Que es la ISAD (G) Norma internacional general de descripción archivística.

...

Historia Institucional: busca suministrar la historia institucional de los datos de todos los productores de las unidades documentales, para que así sea más comprensible, para cuando se quiera describir.

La regla nos dice que pretende conocer la trayectoria de las organizaciones como lo es la fecha de creación, los logros alcanzados, los avances y sus fundadores, entre otros, para luego narrar sobre sus instalaciones, posibles proyectos y toda la información que tenga que ver con la función de la empresa, además de realizar la respectiva descripción de la documentación.

Historia Archivística: nos brinda información sobre la historia, para que de esta forma se pueda ser autentico, íntegro y sobretodo lograr la interpretación de la descripción.

Es aquí donde el archivista debe dar a conocer toda la información pertinente a la historia de la institución como por ejemplo la fecha de creación, los tipos de documentos que implementa y las migraciones que se hayan realizado, entre otros.

Forma de Ingreso: es necesario que se identifique el procedimiento que se debe llevar a cabo para el ingreso de la información.

Para lo cual se requiere ilustrar el procedimiento de la adquisición de las unidades de descripción y sus fechas. Teniendo en cuenta que no sea información confidencial.

- Área de contenido y estructura: nos da la información requerida para poder apreciar el valor de los usuarios de la unidad de descripción.

Es aquí donde se da una visión conjunto y se realiza un resumen del contenido de la unidad de descripción.

Valoración, selección y eliminación: brinda la información para llevar a cabo la valoración selección y eliminación.

Es aquí donde se dan las actividades de valoración, selección y eliminación de la información que puedan afectar el documento.

Nuevos ingresos: es aquí donde se informa a los usuarios sobre los ingresos complementarios a la unidad de información.

Organización: da a conocer el manejo, la ordenación y el sistema de clasificación de la unidad de descripción.

Determina la estructura interna, el orden y el sistema de clasificación, para así dar indicaciones sobre el procedimiento realizado por el archivista, ya que si son archivos electrónicos se debe dar información sobre la arquitectura del sistema.

- Área de condiciones de acceso y utilización:

Condiciones de acceso: se informa sobre la situación judicial o la normativa que delimite el acceso a la unidad de descripción.

Se especifica la legislación o cualquier tipo de decisión que afecte el acceso a la unidad de descripción, indicando el tiempo en el cual no estará disponible la documentación.

Condiciones de reparación: nos indica los tipos de restricciones existentes en la unidad de descripción.

Para lo cual informa las condiciones que controlan la reproducción de la unidad de descripción, aunque si se desconoce la existencia de restricción no es necesario que se señalen.

Lengua escrituras de la documentación: se identifica la lengua o escritura de la unidad de descripción

Se consigna cualquier tipo de lengua o escritura de los documentos de la unidad de descripción, al igual que cualquier tipo de alfabeto, símbolo o abreviaturas que se puedan utilizar como lo indica la norma ISO 639-1 e ISO 639-2 (internacional estandards for languje codes).

Características físicas y requisitos técnicos: se da a conocer las características físicas y requisitos técnicos que tengan que ver con la unidad de descripción.

Para ello se informa cualquier tipo de característica física que afecte el uso de la unidad incluyendo el Software o Hardware si es necesario.

Instrumentos de descripción: se identifican los tipos de instrumentos relativos a la unidad de descripción.

Se dan a conocer los instrumentos que se encuentren en los archivos, si tienen que ver con la unidad de descripción.

- Área de documentación asociada

Existencia y localización de los originales: para lo que se requiere que si existen copias primero se localicen los originales de las unidades de descripción.

Es aquí donde se debe especificar la localización del original si está disponible, junto con cualquier número de control significativo. Si los originales no llegasen a existir es necesario reportar esta novedad.

Existencia y localización de copias: da a conocer tanto la existencia como la localización de copias dentro de la unidad de descripción.

Si la copia está disponible debe darse a conocer la localización o algún número de control significativo.

Unidades de descripción relacionales: da a conocer las unidades que se encuentran en el archivo o el cualquier lugar que tenga relación; es decir que si la unidad de descripción relacionada es un instrumento de descripción, se utiliza los elementos de instrumentos de descripción.

Nota de publicaciones: se identifica cualquier publicación que tenga relación con la unidad de descripción.

Da a conocer cualquier información que se base en el uso de la unidad de información, incluyendo referencias de las ediciones familiares publicadas.

- Área de notas: dar información que no haya sido incluida en otras áreas.

Consignar información importante que no se haya incluido anteriormente.

- Área de control de la información: explicar cómo está preparada la descripción.

Para lo que se debe especificar las fuentes de consulta para la descripción y quien labora.

Reglas o normas: conocer la normatividad en la que está basada la descripción

Consignar todas las normas y reglas locales, nacionales e internacionales para la descripción.

Fechas de las descripciones: se