Excel Rapido y Sencillo

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La información tecleada se introduce en cada momento en la celda que se encuentre seleccionada a través de la barra editora de texto de la parte superior del documento y se edita en la celda cuando se indica el fin de edición.

Una celda está seleccionada cuando tiene el contorno más grueso, y para seleccionarla hay que hacer un clic sobre ella. El fin de edición se indica con un clic en el icono correspondiente de la barra editora [pic 18], pulsando la tecla retorno de carro o la tecla Intro que se encuentra en el teclado numérico. A continuación, se van a utilizar los siguientes datos como ejemplo para el resto del manual.

[pic 19]

3.1. Cortar, copiar y pegar

Estas tres funciones son muy útiles para trabajar con los datos de una manera rápida y práctica.

Cortar: para cortar un objeto primero hay que seleccionarlo y luego seleccionar Edición|Cortar. Al hacer esto arrancamos los datos de una casilla y tendremos que señalarle al ordenador donde queremos pegarlos. Para esto situamos el cursor en la casilla donde deseemos y seleccionamos Edición|Pegar.

Copiar: esta función es muy similar a la de Cortar, con la diferencia de que los datos no desaparecen del lugar original, sino que son duplicados, en el lugar que se señale.

Todo esto también se puede realizar sin necesidad de desplegar el menú, ya que en la barra de herramientas tenemos los botones de Cortar [pic 20], Copiar[pic 21] y Pegar[pic 22].

3.2. Series y Listas

Excel tiene la posibilidad de llenar las casillas con datos automáticamente. Esto se puede realizar de dos modos, cada uno es para un tipo de datos distinto.

Seleccionando Edición|Llenar|Series saldrá una ventana en la que se puede elegir entre los distintos tipos de series y el incremento que se quiere que haya entre un dato y otro.

Otra forma de introducir datos si los datos son numéricos se realiza del siguiente modo. Se introducen los dos primeros números de la serie. Se seleccionan ambos y se mueve el cursor a la esquina inferior derecha de la selección. El cursor se volverá en un símbolo + más fino. Apretando el ratón seleccione las casillas en las que se quiera que aparezcan los datos. El ordenador entenderá que el incremento que hay entre los dos números es el que debe haber entre todos los números de la serie.

Si los datos no son numéricos, sino de texto y le damos los dos primeros de la serie, el ordenador repetirá estos dos datos de forma alternativa. A no ser que se le defina una lista con todos los datos. Seleccione Herramientas|Opciones|Listas. Colóquese sobre Nueva Lista y pulse Agregar, a continuación introduzca los datos en el orden en el que desee que aparezcan. Como separación de cada dato puede utilizar la coma o pulsar Intro. Cuando haya introducido todos los datos, pulse aceptar.

4. Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo completa

Para seleccionar una celda individual: : Hacer clic en la celda deseada.

Para seleccionar una fila o columna completa: Hacer clic en los encabezados de la fila o columna.

Para seleccionar toda la hoja de cálculo: Hacer clic en el botón "seleccionar todo" (cuadrado de la hoja de cálculo situado en la esquina superior izquierda debajo de las barras de herramientas).

Para seleccionar un rango de celdas: Arrastrar desde la 1ª celda del rango a la última.

Para seleccionar celdas no adyacentes: Seleccionar la 1ª celda o rango que se desee, y con la tecla CTRL pulsada, seleccionar la celda o rango siguiente.

5. ¿Cómo variar las celdas de la hoja de cálculo?

5.1. Variar el ancho de columna o el grosor de fila

Debido a que el título Población (miles) no cabe en la celda, es necesario ajustar el ancho de columna B.

Para ello coloque el puntero sobre la línea divisoria que separa los encabezados de las columna B y C, debe cambiar el puntero a esta forma [pic 23] , manteniendo pulsado el botón del ratón y se pude arrastrar la división hasta donde se desea. También puede dimensionar la anchura de columnas seleccionando la columna en concreto, eligiendo en el menú Formato el comando Fila la opción Alto.

5.2. Insertar o eliminar una fila o una columna

Se selecciona la fila sobre la que desea que aparezca la nueva línea, es decir si se quiere que la fila nueva sea la 2, seleccione la fila 2 actual. Una vez hecha la selección elegir Insertarç Fila, de forma automática aparece la nueva fila, y se desplaza toda la información hacia abajo.

Cuando se desea insertar una columna la nueva desplaza a las anteriores a la derecha.

Para eliminar una fila o una columna completa únicamente es necesario seleccionarla y elegir Edición|Eliminar.

6. Dar formato a la información

La forma en que la información aparece en la hoja de cálculo se puede cambiar si se cambia el tamaño, estilo y color de los datos dentro de esas celdas. El formato predeterminado que presenta Excel, diferencia entre valores numéricos y valores de texto: basta fijarse en que la alineación dentro de la celda no es la misma en los dos casos. Del mismo modo, los formatos aplicables a las celdas por el usuario, se establecen por separado según sean de aplicación sobre números, texto o ambas cosas.

A una celda se le pude aplicar formato a través del menú Formato en la opción Celdas o a través de la barra de Formato.

6.1.Barra de formato

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La forma más sencilla de variar el aspecto de las celdas es a través de esta barra.

Todas las funciones de esta barra se pueden activar antes de escribir los datos, o bien cuando ya se han escrito seleccionando lo que se quiera variar con el ratón.

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El primer recuadro es el tipo de letra, junto con el tamaño que se le quiera dar. La negrita, cursiva y subrayado ayudan a resaltar datos significativos.

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También se puede alinear el texto dentro de las