Valorar la Importancia del uso y aplicación de los papeles de trabajos en la ejecución de una auditoria

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Los papeles de trabajo deberán detallar el alcance del trabajo de auditoría, especificando: tipo de auditoría practicada, periodo examinado, universo de operaciones por evaluar y muestra seleccionada para ser sometida a pruebas de auditoría, incluyendo los criterios que fueron considerados por el auditor para la determinación de la misma.

Los papeles de trabajo deberán detallar la metodología utilizada para alcanzar los objetivos específicos diseñados; es decir, los procedimientos de auditoría aplicados para la obtención de evidencia, inclusive las fuentes de la misma y para asegurarse de su suficiencia, competencia y pertinencia, así como las conclusiones del auditor luego de la aplicación de las pruebas y evaluación de los resultados alcanzados.

- Documentación del trabajo efectuado.

Además de proveer información relativa a las pruebas de auditoría a que fue sometida la evidencia obtenida durante la auditoría, los papeles de trabajo deberán incluir la propia evidencia evaluada, pues ella deberá sustentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones del informe de auditoría.

- Evidencia de la revisión y supervisión llevadas a cabo

Las etapas en las cuales deberá quedar evidenciada la supervisión en los papeles de trabajo son las siguientes:

- Planificación y programación de la auditoría.

- Selección de la muestra a examinar.

- Visitas periódicas para revisar el trabajo, evaluar el avance y orientar la acción de la auditoría.

- Estructuración y redacción del informe.

Requisitos de los Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo de auditoría deberán cumplir los requisitos siguientes:

- Completos y exactos

El legajo de papeles de trabajo acumulado al concluir una auditoría no debe requerir documentación o explicación adicional para sustentar apropiadamente los comentarios, conclusiones y recomendaciones del informe así como la naturaleza y alcance de las pruebas llevadas a cabo para evaluar la validez de la evidencia.

La exactitud de los papeles de trabajo está referida al equilibrio que debe guardarse entre la concisión y la claridad e integridad. Esto es, deberá tenerse en cuenta que si bien ser conciso en las expresiones es una virtud, no deberá abusarse de ella en detrimento de la claridad de las expresiones o, por una economía de papeles mal entendida, dejar aspectos del informe insuficientemente documentados.

- Claros, comprensibles y detallados

Los papeles de trabajo deberán ser de una claridad suficiente para permitir que una persona que no haya intervenido en el proceso de la auditoría, de su sola lectura y sin requerir de explicaciones orales, arribe a las mismas conclusiones incluidas en el informe de auditoría.

La comprensión de los papeles de trabajo está relacionada con el empleo de un lenguaje común y corriente, evitando el uso de términos técnicos (a menos que resulten indispensables) y de párrafos largos y densos, considerando que el contenido del informe de auditoría debe siempre fluir de los papeles de trabajo.

El grado de detalle de los papeles de trabajo guarda relación con la claridad y con la naturaleza de los comentarios, conclusiones y recomendaciones del informe de auditoría. Si se considera que el comentario de un hallazgo de auditoria resultará controversial, deberá incluirse mayores detalles en la evidencia acumulada, en previsión de futuras revisiones, supervisiones y/o acciones judiciales.

- Legibles y ordenados.

Deberá tenerse en cuenta que un documento escrito con letra clara, pulcro, donde se ha separado debidamente, sin perder su ilación, pruebas, resultados y apreciaciones del auditor, facilita su lectura. Por el contrario, un papel de trabajo que no ha sido elaborado teniendo en consideración las pautas anteriores, será difícilmente entendido y, por ende, rechazado.

El orden de los papeles de trabajo está relacionado con los procedimientos adoptados para su identificación y archivo, para facilitar su inmediata ubicación en caso de ser requerido. Asimismo, con el diseño de los papeles de trabajo, para facilitar su lectura.

- Relevantes

Los papeles de trabajo deben contener sólo información relevante; esto es, sólo relacionado con información pertinente e importante, relacionada directamente con los objetivos específicos de la actividad o área examinada y con los objetivos generales de la auditoría. En este aspecto también deberá tenerse en cuenta la necesidad de programar adecuadamente la auditoría, para minimizar los riesgos de trabajo innecesario o irrelevante. En todo caso, con conocimiento y autorización del auditor encargado y del supervisor, deberá procederse a retirar de los papeles de trabajo aquellos documentos que resulten irrelevantes o innecesarios para fines de sustentar el trabajo realizado y los resultados de la auditoría.

Propiedad

Los Papeles de Trabajo son propiedad de la Firma de Auditoría que haya ejecutado la auditoría. El auditor encargado es responsable de cautelar la integridad de los papeles de trabajo hasta la conclusión de la auditoría, debiendo asegurar en todo momento el carácter confidencial de los mismos. Concluido el examen deberá entregar los papeles de trabajo, debidamente ordenados, a la unidad correspondiente para su archivo por el plazo que prescriba la normatividad aplicable.

Sin perjuicio de lo anterior, en razón de que el informe de auditoría, una vez finalizado, aprobado y comunicado oficialmente se convierte en un documento público, la exhibición de los papeles de trabajo correspondientes puede ser solicitada por funcionario o parte interesada, lo que obliga a enfatizar las medidas para salvaguardar la integridad y confiabilidad de dichos papeles.

Clasificación de los Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo pueden ser clasificados o archivados en dos grupos básicos:

- Papeles de trabajo permanentes.

- Papeles de trabajo corrientes.

Papeles de Trabajo Permanente

Son aquellos documentos