“DISEÑO DE UN SISTEMA DE REGISTRO DE INGRESO DE DOCENTES, ESTUDIANTES, PERSONAL ADMINISTRATIVO Y CONTROL DE PRÉSTAMOS DE MEDIOS AUDIOVISUALES Y SALAS DE ESTUDIO A LA BIBLIOTECA CENTURIA EN LA CIUDAD DE CHIQUINQUIRÁ-BOYACÁ”

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El realizar un registro de ingreso a la biblioteca en muchas ocasiones es muy tedioso tanto para la persona que ingresa, como para la persona encargada de administrar la biblioteca, porque la información de las personas que frecuentan la biblioteca se encuentra almacenada en hojas de cálculo de Excel[a], además, para la solicitud de los préstamos de medios audiovisuales y salas de estudio se utiliza un documento en DRIVE y en el peor de los casos se solicita de forma manual donde es necesario acercarse a la biblioteca (centuria) y esta solicitud se almacena de forma escrita en hojas de papel las cuales tienen el riesgo de extraviarse.

- FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo generar una estrategia para el registro adecuado de docentes, estudiantes y personal administrativo al momento de ingresar a la biblioteca permitiendo agilizar la reserva de espacios académicos y audiovisuales en CENTURIA para la sede Chiquinquirá?[b]

- JUSTIFICACIÓN

Es conveniente realizar un software, puesto que trae múltiples beneficios en el funcionamiento de la biblioteca, dado que pretende implementar un sistema para el ingreso a la biblioteca, donde se maneja un control de acceso con el dispositivo biométrico de huella dactilar, el cual permite realizar el registro de forma automática, además es factible para gestionar de forma adecuada los préstamos de medios audiovisuales y salas de estudio.

Con la elaboración de este sistema se va traer diversos beneficios como evitar la utilización de métodos antiguos, la acumulación de documentos y redundancia, dado que el software llevará un control y orden de los datos sistematizado, agiliza el proceso de llenado de información para el registro, controlará el ingreso del personal que accede a la biblioteca, además va facilitar la gestión para los préstamos que se hacen de forma manual y poco efectivo.[c]

Con el dispositivo Biometrico se capturara la huella dactilar y se registrara el personal que ingrese a CENTURIA (estudiante, docente, administrativo o personal externo); el aplicativo almacenara información personal y adicional mostrara fecha y hora de ingreso, esta fecha y hora se maneja con respecto al sistema; de igual manera se pretende generar reportes de las personas que visitan la biblioteca.

Se trabajará a cabalidad cada una de las fases de la metodología de desarrollo en Programación extrema (Xp), todo con el fin de darle al software un soporte fiable y confiable (XP - Extreme Programing Ingeniería de Software, Ingenieriadesoftware.mex.tl, http://ingenieriadesoftware.mex.tl/52753_xp---extreme-programing.html)

- OBJETIVOS

- OBJETIVO GENERAL

Desarrollar una herramienta la cual permita gestionar el registro de ingreso de personas, préstamo de salas de estudio y medios audiovisuales para que se pueda agilizar [d]los servicios prestados en la biblioteca (CENTURIA) de Unisangil sede Chiquinquirá.

- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Identificar los requerimientos para el desarrollo del software

- Detallar los procesos y procedimientos de préstamos de espacios y medios audiovisuales para obtener un estado claro de los mismos en CENTURIA sede Chiquinquirá.

- Diseño de diagramas UML y base de datos para almacenar la información.

- Desarrollar un sistema de registro de usuarios y gestión de préstamos de salas, en el lenguaje de programación java (NetBeans).

- Realizar diferentes tipos de pruebas y testeo del aplicativo de escritorio.

- MARCO DE REFERENCIA

Centuria es el Centro Universitario de Recursos para la Investigación y el Aprendizaje de la Fundación Universitaria de San Gil, Unisangil. Su propósito fundamental es proporcionar soporte a los procesos de enseñanza - aprendizaje e investigación que adelanta Unisangil, a través de la construcción y gestión de recursos y estrategias orientadas a la satisfacción de las necesidades de información de la comunidad universitaria. El centro está liderado por un equipo interdisciplinar de profesionales en áreas de la tecnología, informática, comunicación, diseño y pedagogía.

Centuria se originó en la sede de San Gil, luego en su sede de Chiquinquirá se optó por llamar la biblioteca de igual forma, hacer las respectivas modificaciones y remodelaciones.[e]

Considerando el enfoque del proyecto que consiste en controlar y optimizar el sistema de ingreso de personal que entra a centuria a realizar diferentes tipos de consultas o actividades, además el préstamo de aulas y medios audiovisuales para docentes y administrativos. Para el registro del personal se realizará con Biométrico para el control de acceso a la biblioteca; Con este sistema y la incorporación del biométrico agilizará los procesos de registro y búsqueda.

(Universidad Unisangil, Información de centuria, http://centuria.unisangil.edu.co/centuria/informacion) normas APA.

4.1 MARCO TEÓRICO

Centuria es Centro Universitario de Recursos para la Investigación y el Aprendizaje de la fundación universitaria de San Gil Unisangil sede Chiquinquirá esta es encargada de facilitar libros, medios audiovisuales y préstamo de salas de estudio, a estudiantes, docentes y administrativos. En dicha universidad se ofrecen las siguientes carreras: Derecho, ingeniería de sistemas, Contaduría pública, Administración de empresas.

Centuria actualmente hace los registros de ingreso del personal en hoja de cálculo Excel, allí es donde cuenta con la base de datos del personal de estudiantes, docentes y administrativo, para el préstamos de ayudas audiovisuales se debe reservar por parte del docente, (elementos necesarios para exposiciones), “computador, parlantes, video beam, extensión, regleta”; para solicitar el préstamo una sala de igual manera se debe hacer la respectiva reserva, Por ello se establece como solución el manejo de biométrico (Huella) para un registro rápido, y adicional se creará una interfaz gráfica en el entorno de desarrollo NetBeans para registrar los datos relevantes de las personas que van a solicitar el ingreso a la biblioteca; en una sola interfaz también va a manejar lo referente a préstamo de salas de estudio y medios audiovisuales.

A continuación, la definición de términos a usar:

Centuria: