LAS GENERALIDADES SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

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COLOCACION DE LOS MANTELES

Una vez que la mesa adecuada al evento ha sido seleccionada y montada, se procede a cubrirla con una base denominada “muletón”, sobre la cual se coloca el mantel; esta operación deberá ser realizada por dos personas, con lo que se evitara que los manteles se arruguen; estos se sostienen por los extremos y jamás se les deberá pasar las manos sobre la superficie; procurando que las caídas de los manteles coincidan.

DECORACION DE LAS MESAS

La decoración de las mesas se realiza en función de la época del año en que se celebre el banquete. Los adornos suelen consistir en candelabros de plata, cristal o hierro forjado, cuyas velas dan un toque de elegancia y distinción a la mesa. Otro elemento importante son los arreglos florales, en los cuales para su confección se deberá tener en consideración el color de las flores, así como el tipo de acontecimiento; los arreglos se suelen colocar en el centro de la mesa, a fin de que no estorben.

La decoración de una mesa de banquetes deberá reflejar, siempre buen gusto y sentido estético.

PREPARACION DEL MATERIAL

Los garroteros preparan el material necesario, es decir colocan en un aparador especial que se localiza en la estación de servicio correspondiente, todo aquello que van a utilizar durante el servicio, esto es una pequeña reserva de loza, cristalería, cubertería y todas las salsas que suelen solicitar los comensales como condimento de los manjares: Tabasco, mostaza, vinagre, etc. No se deberá perder de vista que el material en cuestión deberá estar impecablemente limpio y debidamente clasificado.

- SIGNIFICADO DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PARA EL HOTELERO

Los conceptos se comprenden mejor cuando están determinados por su función.

El concepto de EVENTOS se determina dentro del marco de la Hotelería, como un conjunto de actividades y tareas complejas y diversificadas destinadas a realizar una reunión o encuentro de personas con fines diversos.

Lo cual comprometen a los hoteleros en:

- Atención y Servicios

Especializados

- Infraestructura

- Salones

- Equipos

- Personal Profesional

A cambio de una retribución económica que pueden representar mas de un 50% de los ingresos del departamento de A&B.

Las formas que exige la modernidad y los conceptos de globalización en la organización de eventos considerada a esta profesión, en una disciplina cuyas técnicas y métodos coinciden y alternen con otras disciplinas y técnicas como el de la Administración, el Marketing, la Logística y otras.

- CLASIFICACION DE EVENTOS

- EVENTOS EMPRESARIALES

Son las que desarrollan las altas gerencias, Comerciales, de Ventas, los accionistas, etc. es decir las referidas a reuniones de carácter comercial, comprendiendo también a las de capacitación de personal o las presentaciones y/o lanzamientos de productos o servicios.

- EVENTOS INSTITUCIONALES

Las que comprenden asociaciones medicas, científicas, comerciales, industriales, de servicios, profesionales, y las entidades u organismos oficiales y políticos, clubes sociales, partidos políticos, etc.

- EVENTOS SOCIALES

Las que desarrollan las personas naturales celebrando, destacando o conmemorando un acontecimiento importante.

- TERMINOLOGÍA APLICADA

Aun cuando existe un concepto generalmente aceptado a nivel mundial en la terminología aplicable a diversos tipos de eventos, no dejan de haber pequeñas diferencias en su interpretación y uso.

Aquí se empleara la interpretación más aceptada y entendida de acuerdo a sus características y resaltando los pequeños detalles que marcan la diferencia en cuanto a terminología se refiere.

Nos ocuparemos de los eventos más conocidos, con la finalidad de poder definir un evento por su propósito principal en cuanto a su organización y dimensión.

- REUNIONES Y ENCUENTROS

CONVENCION

Se suele usar esta denominación para calificar la reunión den grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados o de otra índole, y que convergen en una fecha y lugar determinado previamente, para tratar asunto de interés común y tomar decisiones al respecto.

CONGRESO

Congreso es una reunión convocada por alguna institución u Organización que agrupa a personas e instituciones vinculadas a una rama del que hacer humano, con la finalidad de proteger y desarrollar sus objetivos y fines.

Puede tener carácter nacional o internacional, sin limitar el número de participantes. Se reúnen en fechas y lugares establecidos previamente, para tratar asuntos de interés común y para tomar decisiones, resoluciones, acuerdos, conclusiones o recomendaciones, que son dadas a conocer de manera que conduzcan a su conocimiento y difusión.

CONFERENCIA

Conferencia es un tipo de reunión similar a las anteriores, con la diferencia primordial del formato de sus sesiones de trabajo, a las cuales se invita por lo general a exponentes destacados en una especialidad.

SEMINARIO

Seminario se trata de una reunión en el que se estudian, analizan, capacitan y discuten temas determinados deantemano bajo la conducción de un experto. Es una reunión en la que después de la sesión prin ipal y luego de escuchar al ponente o expositor, se procede a repartir los participantes de la sala plena en pequeños grupos para el intercambio de opiniones, o permitir el acercamiento del tema tratado.

FORO O PANEL

Es una forma de diálogo entre los asistentes y los relatores o ponentes, que suelen ser oradores especializados en determinado tema, quienes están capacitados para responder las