CUADERNILLO DE PRACTICAS PROFESIONALES LOGISTICA

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El flujograma también es conocido como diagrama de flujo y en este sentido, representa de manera gráfica de un proceso que puede responder a diferentes ámbitos: programación informática, procesos dentro de una industria, psicología de la cognición o el conocimiento, economía, entre otros. Por ejemplo, el diagrama de flujo puede ser utilizado para describir paso a paso las operaciones que se realizarán dentro del proceso de fabricación de un producto, o asimismo la perspectiva comercial de una empresa o negocio. Los flujogramas utilizan una variedad de símbolos definidos donde cada uno representa un paso del proceso, y la ejecución de dicho proceso es representado mediante flechas que van conectando entre ellas los pasos que se encuentran entre el punto de inicio (comienzo) y punto de fin del proceso (final). Una característica importante de los diagramas de flujo es que sólo pueden poseer un único punto de inicio o comienzo, y un solo punto final o de fin del proceso.

Antes de comenzar con la creación de un diagrama de flujo, debemos tener en cuenta y precisar cuáles son las ideas principales que deberán incluirse en el flujograma. En el diagrama deben estar explicitados los nombres, autores o responsables de cada paso del proceso, como así también posibles personas intervinientes o con poder decisión o control. Por otra parte, debemos establecer con qué fines se utilizará el diagrama de flujo, a fin de poder determinar qué cantidad y calidad de datos se incluirán en el mismos, es decir, qué detalles pondremos en él y cuáles no. Por último, debemos tener en claro los límites del proceso que pretendemos describir, es decir el punto de inicio y punto final del proceso.

A continuación se presentan 3 de los organigramas que se pusieron en marcha durante la estancia en las prácticas profesionales:

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Al momento de diseñar o construir el flujograma, debemos tener en cuenta como principales componentes, precisamente, el punto de inicio y el punto final del proceso, identificar las actividades o sub procesos dentro de cada paso del proceso general, teniendo en cuenta su orden cronológico. Los flujogramas pueden ser verticales, es decir va desde arriba (punto de inicio) hacia abajo (punto final), o tener formatos horizontales, que van desde la izquierda hacia la derecha.

REALIZACIÓN DE UN ORGANIGRAMA

En una empresa la estructura es la disposición de sus elementos. El primer paso de su organización es la descripción de los puestos de trabajo así como la asignación de responsabilidades. Posteriormente tendrá lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la determinación de niveles de jerarquía a escalones de autoridad. Es lo que se llama estructura horizontal o vertical de la empresa porque los puestos están colocados de arriba a abajo o de izquierda a derecha desde el nivel más alto al más bajo respectivamente.‟

De acuerdo a la anterior, se diseñó y se implementó el organigrama de la Asociación civil APUEST A.C. para definir adecuadamente las funciones de cada empleado y conocer la relación de jerarquía entre ellos. Así mismo, al tener conocimiento de éste, se pueden identificar posibles dispersiones, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia, de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.

ELABORACIÓN DE FORMATO DE SEGUIMIENTO DIARIO DE ACTIVIDADES

El seguimiento y evaluación participativa es un aspecto esencial de todo proyecto u organización. Permite a la comunidad determinar el progreso de las actividades y tomar las medidas necesarias para resolver problemas, haciendo los ajustes necesarios en los objetivos y actividades.

El agente de desarrollo, además de facilitar este proceso, ayuda a la comunidad en la identificación de indicadores, la recolección de información y su registro. El comité coordinador reúne, en un sistema global de seguimiento y evaluación, la información recaudada por cada grupo encargado de una actividad. Se efectúan discusiones con la comunidad y las instituciones locales, para decidir la acción a tomarse en respuesta a los resultados del seguimiento y evaluación.

El agente de desarrollo quizás se vea obligado a desarrollar un sistema separado de seguimiento y evaluación que satisfaga los requerimientos del gobierno o de la organización financiera. Es también responsabilidad suya ayudar en las evaluaciones sobre aquellos proyectos financiados con apoyo externo, en los cuales participan representantes de la comunidad, personal local de las instituciones gubernamentales y evaluadores externos.

En APUEST A.C. el encargado de llevar un seguimiento de los trámites, diarios, así como registro de visitas, elaboración de proyectos, visitas a familias, en general, era el fundador, por lo tanto, dentro de la asociación no se llevaba a cabo una excelente gestión de la información, para resolver esta problemática, se elaboró un formato de seguimiento de actividades, donde se implementa una agenda, llevando a cabo una excelente gestión de la información, para que la empresa no presentará quejas por mala información.

El formato se realizó en la plataforma de Excel. A continuación se presenta el formato elaborado

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IMPLEMENTACIÓN DE INDICADORES

La implementación de indicadores en una empresa es fundamental para medir el comportamiento de determinados procesos y por ende poder mejorar continuamente. El objetivo primordial de los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas, en donde la razón de ser de dicho sistema es entonces: Comunicar, Entender, Orientar y Compensar la ejecución de las estrategias, acciones y resultados de la empresa.‟

Con la implementación del formato „Seguimiento diario de actividades‟ se obtiene información valiosa para el desarrollo y análisis de indicadores de gestión en la asociación.

En APUEST A.C. no se contaban con indicadores similares, y como se mencionó anteriormente, estos indicadores son necesarios tanto para el análisis interno de la empresa como para las evaluaciones periódicas que realiza el cliente principal: la población, en general.

ELABORACIÓN DE FORMATO “COSTOS DEL PROYECTO”

En APUEST A.C. se gestiona la obtención de proyectos