¿CUÁNTO COSTARÁ?

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Los presupuestos por programas y el PPBS están encaminados al reforzamiento del proceso presupuestal y la finalidad básica es asegurar una base más lógica para tomar decisiones, proporcionando:

- Datos acerca de costos y beneficios de enfoques optativos para el logro de los objetivos

- La relación costo-beneficio como medida de valoración para facilitar una unión contínua de programas destinados al logro de objetivos seleccionados.

Elementos principales de los presupuestos por programa

- Determinación de metas y objetivos principales en función de programas.

- Estructuración y análisis de los programas globales sin preocuparse por las dependencias que puedan intervenir en el cumplimiento de los procesos.

- La determinación del tiempo necesario, estructurando programas de muchos años, así como planes financieros, con los propósitos de eliminar programaciones de emergencia.

- El análisis de programas como piedra angular en la formulación de presupuestos por programa.

- La difusión y establecimientos de procedimientos para su actualización.

¿CUÁNTO SE AHORRARÁ?

ANTES DE DESARROLLAR UN PRESUPUESTO

Cuando se esté desarrollando un presupuesto, no se debe improvisar a medida que se realiza. Al igual que en todo ejercicio de administración de una organización, un buen ejercicio presupuestario implica claridad de propósito, planificación detallada y pensamiento considerable.

Éstas son algunas de las preguntas que se deben responder a lo largo de las distintas fases de preparación presupuestaria y el desarrollo real del presupuesto:

- ¿Podríamos haber gastado menos el año pasado y aún haber conseguido los mismos o mejores resultados?

- ¿Hemos despilfarrado dinero en el pasado? Si fuera así, ¿podemos evitarlo en el futuro?

En este apartado se presta especial atención a:

- ¿Qué es un presupuesto, quién debería participar en su elaboración y por qué presupuestamos?

- Los planes operacionales

- Cálculo de costos

- Fuentes de financiación

Se necesitan abordar estos asuntos antes de empezar a desarrollar el presupuesto, pues constituyen una extensión del proceso de planificación en el que se basa toda la elaboración del presupuesto

a) El Pronóstico.

Según Rojas Díaz Alberto, pronóstico es:

- Un método mediante el cual se intenta conocer el comportamiento futuro de alguna variable con algún grado de certeza. Existen disponibles tres grupos de métodos de pronósticos: Los cualitativos, los de proyecciones históricas y los causales. Se diferencian entre sí por la precisión relativa del pronóstico del largo plazo en comparación con el corto plazo, el nivel de herramientas matemáticas requerido y la base de conocimiento como sustrato de sus proyecciones.

- Estimación anticipada del valor de una variable, por ejemplo: la demanda de un producto. Hablar de pronóstico es plantearnos algo que puede darse en el futuro, pero no implica considerar todas las alternativas posibles de futuro con las que se pueda interactuar.

Para ello, debemos referirnos a algo más amplio y diversificado; esto es, poder –en cierta forma- tratar de visualizar como dilucidar a través de una multiplicidad de escenarios de futuro, y desde esta óptica elegir el futuro más deseable y a la vez factible, para tratar de proceder a participar de manera dinámica e interactiva en su diseño y construcción. A esto, es lo que llamamos asumir una actitud prospectiva hacia el futuro conceptualizándolo como devenir, o sea como un horizonte luminoso y atractivo, lleno de inmensas posibilidades.

BENEFICIOS DEL PRONÓSTICO

- Apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias de Mercadeo, Ventas y Producción al proveerlos con información congruente y exacta, la cual se calcula utilizando modelos matemáticos de pronóstico, datos históricos del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos representantes de cada departamento involucrado de la empresa.

- Mayor seguridad en el manejo de la información relacionada con las ventas de la empresa.

- Gran flexibilidad en la elaboración de pronósticos y para la creación y comparación de múltiples escenarios para efectos de análisis de ventas proyectadas.

b) El Presupuesto.

Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costos de finalización del trabajo (ingresos). Consiste en una estimación o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para realizar tu trabajo.

Un presupuesto no es:

- Inamovible: cuando sea necesario, un presupuesto puede cambiarse, siempre que tomes medidas para tratar las consecuencias del cambio. Así, por ejemplo, si has presupuestado diez nuevos ordenadores pero descubres que realmente lo que necesitas es un generador, entonces podrías comprar menos ordenadores y adquirir el generador.

- Un simple registro de los gastos del último año, con un 15% extra añadido para cubrir la inflación: cada año es distinto y las organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario para examinar lo que realmente es necesario para poner en práctica sus planes.

- Sólo un requerimiento administrativo y financiero de los donantes: el presupuesto no debería formar parte de una propuesta financiera y luego desestimada y olvidada a la hora de realizar un informe financiero para los donantes; es una herramienta viviente que se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar constantemente y usar con creatividad.

- Un cuadro optimista e irreal del costo real de las cosas: no subestimes el costo real de las cosas con la esperanza de que te ayudará a recaudar el dinero que necesitas; es mejor devolver a los donantes el dinero que no se ha empleado, que pedir un «poco más» para poder acabar el trabajo.

Éstas