“En la vida diaria siempre se obtiene información antes de desarrollar alguna actividad, esto implica que para tomar alguna decisión se requiere un previo conocimiento a fin de tener mayor precisión o mayor certeza al ejecutar la actividad.

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Y la organización analizada como sistema es un conjunto abierto porque interactúa con el entorno o contexto, es un sistema dinámico porque los elementos están en permanente relación, es autónomo porque utiliza sus recursos para desarrollar su actividad a lo largo del tiempo, y es cambiante porque puede modificarse por las influencias del entorno.

Dentro de toda organización se encuentra un sistema de información que comprende un conjunto de procedimientos, integrado por la captación, procesamiento, elaboración y comunicación de datos e informes según las demandas y necesidades de usuarios internos y externos.

La función de los sistemas de información es prever información, previo procesamiento de la misma mediante la utilización eficiente de los recursos.

Y los componentes son:

- Captación de la información: es la obtención de los datos originados en el ambiente interno y externo de la organización. Los datos constituyen el elemento fundamental para el sistema de información. Es un hecho no procesado.

- Almacenamiento de la información: la información que se debe almacenar es aquella que reviste cierto grado de importancia o que se necesite para su uso posterior.

- Procesamiento: conjunto de bases sucesivas que permiten transformar el dato en información.

- Producción de informes: los datos procesados permiten elaborar informes conforme a las necesidades de los usuarios internos y externos de la organización.

El personal responsable de la recopilación, procesamiento y almacenado de datos, junto a los equipos que faciliten esa tarea, y que establecen canales de comunicación que llevan la información del emisor a los usuarios y que guardan la información en formularios, registros, discos, etc. son los elementos del sistema de información, que a su vez forman parte del proceso de la comunicación, en donde se produce la retroalimentación en una organización. Esta última se verifica cuando quien recibe la comunicación (receptor) informa a quien le emite cómo se ejecutó el mensaje.

Los sistemas de información utilizan datos que provienen:

- Del exterior: y se obtienen por medio de encuestas, entrevistas, estadísticas, noticias o de la relación con instituciones gubernamentales, bancarias, etc.

- Del interior: que básicamente están integrados por sistema de información contable (documentos comerciales, libros de comercio, etc.)

A medida que las organizaciones crecen y se constituyen en sistemas más complejos se descomponen en subsistemas. Cada organización tendrá los subsistemas que considere más convenientes.

Uno de los subsistemas del sistema de información es el de información contable que tiene como función suministrar elementos al sistema de información general de la empresa u organización a partir de la contabilidad.

La contabilidad es la disciplina que a partir de la documentación permite el registro de las operaciones comerciales en los libros correspondientes, brindando la información necesaria para poder efectuar una correcta planificación, gestión, control y evaluación.

Las funciones básicas de la contabilidad se pueden sintetizar como el ordenamiento de los datos de las operaciones realizadas, su análisis e interpretación y preparación de informes para uso interno y para usuarios externos.

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