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Ensayo importancia de documentos

Enviado por   •  16 de Julio de 2020  •  Documentos de Investigación  •  381 Palabras (2 Páginas)  •  10 Visitas

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Santiago de Cali, 15 Julio de 2020

Paralelo Clases de Documentos

Por: Anderson Flaker Martínez

Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, debido a sus actividades o funciones.

 Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.


Documento de Archivo

Documento Electrónico

Diferencia

Similitud

Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, debido a sus actividades o funciones.

Toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

Documento de archivo: se encuentra el  registro con una  información  accesible por medio de la escritura manual. Su contenido no se  separa del soporte y  garantiza la integridad de la información.

Se determina su autenticidad por la firma. Se guardan  en carpetas tangibles, y  se depositan  en archivadores.

Documento electrónico: solo pueden ser leídos por medio de la computadora. El contenido se desglosa de su texto original, para convertirlo a otro documento, haciéndolos más vulnerables alterar  o perder toda la información.  Se archivan en carpetas electrónicas o virtuales (nube) y se conservan en formatos digitales. Su  autenticidad del documento solo depende del programa o aplicación que se esté ejecutando

Tiene el mismo objetivo de  mantener la información organizada y protegida, con el fin  de que sea fácil su localización en cualquier momento que se requieran. Se debe clasificar la información y se debe tener un espacio designado con el personal idóneo para el desarrollo de su función.

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