PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD

Qué es un catálogo de cuentas

El catálogo de cuentas de una empresa es un listado de cada cuenta que utiliza la organización para registrar las diferentes transacciones contables que ocurren debido a sus operaciones. Dependiendo del país, las compañías tienen cierta flexibilidad para elaborar el catálogo de cuentas de acuerdo a sus necesidades y a lo que mejor su ajuste a su realidad. El listado estará ordenado de acuerdo a la clasificación de las cuentas contables, es decir, que se listarán de la siguiente manera: activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos.

Cada cuenta del catálogo debe de estar acompañada de un identificador único que puede ser numérico, alfa o alfanumérico, dependiendo de la preferencia del encargado de preparar el catálogo y las disposiciones legales de cada país. Para resumir la definición, el catálogo de cuentas es una herramienta en la cual se establece la estructura de la empresa para contabilizar las actividades del negocio.

El tamaño del catálogo de cuentas dependerá siempre de la complejidad del negocio, así pues en un empresa manufacturera será normal que el catálogo sea mucho mayor que en una del rubro comercial.

Cómo se elabora un catálogo de cuentas

Lo primero que se debe hacer al momento de realizar el diseño de un catálogo es un análisis de las diferentes transacciones que componen las operaciones del negocio, de tal forma que el formato provea de suficientes datos para la administración adecuada de la compañía, mientras se cumplen con las reglamentaciones requeridas por los agentes reguladores. Hay que tener en mente que un catálogo de cuentas básico debe poder modificarse fácilmente para su expansión. Básicamente, en el análisis debe identificarse si se desean recopilar datos para satisfacer las siguientes necesidades administrativas:

• Información financiera por departamento
• Datos por proyectos
• Datos regionales
• Requerimiento de la autoridad tributaria
• Principales fuentes de ganancias
• Otros factores importantes identificados por la administración para el catálogo

Una vez que se ha hecho el análisis, lo siguiente es tener en consideración el orden. Por lo general un catálogo de cuentas sencillo utiliza la siguiente codificación:

• Activos 1-0001
• Pasivos 2-0001
• Capital 3-0001
• Ingresos 4-0001
• Costos 5-0001
• Gastos 6-0001

Este sistema de numeración ayuda a los contadores y a los tenedores de libros a registrar las operaciones de tal manera que pueda evitarse la ambigüedad cuando el nombre de una cuenta no sea lo suficientemente descriptivo. Tomemos por ejemplo la cuenta Seguros Compensados, la cual a simple vista no queda claro si se trata de un activo o de un gasto de seguro. Con el sistema de numeración se puede identificar claramente a qué grupo de cuentas corresponde.