DESARROLLO DE HABILIDADES DE COMUNICACIÓN EFECTIVA. IMPLEMENTACIÓN DE NUEVO SOFTWARE CONTABLE

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Figura 2: evolución de las tecnologías en el apoyo del área contable[pic 4]

Nota:*Indica la evolución de las necesidades informáticas, posibilidades tecnológicas y la respuesta de la contabilidad respecto a la evolución por periodo.

Fuente: Treviño Enríquez J., 2002

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Excel en tu empresa frente a un ERP en la web

En la empresa metal luz se utiliza mayoritariamente planillas de Excel para llevar a cabo la contabilidad de la empresa generando problemas ya que esta no se encuentra en línea para todos los funcionarios en las distintas partes del país; también genera problemas en diferentes áreas como lo son:

- Proveedores: En la cuenta corriente de los proveedores no está la información clara, esto ha provocado que se paguen facturas en más de una ocasión.

- Ventas: Al no estar ordenadas las cuentas de cobranzas ha provocado que estas estén pendiente en cobro encontrándose estas pagadas.

- Inventario: El inventario no se encuentra en línea para poder saber que es lo falta y que material tenemos disponible o no, esto ha provocado pérdida de tiempo y dinero por la compra de materiales que ya existen en bodega.

- Remuneraciones: no tener la centralización de los gastos realizados por concepto de sueldos y aporte patrones, ha llevado a que no se consideren gastos al elaborar los presupuestos.

- Gastos básicos: no tener claro el detalle de los gastos básicos como son; luz, agua, internet, agua, etc.

- Costos por obra: no se puede detallar los costos por obra, por cual no se puede determinar con claridad si se perdió o ganó en cada una de las obras realizadas

Y como fue dicho anteriormente estas herramientas como lo son Excel y otros software contables son utilizados hoy en día para facilitar el trabajo de los emprendedores y estos los prefieren precisamente por el factor de confort y comodidad. Aunque en Excel este factor ya se está perdiendo en empresas de mayor escala. (Ver anexo, figura 5, objetivos propuestos por uso de herramientas informáticas, p. 18)

“Excel es un programa que pertenece a la familia de Windows como otros de las aplicaciones que se utilizan en gran parte de las empresas y negocios del mundo.

Una de las principales funciones de Excel es manejar hojas de cálculo y suele utilizarse en tareas financieras y contables, sin embargo presenta ciertas limitantes que generan problemas operativos en la empresa por ejemplo:

- Con Excel no puedes obtener reportes financieros en tiempo real.

- No es compatible con todos los dispositivos y sistemas operativos.

- Lo que significa que si en tu empresa hacen un documento de Excel en cierta versión y equipo posiblemente no podrá abrirse en un equipo con otro sistema operativo ni en uno que también tenga Excel pero en una versión previa o posterior.

- Los archivos aunque guarden cálculos sencillos ocupan mucho espacio en la memoria de la computadora.

- Es un sistema poco seguro ya que no podemos saber quién ha modificado el archivo ni desde que ubicación lo hizo.

- Al igual que otros de los programas de Windows Excel tiene cierres inesperados que provocan perdidas de información y mermas en la productividad de tu equipo de trabajo.

- Llevar la contabilidad no es tan sencillo como podría serlo en otros sistemas.

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¿Por qué elegir un Sistema ERP para administrar tu empresa?

Los sistemas ERP se caracterizan por ser sencillos e intuitivos para sus usuarios con el propósito de facilitar la tarea de controlar las empresas y negocios que los utilicen.

Estos sistemas concentran la información de los departamentos de la empresa permitiendo que se tenga un mejor control y conocimiento de cada área del negocio ya que estos sistemas al estar en la web gestionan la información en tiempo real y arrojan los datos que se les pide en el momento que se desee.

Uno de los beneficios más importantes de los sistemas ERP es que generan análisis a las tendencias financieras lo que permite la rápida obtención de reportes en el momento que se necesiten ya que al estar en la web sólo necesitas una conexión a Internet para accesar a la información de tu empresa facilitando tu tarea de toma de decisiones ya que estarán basadas en información correcta.” Soto T. (2015).

Figura 3: Cuadro de Mando en Excel vs. Cuadro de Mando en un Software Especializado.[pic 5]

[pic 6]

Nota:*Demuestra pros y contras tanto de Excel como de un software ERP.

Fuente: Savkin A. (2017)

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Objetivos:

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Objetivo General:

Proponer la instalación de un ERP contable a nivel empresa para mejorar la comunicación entre los involucrados los cuales se encuentran en diversos puntos físicos dentro del territorio. La implementación se llevará a cabo en la empresa Metal Luz Ltda., ubicada en José Joaquín Pérez 2979, comuna de Renca en la región metropolitana.

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Objetivos Específicos:

Realizar el levantamiento de la informacion disponible, para ver los problemas que pueda presentar y definir las soluciones para ello. Tener a disposicion una base de datos para hacer la carga de los datos al sistema.

Describir la funcionalidad de los distintos módulos, según perfil, considerando el uso y necesidades para el acceso de la información, con esto, se podrá mantener el control en el manejo de la información.

Capacitar al personal en el uso de este nuevo programa para la correcta y de esta forma tener una mejor calidad de información.

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Metodología de la Aplicación:

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Levantamiento de la información.

Para que todo cambio tenga éxito, lo fundamental es tener un buen manejo de la