Cuentas por Cobrar. La empresa Ferretería de Palmares

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- Justificación del problema

Es de gran inquietud como está afectando a la Ferretería de Palmares S.A el proceso de cuentas por cobrar a los clientes, retardando el flujo de dinero, afectando al departamento contable y el balance general de la empresa.

Esta investigación va a determinar los problemas en dicho departamento y al mismo tiempo plantea soluciones que mejorarán directamente el sistema contable y por ende la solvencia económica de la empresa.

Con los resultados obtenidos se persigue el mejoramiento del departamento de cuentas por cobrar de este establecimiento y el cumplimiento de los objetivos planteados por la organización, mediante la ejecución de actividades que mejoren la recuperación efectiva de dineros y faciliten las labores de las personas de este departamento, así como también el desarrollo de la organización alcanzando un estado elevado de excelencia y de rentabilidad empresarial, en pro del éxito y un mejor funcionamiento organizacional.

Las cuentas por cobrar son acreencias a favor de la Ferretería Palmares, liquidables dentro del ejercicio normal de la misma, y provenientes de sus actividades específicas en que comercia. Suelen estar amparadas por facturas, recibos y documentos similares, se consideran como aquellas que comprenden todos los derechos de cobro que se presentan en los balances bajo distintas clasificaciones y terminología.

Las cuentas por cobrar representan un derecho próximo a hacerse efectivo y, de no cobrarse, automáticamente originará una pérdida para la empresa; lo cual ha de evitarse a toda costa. Para ello, se hace imperativo un control efectivo de las mismas; el cual puede lograrse observando aspectos como la reducción de los riesgos, donde se estudia previamente la capacidad crediticia del futuro cliente ya sea directamente por la misma empresa, o acudiendo a organizaciones especializadas de este tipo.

También se hace imperativo, la vigilancia de las cuentas por cobrar, para activar la cobranza, al vencimiento de las mismas, ya que la cobranza sistemática reduce el riesgo. Adicionalmente, se deben evitar los fraudes, al respecto, las comprobaciones internas han de comenzar con la constatación de que las mercancías que salen como vendidas, corresponden a las cantidades especificadas, en cuanto precios, calidad y cantidades.

Un procedimiento de control interno en las cuentas por cobrar, implica acción movimiento, rutina de trabajo, trámite, método de trabajo, como proceder. Los procedimientos comunican información, enlazan los trabajos realizados por grupos de personas, indican cual grupo es responsable de cada actividad, de cada operación, indican la secuencia de las operaciones y la manera de ejecutar cada operación o secuencia de operaciones.

Debido a la importancia que tiene el control interno de las cuentas por cobrar, surge la necesidad de establecer como objetivo general de la investigación analizar el control interno de las cuentas por cobrar existente en la Ferretería de Palmares.

- PROPÓSITO DEL ESTUDIO

- Objetivos

- Objetivo general

Analizar el departamento de cobros de la Ferretería de Palmares para lograr determinar fallas existentes en el control de las cuentas por cobrar, así como velar por el correcto cumplimiento de los plazos de pago, con la finalidad de establecer lineamientos de control interno en las cuentas por cobrar para lograr un manejo eficiente de los recursos financieros del departamento y de la empresa en general.

- Objetivos específicos

- Establecer las funciones de cada uno de los integrantes del área del departamento de cobros, fijando las responsabilidades pertinentes a cada cargo, con el fin de que las cuentas por cobrar puedan ser recuperadas en los plazos establecidos.

- Formular los requisitos para la concesión de créditos de clientes y el valor máximo de créditos, con la finalidad de que los créditos puedan ser otorgados en la medida de lo posible a clientes que tengan un buen récord crediticio y aumentar la cartera de clientes.

- Establecer políticas de cobro para el departamento de cuentas por cobrar, con el propósito de crear mecanismos que colaboren en la recuperación apropiada de estas cuentas.

- Aplicar un control interno para optimizar el funcionamiento del departamento de cuentas por cobrar, con la finalidad de mejorar el flujo de efectivo de la empresa.

- Definición de variables

2.1 Variable N° 1 departamento de cobros

- Definición conceptual

Según el autor Ramírez y Benítez se le denomina al proceso mediante el cual se hace efectiva la percepción de un pago en concepto de una compra, de la prestación de un servicio, de la cancelación de una deuda.

(1995.P. 210).

- Definición operacional

Este departamento es el encargado de coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro. También propone estrategias y diseña controles administrativos para la recuperación de las

cuentas por cobrar, diseña e implementa controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables, supervisa y valida las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable, autoriza los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la enajenación de material bibliográfico, controla y custodia los documentos que correspondan al departamento.

Además este departamento efectúa la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos y lleva un control documental y electrónico de los clientes acreditados y concesionarios.

2.2 Variable N° 2 cuentas por Cobrar

- Definición conceptual

Según el autor Luis Eduardo Pérez Mata son acreencias a favor de la empresa, liquidables dentro del ejercicio normal de la misma, y provenientes de sus actividades específicas en que comercia. Suelen estar amparadas por facturas, recibos y documentos similares, se consideran como aquellas que comprenden todos los derechos de cobro que se presentan en los balances bajo distintas clasificaciones y terminología.

(1995. P.203).

- Definición operacional

Las cuentas