El acta es un documento que surge como resultado de la reunión de un grupo de personas donde se registran los actos, las incidencias y los acuerdos tomados

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La redacción del texto de esta clase de acta tiene tres partes:

- Introducción.- Se refiere el lugar, la hora y la fecha del acta. Se menciona a las personas que intervienen y especifica el hecho que motiva dicha acta.

- Exposición.- Se considera los aspectos más saltantes del hecho. Puede incluirse también los puntos de vis- ta o las opiniones de los asistentes al acto.

- Fórmula de aceptación.- Es cuando se hace presente la conformidad de los participantes con la redacción del texto del acta.

Ejemplo:

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- Acta de sesión

Es el acta que se elabora para dejar sentados los acuerdos y decisiones que se toman en una reunión de personas.

Las partes de este tipo de acta son las siguientes:

- Titulo.- Comprende el nombre de la sesión (ordinaria o extraordinaria) y la fecha abreviada. Ejemplo:

SESIÓN ORDINARIA DEL 10-05-14.

- Introducción.- Se apertura una sesión indicando el lugar donde se realiza, la hora de su inicio y la fecha. Asimismo se anota el nombre de los asistentes y se especifica el nombre de quien oficia de presidente y secretario.

- Texto.- En esta parte se detallan los temas que se tratan, las incidentes que derivan como consecuencia del debate, la forma y el resultado de las votaciones, los acuerdos a los que se llegan y el modo cómo se ejecutarán.

- Conclusión.- Es el momento en que se cierra la sesión. Puede presentarse dos casos:

- Si se ha tratado toda la agenda y no queda ningún asunto pendiente de discusión, la sesión será levantada en esta forma: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las ocho de la noche de la misma fecha, se dio por levantada la sesión”.

- Si no se ha concluido con la discusión de la agenda, la sesión será suspendida y se continuará en otra fecha, la misma que será acordada por los mismos asambleístas, los cuales que se darán por citados, y se concluye en esta forma: “Por ser la hora avanzada y siendo las once de la noche de la misma fecha, se dio por suspendida la sesión para continuarla el día…. a las…..”.

- PROCESO Y DESARROLLO DE LA SESIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL ACTA

Se seguirá la siguiente secuencia:

- Llamada al orden

Es la advertencia que hace el Presidente a los asistentes para que se dispongan convenientemente, a fin de poder dar inicio a la asamblea. Esta llamada puede hacerla con el de un timbre de una campanilla o en forma oral (a viva voz o por micrófono).

- Comprobación del quórum

Una vez que se ha llamado al orden, el Presidente procederá a la verificación del quórum, conforme lo estipula el Estatuto, con esta expresión: “Se va a proceder a constatar el quórum legal”. Es el momento en que el Secretario pasará lista de los asistentes.

- Apertura de la sesión

Para ello se seguirá estrictamente el procedimiento siguiente:

- Lectura del acta anterior

El Presidente autoriza al Secretario dar lectura al acta de la sesión anterior (si la hubiera). Terminada la lectura, el Presidente preguntará a los asambleístas si hay observaciones que hacer, diciendo: “Si algún compañero desea formular observaciones, le ruego hacerlas”. Es el momento en que cualquier asambleísta puede hacer las observaciones respectivas cuando algo se ha omitido o tergiversado y solicita la enmienda correspondiente. El Secretario recogerá las observaciones y las anotará en la misma acta leída, siempre que procedan las observaciones.

Si no hubiera ninguna observación, el Presidente concluye diciendo: “No habiendo observaciones se da por aprobada el acta en la forma que ha sido leída y pasa a firma”. Firmarán el Presidente y Secretario. Si el acta es de instalación de junta directiva, ésta será firmada por todos los miembros.

- Lectura de la agenda

La agenda en Orden del Día consiste en la relación específica de asuntos que deben tratarse. Pueden ser: informes, asuntos pendientes de sesiones anteriores y los nuevos asuntos a debatirse.

- Despacho

Seguidamente, el Presidente autorizará al Secretario para que dé lectura a las comunicaciones recibidas entre el lapso de la sesión anterior y la presente. Si las comunicaciones son meras formalidades, el Presidente dirá: “Con conocimiento de la asamblea pasa al archivo”.

En cambio, si hay alguna comunicación que requiere ser contemplada por la asamblea o que forma parte del temario de la agenda, se ordenará que “Pase a Orden del Día”.

Terminada la lectura de la correspondencia, se pasa a la siguiente estación.

- Informes

Estación en que el Presidente informa sobre asuntos importantes que deben ser conocidos por la asamblea. Cuando son cortos, deben hacerse oralmente. Si son extensos y trascendentes se hará entrega a los socios de copia del texto, antes de la reunión. Durante la sesión, el Presidente leerá en informes. Asimismo las comisiones informarán sobre los encargos hechos por la asamblea anterior.

Cuando el informe se trata de una gestión importante de la directiva o de una comisión, necesariamente pasará a Orden del Día para la aprobación y adopción de la asamblea, luego del debate respectivo.

Emitidos los informes por el Presidente, las comisiones y organismos menores, los miembros de la asamblea también darán sus informes, si los hubiere. Para el efecto, el Presidente solicitará que los asambleístas que tengan que dar un informe pueden hacerlo.

- Pedidos

Los pedidos se harán cuando se trata de una ASAMBLEA ORDINARIA. En las EXTRAORDINARIAS, por haber una agenda especifica, la estación de pedidos se omite; salvo que la asamblea decida modificar o ampliar la agenda.

Los pedidos de harán ordenadamente. En cada pedido se anotará el nombre del asambleísta