Ficha de Procesos Créditos y Cobranzas

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4) Determinar necesidades y recursos para realizar cada etapa.

5) Asignar objetivos e Indicadores de resultados: costo, volumen, tiempo, calidad, etc.

Las entradas (Inputs) en todo Proceso pueden ser elementos materiales, recursos humanos, capital, documentos, información, etc. De igual manera la pertinente salida (Outputs) del Proceso bajo análisis.

Muy frecuentemente el resultado de un Proceso constituye el elemento de entrada del siguiente Proceso.

Para su emisión será fundamental la involucración y participación directa de las personas que realizan, gestionan y/o controlan estas actividades.

Por último, vale expresar y siempre recordar que…

“las Empresas son tan eficientes como lo son sus Procesos”.

Proceso bajo análisis:

CRÉDITOS Y COBRANZAS

Personal involucrado Sector Créditos zona Sur/Patagonia: Jefe de Créditos y 4 Auxiliares de Créditos. 3 Cobradores externos.

PRINCIPALES SUBPROCESOS INTERVINIENTES:

- Análisis, Evaluación y Aprobación de Créditos.

- Registración e Informes BASIS/SAP Ctas. Ctes.

- Gestión de Cobranzas.

- Interacción con Clientes Ctas. Ctes.

- Interacción con Cobradores externos.

- Gestión Archivo Documentación Ctas. Ctes.

PRINCIPALES REFERENCIAS E INDICADORES DE RESULTADOS:

- Política de Créditos de la Empresa/Manual de Procedimientos Internos

- Ratios Porcentaje Créditos Solicitados/Aprobados.

- Ratios Porcentaje Créditos Garantizados/Créditos Totales.

- Control Cumplimentación Legajos de Créditos, con referencias y antecedentes obtenidos.

- Control Documentación Garantías Obtenidas.

- Control Listados y Queries de Facturación/Libro IVA Vtas.

- Ratios Porcentaje Morosidad Créditos.

- Ratios Días en la Calle Créditos.

- Ratios Aging/Anticuación Vencimientos Créditos.

- Ratios Previsión/Provisión Incobrables/Desc. y Bonificaciones/Cheques rechazados.

- Control correlatividad Recibos entregados/emitidos/anulados/en blanco.

- Control Recibos rendidos c/Información Clientes.

- Control consistencia Cobros c/Boletas Depósitos Bancarios y Cheques.

- Control Acreditación Bancaria de transferencias y boletas recibidas.

- Informes de Auditoría y Circularización a Clientes.

- Listados y Archivos Correlativos/Cronológicos/Por Clientes de documentación Ctas. Ctes.

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Subproceso ANÁLISIS, EVALUACIÓN y APROBACIÓN DE CRÉDITOS:

DESCRIPCIÓN:

Proceso interno en el cual se determina si un Cliente, solicitante de crédito, cumple con las condiciones crediticias y financieras indispensables para poder otorgársele el mismo y en qué condiciones (modalidad, plazo y monto), ello en base a información que le proporciona dicho Cliente a la Empresa y otras verificaciones complementarias.

Tal gestión se inicia tras el requerimiento formal del Jefe de Ventas pertinente.

Principal INPUT:

Solicitud de Crédito (cumplimentada por Cliente): Documento que el solicitante de un crédito debe cumplir y entregar a la Empresa para que ésta determine si puede concedérselo (Legajo de Créditos).

Principal OUTPUT:

Jefe de Ventas/Informe sobre Solicitud de Crédito (Resultado procedencia del crédito): Documento del Sector Créditos donde se registran sus gestiones, el resultado de las verificaciones de la Solicitud con los informes y constancias de respaldo obtenidas y la determinación final sobre su otorgamiento o rechazo.

Principales CONTROLES:

Políticas de la Empresa y Manuales de Procedimientos: Disposiciones y acuerdos internos establecidos para el proceso de Créditos, requisitos para solicitar crédito, parámetros para la evaluación y aprobación del crédito.

Acuerdos Administrativo/Comerciales con Clientes: Contratos o Convenios firmados con determinados Clientes, tales como Cuentas Nacionales o Corporativas, Distribuidores, Mayoristas, Exclusivos, etc., que determinan su modalidad operativa y crediticia.

Informes comerciales, bancarios y financieros: Antecedentes externos crediticios (consulta a los Bancos y Proveedores del Cliente, Informe BCRA/Veraz/Nosis, etc).

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- Subproceso REGISTRACIÓN COBRANZS E INFORMES BASIS/SAP CTAS. CTES.

DESCRIPCIÓN:

Proceso interno en el cual se registra en el Sistema SAP la cobranza de Cta. Cte. con información de débitos, retenciones y forma de pago, cancelando las facturas pertinentes.

Incluye transferencia y actualización de movimientos entre Sistemas BASIS y SAP Ctas. Ctes.

Generación y obtención de Informes diversos de Cuentas a Cobrar, con detalle de vencimientos y eventuales débitos bajo análisis (para gestión interna del Sector, Cobradores y Clientes)

Principal INPUT:

Órdenes de Pago: Documento oficial del Cliente con detalle de facturas canceladas (en forma directa, o a través de su banco pagador), forma de pago y retenciones impositivas pertinentes.

Principales OUTPUTS:

Recibos: Documento oficial emitida por la Empresa