Trabajo de campo-administración-primer entrega

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DIAGNOSTICO

Dentro de la empresa encontramos una excelente posición en el mercado con una fuerte confianza, tanto por parte de los proveedores como de los clientes, esto le garantiza la disponibilidad de cuentas corrientes sin cobro de intereses para la compra de productos.

Por otro lado, su trayectoria en el mercado le brinda la experiencia necesaria para desarrollar las tareas solicitadas cumpliendo con las exigencias impuestas sumando a esto la predisposición de los empleados para ayudar a cumplir las metas.

Los actualizados sistemas de almacenamiento que posee brindan formas más efectivas del almacenamiento y manipuleo de mercaderías, apoyado por las innovaciones en el sistema de control digital para los productos con fecha de vencimiento.

El contacto realizado por los vendedores en los locales comerciales de los clientes es una de las mayores fuerzas que posee la organización, al poder observar directamente las necesidades y problemas que estos presentan, acompañado por una cultura organizacional que promueve el intercambio de información tanto positiva como negativa para facilitar la resolución de los problemas en la forma más inmediata y menos onerosa posible logrando así un mayor aprovechamiento de oportunidades y un reconocimiento mayor de las propias debilidades.

Tal como mencionamos al final del párrafo anterior, como tiene puntos fuertes también posee debilidades, entre ellas podría mencionarse que no cuentan con delivery y que no hacen uso de las redes sociales. También encontramos la falta de procedimientos claros y establecidos como una dificultad a la hora de la resolución de situaciones adversas, teniendo que recurrir a reuniones de los gerentes que bien podrían emplear el tiempo en analizar la organización y buscar objetivos a largo plazo.

La inexistencia de ciertos departamentos como el de recursos humanos, o el de compras dificulta mucho la tarea de algunos miembros de la organización, sobre todo en las líneas de mando por la sobrecarga de tarea, lo que a su vez dificulta sino imposibilita las tareas de control que se deben realizar en cada área.

Debido a la falta de estructura formal, también se realiza difícil la tarea de una planificación estratégica a largo plazo, teniendo que basarse más en el día a día sin poder llegar a desarrollarse una estrategia por objetivos que permita un crecimiento estable y programado.

Estamos en condiciones de afirmar que la organización se encuentra en un punto crítico de cambio, ya que tiene suficiente posicionamiento y recursos para permitirse un crecimiento elevado, pero antes debe reestructurar sus departamentos internos para que el mencionado crecimiento este sustentado en una base estructural fuerte y no terminen ocurriendo errores que lleven a la empresa a una situación de rojo en sus libros diarios.

MODELO DE MANDO

Se propone llevar adelante un análisis del Sistema de Organización, de Decisión, de Procesos y de Información de la empresa “LA COLONIAL” para determinar puntualmente que problemas afectan a cada sistema de la empresa. El mismo tendrá una duración de 10 semanas.

El trabajo contará con las siguientes fechas de entregas:

Estudio Preliminar y planeamiento del mandato: 18/04

Sistema de organización: 02/05

Sistema de decisiones: 16/05

Sistema de proceso: 30/05

Sistema de información: 13/06

Para cumplir con los tiempos estipulados, es necesario que la empresa colabore en tiempo y forma con la información que se solicita (lo cual se hará con un tiempo prudencial de antelación).

OBJETIVOS

De la conversación mantenida con el dueño de la empresa, surge que la misma se encuentra dispuesta a iniciar un proceso de reconversión empresaria, tendiente a:

- SISTEMA ORGANIZACIONAL: Distribuir las tareas entre el gerente y la coordinadora, y a su vez ésta entre los empleados, aprovechando las habilidades de los mismos.

- SISTEMA DE DECISIÓN: En esta etapa el objetivo es caracterizar el sistema actual e identificar el tipo de sistema de decisión más adecuado para la empresa.

- SISTEMA DE PROCESOS: Se estudiará el cumplimiento de la efectividad, la eficiencia y la adaptabilidad de los procesos.

Definir formalmente los procesos como también los manuales de procesos. Estandarizar la toma de decisiones de clientes en la web o por teléfono, logrando recibir de esta manera una rápida respuesta de presupuesto para el caso de grandes eventos. Brindar a los clientes un ambiente de atención confortable y agradable, conforme y acorde a sus necesidades.

- SISTEMA INFORMACIÓN: Proporcionar un sistema de información óptimo acorde a las necesidades de la organización certera, confiable y clara. Implementar informes estandarizados para que la información que se transmite entre gerente y los empleados sea clara, de fácil lectura y útil, como así también el sistema de stock informando las cantidades disponibles de mercadería, la cantidad de menús que se venden por día.

ALCANCE

- SISTEMA ORGANIZACIONAL.

Se define la situación actual del sistema, las fallas que presenta y los puntos fuertes. Determino la misión y visión de la empresa.

- SISTEMA DECISIÓN.

Detectar los problemas a la hora de tomar decisiones, evaluar si se puede proponer una descentralización del sistema o no.

- SISTEMA DE PROCESOS.

Evaluar sobre las modificaciones necesaria que se deben implementar en el sistema.

- SISTEMA INFORMACIÓN.

Definir los procesos de manera formal, analizar las necesidades de los clientes. Establecer la forma de brindar al cliente una mejor atención.

PROYECTO A DESARROLLAR

- SISTEMA ORGANIZACIONAL.

Se realizará un análisis de diagnóstico de la organización completa (para esto se usarán técnicas de relevamiento como la entrevista, el análisis de documentación y cuestionarios) el cual incluye analizar su