Ensayo sobre la importancia de los documentos

La importancia de los archivos

Realizado por: Laura Díaz Hernández

  El archivo es un conjunto de documentos ordenados y clasificados que producen una institución; en el ejercicio de sus funciones o actividades.

El archivo es muy importante para las diferentes entidades o institución ya que manejan información imprescindible que facilita la toma de decisiones porque conservan un patrimonio único e irremplazable en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.  Siendo fuentes fiables de información que garantiza la seguridad y la transparencia de las actuaciones, jugando un papel esencial en el desarrollo de la sociedad, contribuyendo a la constitución y salvaguardar de la memoria individual y colectiva.  

Existen diferentes clases de archivo según las etapas, las cuales son:

1. Según la organización:

• Archivo centralizado: hace referencia a que el control de la documentación es manejada por solo departamento.
• Archivo descentralizado: la documentación es manejada pòr cada departamento de la empresa.
• Archivo descentralizado con control descentralizado: la documentación es manejada por cada dependencia y su único responsable es el jefe de la misma.
• Archivo descentralizado con control centralizado: la documentación es manejada según las necesidades de cada departamento pero su control lo lleva el archivo central.

1. Segú su uso:

• Archivo activo: Los documentos se encuentran en trámites como historias clínicas, resoluciones, contratos, etc.
• Archivo semiactivo: los documentos varían según periodo de conservación y su consulta es menor.
• Archivo inactivo: sus documentos son de durabilidad perpetua de acuerdo con las disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

1. Según su naturaleza:

• Archivo público: hace referencia a todos los documentos pertenecientes al estado (las resoluciones, actas de inspección)
• Archivo privado de interés público: son los documentos que por su valor científico, histórico, cultura son de interés público (cámara de comercio)
• Archivo privado: hace referencia a documentos que solo pertenecen a las personas naturales o jurídicas ( demandas)

1. Según su ciclo vital

• Archivo de gestión: hace referencia a la documentación que esta sujeta a consulta administrativa de la organización.
• Archivo central: es la agrupación de todos los documentos generados por cada dependencia  y su consulta no es frecuente.
• Archivo histórico: es la documentación transferida del archivo central al archivo permanente.

Como se puede evidenciar, los archivos cumplen un papel muy importante dentro de las organizaciones ya que son el resultado de las diferentes gestiones que realiza tanto la empresa como cada dependencia.