ENTREGANDO TÚ DISCURSO

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Mantenga sus párrafos cortos; son más acogedores y tienen más posibilidades de ser leídos. Si su documento debe incluir números, utilícelos con moderación: un párrafo lleno de números puede ser difícil de leer y seguir. Use algunos números selectivamente para expresar su punto, luego coloque el resto en tablas y gráficos.

Hacer que tu escritura cobre vida

Para escapar de los estilos de escritura anticuados y excesivamente formales, intente hacer que su escritura sea más parecida a su manera de hablar y luego "poner en orden". Imagine que su lector está frente a usted y apunte todo el tiempo a la escritura que es clara, fresca y fácil de leer. Es posible que deba escribir un primer borrador para fines estructurales y luego volver sobre su documento. Asegúrese de que su escritura sea:

• Vigoroso y directo: Use oraciones activas y evite la voz pasiva. Sea más definido al limitar el uso de la palabra "no".

• Libre de clichés y jerga: palabras y expresiones trilladas que hacen que tu escritura parezca superficial

• Compuesto de oraciones cortas: Esto no garantiza la claridad, pero las oraciones cortas evitarán muchas de las confusiones que pueden ocurrir fácilmente en las más largas. Pruebe la prueba de oído: lea su escritura en voz alta y rompa cualquier oración que no pueda terminar de una sola vez.

• Conexión con el lector: comuníquese con su lector de vez en cuando haciendo preguntas. Una solicitud gana énfasis cuando termina con un signo de interrogación. En lugar de escribir, "por favor avise si la reunión aún está programada para el 21 de febrero", simplemente pregunte: "¿La reunión todavía está programada para el 21 de febrero?”

CAPTURANDO Y MANTENIENDO ATENCIÓN A LOS LECTORES

ESCRIBIR CON PRONOMBRES PRESONALES

Use "nosotros", "nos" y "nuestro" cuando hable por la compañía. Use "Yo", "mi" y "mi" cuando hable por usted mismo. De cualquier manera, sea generoso con el uso de la palabra "usted"

USA CONTRACCIONES

Haga su escritura más suave y accesible utilizando ocasionalmente las contracciones con las que hablamos de forma natural, como "Yo soy", "Somos", "Usted", "Ellos tienen", "No pueden". "No," y "vamos".

PERMITA QUE LAS ORACIONES TERMINEN CON UNA PREPOSICION

No redefine una oración solo para mover una preposición (por ejemplo, "después", "a", "por", "desde", "de", "a" o "arriba") desde el final. Es probable que alargue, enrede y endurezca la oración.

USE TRANSICIONES CORTAS

Use "pero" más que "sin embargo" y "más que" en lugar de "además de". Use transiciones más formales solo para la variedad. No tema comenzar una oración con palabras como "pero", "así que", "todavía", "y" o "o".

UTILICE EL TIEMPO ACTUAL SIEMPRE QUE SEA POSIBLE

Esto agrega inmediatez a su escritura. Tenga cuidado, sin embargo, para no deslizarse del presente al pasado y viceversa, ya que esto hará que su escritura sea confusa. Seleccione un tiempo verbal y adhiérase a él.

Escribir una carta comercial

Las cartas comerciales son principalmente documentos externos, aunque los gerentes ocasionalmente usarán cartas para corresponder con subordinados y ejecutivos dentro de su organización. Las buenas cartas son nítidas, concisas y organizadas para que los lectores puedan seguir y comprender el contenido con poco esfuerzo.

Escribir cartas exitosas

Su éxito como escritor de negocios depende, en gran medida, de su capacidad para convencer a los demás de que lo que ha escrito merece su atención. Esto es más probable si su carta cumple tres criterios: debe ser compacto, debe ser informal y absolutamente debe estar organizado. Tenga cuidado sin embargo. La brevedad es deseable, pero puedes exagerar. Asegúrese de que sus cartas no sean demasiado breves o breves. Es extremadamente importante asegurarse de que su lector tenga suficiente información para comprender el tema. Incluya y explique el proceso, el resultado o la decisión a la satisfacción del lector. Si recibiera la carta, ¿la información sería suficiente? ¿Estaría satisfecho de que el escritor lo haya tomado en serio?

Mostrando interés

Al escribir en respuesta a una carta que ha recibido, trate de demostrar que está genuinamente interesado. La persona que te escribió pensó que el tema era lo suficientemente importante para escribir; deberías pensar así, también. Muestre con sus palabras y acciones que usted se preocupa por ellos y el tema sobre el que han escrito.

Dar a todos el beneficio de la duda. No asuma automáticamente que la persona que le corresponde lo hace con el propósito de engañarlo a usted o a su empresa.

Tocando el tono correcto

Si un corresponsal hace (o intenta) una broma, sigue el juego. Demuestra que tienes sentido del humor. El humor racista, sexista o profano nunca es apropiado, pero el humor autodestructivo o sin dirección a menudo puede aligerar o mejorar una situación difícil.

Si tiene que entregar malas noticias por carta, dígale que lo siente. Use frases como "Siento decir eso ...". Puedes suavizar el golpe diciendo que sientes que sucedió o que lamentas el resultado. Si son malas noticias y su lector piensa que no le importa, puede provocar una reacción no deseada.

Si está dando buenas noticias, diga que está contento: "Estoy encantado de decirle que...”. Alternativamente, use una frase como: "le complacerá saber qué...”.

Nunca escriba y envíe rápidamente una carta enojada. Relajar su estado en una respuesta enojada y hostil a alguien puede hacer que se sienta bien, pero casi nunca es una buena idea publicar esa carta. Tómese su tiempo y tranquilícese antes de redactar una carta enojada. Luego, si ha escrito algo de lo que no está seguro, espere hasta el día siguiente para poder volver a leer lo que ha escrito antes de enviarlo. Lo más