de reuniones preferiblemente, debe ser cómodo, amplio, bien iluminado, con la temperatura adecuada, sin ruido. Así podrá favorecer la concentración de las personas en el tema a tratar, evitando que se dispersen por distracciones o incomodidad.

- El Jefe o Líder del equipo tratara de estimular la participación de todos los miembros, se debe evitar que algunos asistentes puedan monopolizar la reunión, tomando siempre la palabra, mientras que otros apenas participan.

- Debe tratar de crear un clima que favorezca un intercambio abierto de las ideas y opiniones, donde se fomente el debate constructivo. Tiene que evitar que se produzcan enfrentamientos personales que afecten el ambiente, así como posturas obstinadas de resistencia al cambio o al aprendizaje.

11. Escriba cuál debe ser el uso ideal del teléfono para un manejo eficiente del tiempo.

R: A medida que las distancias crecen y la disponibilidad de tiempo de los clientes disminuye, el uso eficiente del teléfono cobra mayor importancia. Hoy en día, el teléfono se ha convertido en una poderosa herramienta de ventas y servicio al cliente ya que a través de él, se economiza tiempo, se evitan desplazamientos inútiles y se proyecta una imagen positiva de la organización creando momentos de verdad estelares que redundan en una mayor satisfacción del cliente.