Papeles de trabajo en la auditoría. Propósito e importancia

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Los papeles de trabajo sirven para:

- Dejar constancia escrita del trabajo realizado por el auditor.

- El conocimiento del negocio de la empresa.

- La revisión y evaluación del control interno.

- Las pruebas de revisión de saldos.

También recogen las conclusiones a las que llega el auditor como resultado de su trabajo:

- Deficiencias de control interno.

- Ajustes y reclasificaciones.

Igualmente los papeles de trabajo (PT) recogen la evidencia obtenida por el auditor acerca de los estados financieros:

- Fotocopias de mayores

- Fotocopias de facturas, recibos…

- Fotocopias de escrituras

- Respuestas a la circularización bancaria

- Respuestas a las confirmaciones de proveedores, clientes

En cuanto a la procedencia de los Papeles de trabajo, cabe diferenciar los tres que se ilustran en el siguiente esquema:

[pic 1]

Los Papeles de trabajo tienen que confeccionarse, organizarse y clasificarse con la suficiente sencillez y claridad como para que puedan ser comprendidos sin ningún tipo de aclaración o explicación adicional:

- Por parte de otros miembros del equipo o firma de auditoría.

- Por parte de los componentes de los controles de calidad de las instituciones de auditoría o de las corporaciones.

Adicionalmente podemos decir que los papeles de trabajo sirven como evidencia probatoria, la cual describimos en las siguientes líneas.

Valor probatorio en caso de juicio

Los Papeles de trabajo tienen valor probatorio en caso de juicio, por lo que pueden ser útiles para un auditor acusado de fraude o negligencia.

Los Papeles de trabajo que contengan cuestiones no resueltas, indicaciones no seguidas o un tratamiento inadecuado de asuntos importantes, pueden servir de apoyo a la parte demandante.

Propiedad, custodia y conservación de los papeles

Conforme a lo dispuesto en las normas de auditoría, los papeles de trabajo son propiedad del auditor, el cual debe conservarlos por un período de cinco años. Aunque la información que contienen es totalmente confidencial, y nadie puede utilizarla sin el consentimiento de la compañía auditada, existen, no

Obstante, ciertas excepciones al secreto profesional, como son: por mandato judicial, quienes estén autorizados por la ley, y los institutos de auditoría, en el ejercicio del control técnico del auditor.

Como puede observarse hemos aprendido lo que son los papeles de trabajo, su planeación, naturaleza, etc., pasaremos ahora a estudiar cuales son los contenidos de los papeles de trabajo.

Contenido de los papeles de trabajo

Hay tres grandes conceptos en el contenido de los papeles de trabajo:

- Identificación

- Trabajo realizado

- Conclusiones

Identificación. Suelen contener la siguiente información:

- El nombre del cliente: indicado de modo completo y exacto, y situado en la parte superior central.

- Ejercicio al que se refiere la auditoría. Indica la fecha de los estados financieros, no la fecha del trabajo. Se coloca en la esquina superior derecha.

- Título. Aparece directamente debajo del nombre del auditado e indica la naturaleza o finalidad del Papel de Trabajo.

- Sumarias. El título es el epígrafe del área de los estados financieros.

- Papeles de detalle. El título indica el tipo de análisis o procedimiento aplicado, y con frecuencia se refiere a la correspondiente prueba del programa de auditoría.

- Referencia. Es un índice alfanumérico que siempre figura en rojo y se coloca en la esquina superior derecha.

- Firma de quien lo ha realizado. Iniciales y fecha del preparador. En la esquina inferior izquierda.

- Las iniciales del preparador indican la responsabilidad de la totalidad de los Papeles de Trabajo.

- La fecha es aquélla en la que se preparó el Papel de Trabajo.

- Firma de quien lo ha revisado. Se responsabiliza de que el trabajo realizado por quien lo preparó ha sido el adecuado.

- Papeles Preparados por el Cliente. (P.P.C) Preparado por el cliente. Indica Papeles de trabajo preparados por el personal del auditado. Se coloca en rojo, barrado e inclinado en la parte superior izquierda.

Los papeles de trabajo y las normas de auditoría

Tal como lo hemos definido en las lecciones anteriores, las normas de auditoría, son los requisitos mínimos de calidad, referente a la personalidad del auditor, los requisitos mínimos relativos al trabajo y a la información que debe rendir con motivo de ese trabajo.

La tercera norma de auditoría, relativa a la ejecución del trabajo establece:

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Para la adquisición de la evidencia que señala esta norma, el auditor debe preparar papeles de trabajo. Algunos de estos papeles de trabajo pueden tomar la forma de:

- Cédulas contables, como las conciliaciones bancarias o análisis de las cuentas del mayor.

- Otros pueden consistir en copias de correspondencia, extractos de actas de asambleas de accionistas y juntas directivas, gráficas de organización, balances de comprobación, programas de auditoría, cuestionarios de control interno, confirmaciones obtenidas de clientes,certificaciones, etc.

Todas estas diferentes cédulas, hojas de análisis y listas de documentos, forman parte de los papeles de trabajo del auditor. El término papeles de trabajo, es en consecuencia, amplio, incluye toda la evidencia obtenida