Rediseño del sistema de gestión de la biblioteca “Rodrigo Noguera Laborde” orientada a las nuevas tecnologías de la información y la comunicación

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METODOLOGÍA

Información primaria: La información, con la cual se establece el diagnóstico inicial fue recolectada al interior de la Biblioteca Rodrigo Noguera Laborde de la Universidad Sergio Arboleda en Santa Marta y teniendo en cuenta los estándares de Calidad para las bibliotecas de Educación Superior establecidas por el ICFES, incluida la Norma ISO 11620. Información y Documentación. Indicadores de Rendimiento Bibliotecario y la información de otras bibliotecas modelo a nivel internacional y nacional.

Entrevista directa con los directores de los programa con los que cuenta la universidad Sergio Arboleda en Santa Marta con el fin de identificar los tipos de conocimiento manejados y los requerimientos informacionales de tal manera que se puedan sugerir bases de datos científicas actualizadas a tiempo real que sirvan como base a las escuelas para la generación de nuevo conocimiento. Resultados de un análisis DOFA, como diagnóstico estratégico.

Información secundaria: Resultados del análisis del Diagrama de Causa-Efecto. Resultados de la aplicación de encuestas para la medición de la satisfacción de los clientes tradicional y aplicación del modelo KANO, resultados de la aplicación de la herramienta QFD. Se tomarán además en cuenta los resultados de la investigación de fuentes bibliográficas de autores que recomiendan el cambio de una biblioteca tradicional, a una biblioteca CRAI.

Información terciaria: Procedimientos de los procesos de prestación del servicio de la Biblioteca RODRIGO NOGUERA LABORDE, de la Universidad Sergio Arboleda, en Santa Marta.

DESARROLLO

El desarrollo del proyecto se desarrolló en cuatro (4) etapas las cuales se describen a continuación:

PRIMERA ETAPA: Diagnóstico inicial

Para el desarrollo del diagnóstico se tuvieron en cuenta los estándares de calidad para bibliotecas de educación superior, los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y el Análisis DOFA aplicado a la biblioteca Rodrigo Noguera Laborde de la Universidad Sergio Arboleda en Santa Marta. Con la información recolectada se pudo establecer que factores podían ser los causantes de la insatisfacción de los usuarios de la biblioteca y posteriormente utilizarla en la aplicación de otras herramientas como el QFD, Diagrama de Causa Efecto, Encuesta de Satisfacción tradicional y Encuesta de Satisfacción utilizando el Modelo Kano.

Una vez aplicada la etapa de diagnóstico se pudo concluir lo siguiente:

La biblioteca Rodrigo Noguera Laborde como integrante de una organización mayor como lo es la Universidad Sergio Arboleda en Santa Marta, se encuentra dentro del alcance de la certificación de calidad en la norma ISO 9001:2008, por tal razón en esta etapa de diagnóstico se utilizó dicha norma para verificar el cumplimiento de dichos requisitos al interior de la biblioteca obteniéndose un cumplimiento del 87.11%. Los puntos a fortalecer fueron las siguientes:

- Se evidencia que el numeral 5.1 de la norma referente al compromiso de la dirección, presenta un cumplimiento del 25% debido a que aunque la satisfacción del cliente se mide al interior de la misma, la dirección de la biblioteca no puede tomar decisiones para las mejoras propuestas por los usuarios ya que el presupuesto depende exclusivamente de las escuelas.

- En el numeral 5.4 Planificación, se vuelve a tocar como aspecto a mejorar el tema presupuestal, ya que como se comentó en el párrafo anterior es manejado por las escuelas, no cumpliendo además con lo establecido en los estándares para bibliotecas de educación superior donde se tiene reglamentado que para el presupuesto de la biblioteca deberá destinarse entre el 5 y el 7% del ingreso total de las matrículas de los estudiantes.

- El tema compras numeral 7.4 de la norma y el tema de recursos en general, numeral 6.0, presenta un porcentaje de cumplimiento del 25% lo que significa que se da parcialmente respuesta al requisito. El cumplimiento de dichos requisitos normativos se ve nuevamente afectado porque la dirección de la biblioteca no maneja su propio presupuesto sino que depende de las escuelas y de la decanatura.

- El numeral 6.2, recurso humano presenta un cumplimiento del 25% debido a múltiples factores como son: personal insuficiente, alta rotación del personal, el personal no las competencias requeridas para brindar el mejor servicio a los usuarios.

- El numeral 6.3 de la norma ISO 9001:2008, referente a la Infraestructura, presenta cumplimiento del 10%, ya que de acuerdo a la metodología utilizad para la realización del diagnóstico, este numeral no cumple con el requisito. La infraestructura tanto física como tecnológica es insuficiente y obsoleta para satisfacer las necesidades y requerimientos de los usuarios.

Se realizó una revisión de los requisitos de los Estándares para Bibliotecas de Educación superior establecida por el ICFES obteniéndose cumplimiento del 67.74%. Las recomendaciones a mejorar son las siguientes:

- El estándar 1.8 establece que la biblioteca debe participar en redes de servicios y sistemas de información y establecer conexión con bases de datos internacionales y la biblioteca Rodrigo Noguera Laborde no participa en dichas redes incumpliendo totalmente con dicho requisito.

- El estándar 1.9 establece que la biblioteca debe tener organizado los sistemas de información y referencias, lo cual se cumple pero el personal bibliotecario no cuenta con las competencias para su manejo adecuado y eficiente.

- El estándar 1.12 referentes a los programas de extensión cultural con los que debe contar la biblioteca no se cumple ya que biblioteca no cuenta con personal competente para ejercer esta labor.

- El estándar 2.3 referente a la estructura y divisiones con las que debe contar la biblioteca, no se cumple ya que la biblioteca no cuenta con las divisiones o departamentos para dar cumplimiento a las necesidades de los usuarios.

- El estándar 3.1, 3.2,3.3, 3.5 y 3.6 referente al talento humano, no se cumple en su totalidad ya que no se cuenta con personal suficiente, la mayoría del personal se encuentra en etapa de formación por tanto no poseen las competencias para una atención de calidad al usuario, los servicios no se encuentran concentrados en la biblioteca por tanto no se cuenta con un experto en informática disponible exclusivamente para la atención al usuario, por otro lado el director de la biblioteca no hace parte de los comités académicos de la institución.

- Hay personal insuficiente para el manejo de la biblioteca