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Control Interno de Cuentas por Pagar

Además de que los dueños de la entidad de la importancia de contar con un control interno en su entidad, deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías tanto físicas y en documentos es decir que todo quede evidenciado, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.

Los principios de Control Interno constituyen los fundamentos específicos que, basados en la eficiencia demostrada y su aplicación práctica en las actividades financieras y administrativas, son reconocidos en la actualidad como esenciales para el control de los recursos humanos, financieros y materiales de la empresa.

El objetivo del control de cuentas por pagar es llevar al corriente todos los pagos de la

empresa para aprovechar los descuentos por pronto pago en lugar de pagar intereses por no realizar los pagos en tiempo y forma, así como tener la mercancía cuando lo requiera la empresa sin contratiempos para que pueda seguir sus operaciones.

Los beneficios de estos controles son que la empresa tenga la seguridad de que su dinero está siendo manejo por personal autorizado y confiable donde el empresario este seguro de que esa persona está llevando a cabo correctamente las cosas y no darle un mal uso al efectivo. Así como el de cuentas por pagar trae como beneficio para el empresario su credibilidad como cliente, y esto le ayuda a que puede conseguir más créditos para el financiamiento de sus productos.

Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.

Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.

Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

Se debe realizar una conciliación periódicamente los importes y pendientes de pago según los controles contables de ambas partes es decir que exista una buena comunicación tanto de la entidad como de sus proveedores para que las cuentas sean claras, sin irregularidades.

Otras medidas de control interno de las cuentas por pagar serian:

- Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.

- Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.

- Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.

- Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

En conclusión, esta empresa crecería más si contara con un correcto control interno para evitar las irregularidades con las que cuenta mediante este control mejora mucho su rendimiento económico hasta podría expandirse mas.