¿Cómo buscar las órdenes de servicio nuevas?

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- Para cada autorización que desee incluir en el listado escoja la opción “Imprimir”.

- Si no desea incluir la autorización en el listado de soporte seleccione la opción “No imp.”.

- Para terminar el proceso de clic en el botón “Guardar” que se encuentra después de la última autorización.

- Al terminar el proceso de guardado aparecerá una pantalla en donde puede imprimir el listado de soporte con el detalle de las autorizaciones que marcó para impresión. Allí:[pic 9]

- De clic en la opción “Select a format” y seleccione la opción “Acrobat (PDF) file”. No escoja la opción Excel.

- Luego de clic en el botón “Export”.[pic 10]

- Aparecerá un mensaje indicando si desea abrir el archivo con el programa Adobe Acrobat o si desea guardar el Archivo sin abrirlo.

- Seleccione “Abrir” si desea abrir el archivo e imprimirlo de una vez. Después podrá guardarlo.

- Seleccione “Guardar” si desea guardar el archivo para imprimirlo más adelante.

[pic 11]

- Seleccione la opción Archivo, Imprimir, para imprimir el listado generado.

- Cada impresión es enumerada con un consecutivo. Este podrá encontrarlo en el campo “Número de lote de impresión” que encontrará en el listado para impresión. Con este número puede consultar las autorizaciones que ya han sido impresas en la pantalla de “Autorizadas”.

- Verifique el campo “Total”, que se encuentra al final del listado. Recuerde que este listado impreso es el soporte para cuando radique sus facturas, así que el valor debe coincidir con el valor facturado.

[pic 12]

¿Dónde reviso las autorizaciones que ya han sido impresas?

Ingrese a la opción “Autorizadas” y allí:

- Ubique el combo “Estado de impresión” y seleccione la opción “Impresas”

- Utilice los campos “Impresas entre el… y el…” para buscar por fecha de impresión.

- Ubique el combo “Estado de la autorización” y seleccione la opción “Sin facturar” si no ha radicado la factura o “Facturadas” si ya radicó la factura. (Aparecerá facturada después de pasados 2 días hábiles).

- También puede filtrar utilizando el “Número de impresión”.

Revisión de las órdenes de servicio modificadas

Ingrese a la opción “Modificadas” y allí:

- Utilice los filtros de fechas de publicación o Empresa para filtrar el resultado

- Si la cantidad fue modificada aparecerá resaltada de color rojo.

- Si las fechas de inicio o fin de la orden han sido modificadas aparecerán resaltadas de color verde.

[pic 13]

Revisión de órdenes de servicio Suspendidas o Rechazadas

Ingrese a la opción “Suspendidas” o “Rechazadas” y allí:

- Seleccione los filtros correspondientes.

- El resultado cargará la fecha en que fue suspendida la actividad.

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Recomendaciones generales

- No preste su contraseña

- En lo posible haga cortes mensuales

- Busque las órdenes “Nuevas” por mes.

- Acepte o rechace lo antes posible.

- Realice sus entregas de informe con anticipación, no espere a última hora. Así los DIS asignarán las autorizaciones con tiempo.

- Imprima el listado de soporte con anticipación y en lo posible haciendo un corte mensual. Utilice el filtro “Fecha de Autorización”

- Guarde una copia del listado de soporte que envió con sus facturas.

- Si una autorización ya fue facturada y radicada, su estado cambiará a “Facturada” en dos días hábiles. Una vez esté en este estado no podrá imprimirse en un listado de soporte de nuevo con el fin de evitar doble facturación.

- Si el Valor Total del Listado de soporte no coincide con el total de las facturas, se rechazará la radicación hasta corregir el error.

- Revise frecuentemente las órdenes de servicio modificadas y modificadas utilizando el filtro de fecha de modificación.