Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). ISMOCOL DE COLOMBIA S.A

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Los documentos son un recurso y un activo organizacional, Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas estandarizados de a cuerdos a la norma para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.

Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

Rta:

Aspectos identificados de la empresa con respecto a la ley 594 de 2000

Según el artículo 4 en función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

Para la empresa es necesario tener por medio de un archivo probatorio, cada una de las actividades ejecutadas para Ecopetrol en caso de una investigación o justificación de la actividad.

Articulo 4 Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia

Para la empresa es muy indispensable tener debidamente organizada la documentación, para ser remitida al archivo central y luego al Archivo general de nación. Esto se realiza para realizar cualquier consulta o cualquier tipo de investigación utilizando información histórica.

Articulo 4 Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Debido a los inconvenientes presentados como incendios, donde se han perdido viviendas hasta vidas, lo que ha llevado a la empresa a darle importancia a la administración documental, ya que debido a la actividad que la empresa realiza, se deben sustentar cada uno de los trabajos realizado, las condiciones en que se hicieron y del cómo se dejaron. Todo esto para evitar cualquier demanda.

Articulo 4 Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

Para la empresa administrar muy bien sus documentos hace que sea más fácil tener a la mano las experiencias históricas de las actividades realizadas con anterioridad, y tomas de allí las experiencias para mejorar los procesos de sus actividades y cumplir con el objetivo de siempre entregar servicios con calidad.

Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos

La empresa tiene gran responsabilidad de organizar los físicos de la documentación, enviarla a un departamento de archivo para allí ser verificada y enviada al Archivo general de la nación quien tie la responsabilidad de la conservación de los mismo.

Aspectos identificados de la empresa con respecto al acuerdo 027 del 2006

De acuerdo con el artículo 1 del acuerdo Actualizar el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario, el cual quedará así:

Este cuerdo nos habla de varios conceptos que maneja la gestión documental diariamente en las empresas.

Archivo central. Se agrupan documentos cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objetos de consulta.

Documento administrativo. Solo por motivos legales las entidades podrán autorizar su salida temporal.

Conservación de documentos. Es mediante un sistema de gestión que identifica la utilización de estos.

Copia autenticada. Reproducción de un documento expuesto y autorizado por un ente competente.

Gestión documental. Actividad administrativa tendiente a la planificación, manejo y organización de la documentación producida.

Valor administrativa. Cualidad que para la administración posee un documento con testimonio de sus procedimientos y actividades.

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que

Conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor

Sustantivo, histórico o cultural.

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la

Planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del

Talento humano, para el eficiente funcionamiento.

Brinde su opinión frente a los aportes de dos de sus compañeros.

Nota:

Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compañeros, a través del espacio actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.

Todos los conocimientos que puedan brindan los compañeros, son de gran ayuda para fortalecer los conocimientos propios y podemos instruirnos para crecer más.