CASO PRACTICO DE EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA/FINANCIERA.

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Después de la entrevista, la Comisión de auditoria se instaló en el 5° piso, en el área correspondiente a la Gerencia Administrativa; y de acuerdo a la información obtenida en la entrevista, preparo el siguiente Cuestionario para remitirlo al personal ejecutivo de CAESA:

4.2 Preparación del Cuestionario al Personal.

- Nombre y Apellido.

- Señale el cargo que desempeña actualmente (desde que fecha) y los cargos anteriores que ha desempeñado.

- Señale su sueldo actual y anteriores.

- Describa sus funciones o responsabilidades.

- Indique si tiene objetivos definidos y/o específicos.

- Detalle las actividades que desarrolla para cumplir con los objetivos que ha indicado en la pregunta N° 5.

- A quién o a quienes reporta sobre el desempeño de sus actividades y, sobre las decisiones que ha tomado.

- Señale sintéticamente los conceptos a que se refieren los informes que emite.

- Indique de quien depende directamente.

- Indique si tiene trabajo pendiente y, los motivos de esta situación.

- Describa como está organizada el área donde labora, en la concerniente a:

Personal a su cargo.

Como ha distribuido las funciones de su área.

Instrucciones impartidas a su personal para el cumplimiento de sus responsabilidades.

- Opine sobre la cantidad y calidad de los recursos asignados a su área.

- Qué relaciones y coordinaciones se han establecido con el Directorio, Gerencias, departamentos y oficinas.

- Señale otros cargos y funciones desempeñados en la empresa aparte de su cargo principal.

- A su criterio, ¿Cuáles son los problemas fundamentales que en general adolece CAESA?.

- Cuáles serían las recomendaciones y/o sugerencias que puede plantear con el fin de solucionar las deficiencias que se han señalado en la pregunta Nº15.

- Señale otros aspectos de interés que crea conveniente.

Una vez que la comisión de auditoria preparó y remitió el cuestionario ya indicado, empezó a elaborar el Programa principal para cumplir con la FASE DE LA REVISION PRELIMINAR, como sigue:

- Programa de Auditoria.

Información sobre su Creación y Desarrollo.

Solicite lo siguiente (Requerimiento) :

- Base legal sobre su creación:

- Escritura de constitución (Copia)

- Estatutos (Copia).

- Libro de Actas de Directorio (Prestado).

- Memoria anual de los últimos 5 años (Copia).

- Una relación de los accionistas y miembros del Directorio.

- Acuerdos de la Junta General de Accionistas (Copia).

- Los contratos celebrados con los proveedores extranjeros (Copia).

- Información que permita apreciar:

- La Evolución de CAESA en los últimos 5 años.

- Las necesidades de financiamiento.

- Las fuentes de recursos financieros.

- La posición de la empresa en el mercado nacional.

Organización.

Solicite a nivel de Empresa lo siguiente:

Manual de Organización y Funciones (Copia).

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos, incluyendo entre otros aspectos los correspondientes a, seguridad mantenimiento, etc. (Copia)

Organigrama para conocer su organización.(Copia)

Directivas Emitidas por la Gerencia General.(Copia)

Flujograma de operaciones.(Copia)

Recorrido de la empresa (Visita a las Instalaciones).

Una vez solicitada la documentación que antecede, e efectuó un recorrido a lo largo de toda la empresa, para aproximadamente 4 días, con el fin de lograr una apreciación objetiva acerca del cumplimiento de sus actividades, distribución física de sus dependencias, ubicación de los funcionarios etc. De acuerdo al siguiente programa:

Planeamiento.

Determine brevemente los planes que CAESA ha trazado a corto, mediano y , largo plazo.

Solicite los cronogramas delineados para controlar el avance y el proceso de los planes.

Averigüe si todas las actividades de la empresa son planificadas.

Solicite cuadros estadísticos.

Control Presupuestal.

Solicite todos los presupuestos formulados a nivel de empresa como, presupuestos de caja, ingresos y gastos etc.

Personal.

Determine los controles sobre la asistencia del personal de trabajo.

Cerciórece de la existencia de un archivo actualizado y completo de todos los antecedentes del personal.

Investigue sobre las labores de horas extras, especialmente en cuanto al origen de éstas.

Aprecie si hay conflictos, ó problemas entre el personal.

Contabilidad.

- Solicite los Estados Financieros de los últimos 5 años.

- Solicite el estado de Resultados Acumulados.

- Solicite el cuadro referente al flujo de caja.

- Solicite el