Protocolo de eventos. Establecimiento de la temática del evento

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- Gastos de las instalaciones donde se celebrará el evento.

- Gastos de los servicios de restauración.

- Gastos de alquiler de equipos audiovisuales.

- Gastos de servicios de oficina.

- Gastos de publicidad y promoción

- Póliza de garantía.

- Ingresos por venta de taquillas.

- Ingresos por patrocinio.

- Ingresos por venta de artículos promocionales.

Creación de la agenda o cronograma de actividades

Es importante crear un programa de actividades que le llame la atención al público objetivo. La agenda debe centrarse en una única temática y no abrumar a los asistentes. También, se debe tener presente la agenda y el reloj, ya que a pesar de contar con una buena agenda, los asistentes del evento tienen preferencias.

Cabe resaltar que antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo de intervención de cada una. Es importante seguir al detalle este timing para que se cumplan los tiempos. También es conveniente que la duración de las intervenciones sea igual para todos los ponentes, así se evitan conflictos. Por último, es aconsejable que las intervenciones no excedan la hora de duración porque si no se perderá la atención del público.

Realización de una lista de invitados adecuados

Las reuniones exitosas cuentan con una temática específica y un público objetivo. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. La invitación a los posibles asistentes debe hacerse con antelación y recordarles el evento incluso si han confirmado su asistencia.

Es importante suscitar interés en torno al mismo. El protocolo idóneo a seguir es el siguiente:

- Mencionar el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones.

- Enviar con antelación un mensaje de “reserve la fecha” en el proceso de planificación (en papel o en formato electrónico).

- Enviar una invitación detallada, en la que se incluya los puntos destacados de la agenda (en papel o en formato electrónico).

- Re-enviar la invitación detallada con una nota personalizada (en formato electrónico).

- Llamar a los invitados e invíteles formal y personalmente al evento.

Marketing y publicidad del evento

El marketing del evento es la tarea más importante en la organización de eventos, y suele considerarse como el factor más significativo del éxito de un evento. Esto se debe a que el número de participantes depende en gran manera de la potencia de las actividades de marketing y la publicidad. Esto significa que deben adoptarse el posicionamiento adecuado del evento y la estrategia correcta de marketing para conseguir el número deseado de asistentes al evento.

Cuando se cuenta con un presupuesto para marketing, la mayoría de las veces los organizadores de eventos optan por opciones de marketing de pago como los periódicos, comunicados de prensa a los principales medios de prensa, pancartas y carteles publicitarios para anunciar el evento en zonas muy transitadas, etc. Por otro lado, si el presupuesto es un problema, el marketing “de guerrilla” es efectivo. Si el evento se dirige a un sector concreto, se podría realizar un envío masivo de faxes a empresas de dicho sector. Esto es realmente útil si el organizador del evento ya cuenta con una base de datos.

Colaboración con patrocinadores

En esta faceta, se trata de conseguir patrocinadores acreditados para que apoyen y participen en el evento, esto contribuirá a aumentar la credibilidad de dicho evento, además de reducir costes. Los patrocinadores pueden servir de ayuda en el marketing, ya que pueden promocionar el evento, y asimismo, promocionarse entre sus clientes. Por otra parte, algunos de los patrocinadores pueden contribuir a pagar el alquiler del local a cambio de espacio publicitario o de publicidad para ellos mismos. Algunos patrocinadores solicitan que se comunique a los participantes un breve mensaje de su empresa durante el evento.

Organización del personal

Cualquier evento necesita un buen equipo de personas que se encarguen de tareas relacionadas con la acomodación, el registro, la atención al cliente y las finanzas. Familiarice al equipo con los protocolos necesarios para el evento, con el fin de eliminar la posibilidad de que se produzca alguna confusión o algún error. Para garantizar una ejecución impecable, todos deben estar familiarizados con sus funciones concretas. Esto puede garantizarse preparando una programación detallada de los eventos, junto con la descripción de las funciones y responsabilidades de cada persona. Lo ideal es que un líder de proyecto controle a todo el equipo y se asegure de que todo el mundo desempeñe sus obligaciones de forma eficiente. Además, se delega en el líder de proyecto la autoridad necesaria para tratar con todas las partes, entre las que se incluyen los propietarios del local, los patrocinadores y los expositores que participen en el evento.

Preparación, registro, acomodación, comentarios

Estos son algunos de los puntos que se deben incluir en la preparación del evento:

El día anterior al evento, visite el local para asegurarse de que todo esté conforme a los requisitos y las especificaciones. Debe comprobarse que los micrófonos, proyectores y sistemas de imagen y sonido funcionen perfectamente. Es necesario tener preparada una lista con todo lo necesario, y trasladarlo al local del evento al menos un día antes de su celebración. Los organizadores del evento deben comenzar a preparar el local, incluyendo la colocación de adornos y carteles, el día antes del evento.

El día del evento, el personal debe estar en el local al menos una hora y media antes del comienzo del evento, y debe estar preparado para recibir a los participantes media hora antes de la hora de llegada convenida. El registro debe realizarse en la puerta, para garantizar que todas las personas que accedan