Practicas exploratorias realizadas en el Departamento de Cuentas por Pagar

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Nuestra Filosofía:

Primero El Huésped

- Vienen a descansar, quizá sea el primer descanso que tienen en años.

- Vienen a cumplir un sueño donde solo les pueden pasar cosas buenas.

- Vienen a divertirse sin complicaciones.

- Vienen a pagar para que se les atienda.

- Vienen a satisfacer sus necesidades se alejarse de la rutina y los problemas.

¡Ellos confían en nosotros para lograrlo!

- Son la vida del hotel, y pueden decir a donde alojarse.

2.1.3- Organigrama de la empresa

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2.1.4- Información del departamento, donde se desarrollaron la practica

En el departamento de Cuentas por Pagar es donde se lleva un registro contable de todas las operaciones de compras realizadas por el hotel relacionadas con compras de mercancías, prestación de servicios, activos y pagos de gatos por motivos de viajes, en el caso de los ejecutivos, incluyendo todos los viáticos siempre que sean por motivos de trabajo. Además de tener el registro de compras de mercancías, prestación de servicios, etc., en el departamento se verifica que los registros en las pólizas y documentación estén en orden; asimismo, en el departamento de cuentas por pagar se codifican las cuentas y se revisa que su captura esté correctamente la relación de las cuentas de cada departamento.

2.1.5- Organigrama del departamento asignado

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2.1.5.1- Funciones desempeñadas acorde al organigrama

- Encargado de cuentas por pagar (contralor) el objetivo de su puesto es contribuir al éxito del hotel Grupo Marival a través del cumplimiento de acuerdos de pago a proveedores de servicios pagándoles oportuna y correctamente, controlando pendientes, condiciones de pago y flujo de efectivo, aprovisionando pasivos, realizando depósitos bancarios y tramitando autorizaciones oportunamente. Entre sus funciones desempeñadas están:

- Controlar pagos realizados y por realizar

- Supervisar que cada pago esté debidamente

- Contar con el flujo necesario para cubrir las necesidades

- Aprovisionar los pasivos

- Control de cheques y estatus de cuentas pagadas con cheques

- Supervisar el proceso de validación de pagos

- Cuadrar el modulo con contabilidad

- Reporte mensual IETU

- Reporte de IVA retenido

- Presentación del DIOT(Declaración de Operación de Terceros)

- Mantener siempre informados a todos los involucrados

- Asegurar un buen clima laboral en su área

- Vigilar la seguridad de todas las personas dentro de las instalaciones

- Participar en los programas de mejora continua del hotel

- Controlar los gastos operativos de su área

- Asistente de Cuenta por Pagar el objetivo de su puesto es asistir en la contribución del éxito del Grupo Marival a través del cumplimiento de acuerdos de pago a proveedores y prestadores de servicio pagándoles oportuna y correctamente, controlando pendientes, condiciones de pago, flujo de efectivo, aprovisionando pasivos, realizando depósitos bancarios y tramitando autorizaciones oportunamente. Entre sus funciones desempeñadas, se encuentran:

- Controlar y elaborar reembolsos, traspasos y dólares

- Provisionar requisiciones de cheques departamentales

- Controlar provisiones fijas mensuales

- Elaboración de reportes extras y activos fijos

- Administrar el personal a cargo (seleccionar, capacitar, desarrollar y motivar)

- Administrar y asegurar el correcto funcionamiento y surtido de herramientas de trabajo, blancos, equipos de comunicación, energéticos y suministros

- Mantener siempre informados a todos los involucrados

- Asegurar buen clima laboral en su área

- Vigilar la seguridad de todas las personas dentro de las instalaciones

- Participar en los programas de mejora continua del hotel

- Controlar los gastos operativos de su área

- Auxiliar de Cuentas por Pagar el objetivo de su puesto es apoyar eficientemente al desempeño de las actividades del departamento

- Elaborar el reporte de necesidades de pago

- Atención a clientes internos

- Control de archivo

- Elaborar reportes de energéticos (gas, agua, luz y gasolina) y provisiones

- Cumplir con todas las indicaciones que asigne su jefe inmediato

- Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento

- Utilizar adecuadamente las herramientas de trabajo, equipos de comunicación, energéticos y suministros

- Confirmar y verificar la información recibida para un efectivo desempeño

- Participar en los programas de mejora continua del hotel

- Contribuir al logro de los presupuestos establecidos por la división

2.1.5.2- Qué tipo de información o manuales de procedimientos administrativos o de operación establecidos por la empresa se facilitaron para su consulta o de apoyo en la formación profesional

La información y manual que se facilitó para la realización de las actividades durante el periodo de prácticas por parte del departamento fue las descripciones del puesto y el manual de políticas y procedimientos que fueron proporcionados amablemente además de una pequeña introducción de