ELABORACION DEL PLAN DE APROVISIONAMIENTO

TEMA 1 ELABORACION DEL PLAN DE APROVISIONAMIENTO

1. Relaciones de las distintas funciones de la empresa con el aprovisionamiento

Como toda organización la empresa se divide en departamentos, cada una de ella con sus funciones, todos ellos coordinados y en comunicación permanente. Esas funciones pueden ser: directiva, productiva, gestión de RRHH, administrativa y comercial y I+D+I.

La gestión logistica se incluye en la función comercial ya que si no, no se pueden cumplir objetivos. De este modo se relaciona con las diferentes funciones:

• Con la función directiva: coordina toda la actividad empresarial, la gestión logistica y comercial se encarga de ejecutar esas tareas para alcanzar los objetivos impuestos por la empresa.
• Con la función productiva: en empresas transformadoras tiene que haber comunicación para que no haya contratiempos.
• Con RRHH para que cuente con personal adecuado
• Con la función administrativa que es donde se encuadra la logistica
• Función I+D+I (Investigación, Desarrollo e Innovación) tiene que estar en contacto con administración y comercial para conocer qué es lo que demandan los clientes.

1. Objetivos de la función de aprovisionamiento

El aprovisionamiento tiene dos objetivos fundamentales:

1. Realizar todas las compras de productos que se requieren para la producción o comercialización del producto. Hay que tener en cuenta el precio y calidad de las materias, plazos de entrega, facilidades de pago, descuentos, servicios postventa.
2. Organizar las existencias que permanecen en stock para poder cubrir las necesidades de producción, garantizar un ritmo de pedidos adecuado, organizar el espacio físico del almacén para evitar roturas, mermas y gastos innecesarios.

El APROVISIONAMIENTO: es el conjunto de actividades que desarrolla la empresa para proveerse de los bienes y servicios necesarios para satisfacer sus necesidades.

1. Variables que influyen en las necesidades de aprovisionamiento

A la hora de gestionar el stock hay factores controlables y factores condicionantes:

• Factores controlables entre ellos se encuentran la calidad, el punto de pedido, el stock de seguridad o el plazo de aprovisionamiento.
• Factores condicionantes: no se pueden controlar pero deben ser considerados a la hora de tomar decisiones, entre ellos la demanda, la forma de financiación, la caducidad de los productos, el espacio del almacén.

3.1 Previsión de demanda: es importante porque es la estimación de ventas que puede tener la empresa en un futuro próximo, conociendo esto se pueden tomar mejor las decisiones.

3.2 Volumen de pedido es el número de unidades que componen un pedido. Para realizar un pedido debemos tener en cuenta que los pedidos resultaran más económicos cuantos menos realicemos y la gestión del almacén resultara más costosa cuantas más mercancías haya almacenadas.

3.3 Precio: el precio es la cantidad monetaria que debemos pagar al comprar productos.  A la hora de comprar se debe tener en cuenta tanto el precio como los descuentos que los proveedores nos pueden aplicar:

• Descuento comercial: es el % que se aplica sobre el producto.
• Descuento por pronto pago: se concede por pagar al contado o por un periodo corto  de tiempo.
• Descuento por volumen o rappels: por comprar cierto número de productos.

Si la empresa realiza la venta hay que tener en cuenta los costes de producir o adquirir el bien, la demanda de los productos.

3.4 Plazo de aprovisionamiento: es el intervalo de tiempo que transcurre entre el momento en el que solicita un pedido y el instante de su llegada.  La tendencia es reducir los plazos de entrega para incrementar la rapidez de respuesta y disminuir los inventarios. Dos vías fundamentales son simplificar las listas de materiales y eliminar o reducir los componentes del plazo de aprovisionamiento que no generen valor añadido.

3.5 Plazo de pago: es el tiempo señalado para realizar la entrega de dinero que se debe. Los proveedores son una fuente de financiación. Puede ser financiación interna o externa. El retardo en el pago tiene un límite por una parte un retraso en un pago puede ser sinónimo de falta de liquidez y por otra pueden dejar de suministrar a la empresa.

1. Fases del programa de aprovisionamiento: de la detección de necesidades hasta la recepción de la mercancía

El proceso de aprovisionamiento consta de las siguientes fases:

1. Identificación de las necesidades: compras recibe la solicitud y analiza la prioridad de las solicitudes para tramitarlas.
2. Fuentes de aprovisionamiento: si se compra por primera vez 1º búsqueda de proveedores y petición de ofertas. Si no, ya los proveedores se encuentran en la base de datos.
3. Evaluación de ofertas
4. Selección del proveedor y negociación de condiciones
5. Emisión del pedido
6. Seguimiento del pedido y de las condiciones acordadas
7. Recepción de las mercancías y pago de las mismas

1. Programación del aprovisionamiento

Consiste en realizar una planificación detallada de los productos que vamos a necesitar en un periodo determinado de tiempo y decidir cuándo y cómo adquirir los productos. Es importante tener en cuenta las necesidades de materia prima o de productos, las ventas previstas, los presupuestos de compra, tamaño del almacén y / o fecha de entrega.

1. Métodos de determinación de pedidos.

La reposición de stock debe realizarse antes de que se produzca desabastecimiento. Existen 3 sistemas para determinar cuándo se hace un pedido:

• Revisión continua: consiste  en revisar continuamente el nivel de stocks, el pedido se hará en función del ritmo de ventas. La cantidad a pedir siempre es la misma y viene dada por VOP.
• Revisión periódica: se revisa el stock a intervalos de tiempo constantes, se hace el pedido desde el nivel de stock actual hasta el stock máximo. Para cada producto se fija una fecha y cantidad variable, de tal modo que cuando llegue siempre esté el stock al máximo.
• Revisión perfecta: un sistema mixto que hay que conocer el ritmo de demanda y de esta forma prever el momento en el que se van a agostar los stocks. La petición del pedido se hace al llegar al punto de pedido. La cantidad a pedir es variable pero que cuando se reciba el stock quede al máximo.

1. Determinación del stock de seguridad

Es el volumen de existencias que permanece en el almacén por encima de lo que normalmente se espera necesitar para cubrir imprevistos y que no llegue a producirse una rotura de stock ante esos imprevistos.