Función de los sistemas y procedimientos en la administración general

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general de la empresa, la construcción de programas departamentales definitivos, haciéndolos más específicos, especialmente en lo que concerniente a la responsabilidad

3. Establecer reuniones de orientación y discusión sobre el significado de los programas.

4. Ver que todas las descripciones escritas del trabajo contengan referencias específicas de las responsabilidades de cada individuo, y del trabajo que debe ejecutar.

Responsabilidades del trabajo

- Poner en práctica las instrucciones de procedimientos; ya se éste verbal o escrito

- Descubrir y sugerir a su superior modificaciones o mejoras.

Responsabilidades del supervisor

- Guiar y dirigir a las personas has las obligaciones que imponen los sistemas y procedimientos

- Coordinar su trabajo con el de otras unidades administrativas

Responsabilidades para administradores de niveles intermedios

- Tener responsabilidad mayor en los sistemas y procedimientos

- Responsabilidad de defender la política de empresa

Responsabilidades de funcionarios más altos

- Reconocer el valor del esfuerzo de la empresa

- Exigir a su personal que preparen, coordinen y sometan a su consideración un programa de sistemas y procedimientos

- Aprobar, modificar y ejecutar el programa general

Clasificación de los sistemas y procedimientos

a) Sistemas y procedimientos de fábrica o taller: Son aquellos identificados con la fábrica, proyecto de construcción, mantenimiento, etc.

b) Sistemas y procedimientos administrativos: Son los que se identifican con la función administrativa, en su sentido más amplio.

Tipo de esfuerzo involucrado en el estudio de sistemas y procedimientos

1. Diseño sistemas y procedimientos para el proceso de nuevos trabajos que serán efectuados posteriormente

2. Reparación inicial por escrito de los procedimientos

3. Elaboración, publicación y actualización de manuales de procedimientos

4. Revisión, análisis y mejoramiento de sistemas y procedimientos

Debe determinarse lo que se está haciendo ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Cuándo? Y ¿Por quién? Cada paso en el procedimiento debe ser estudiado y evaluado. La dirección necesita estar siempre consciente de la función de los sistemas y procedimientos, como elemento indispensable para una buena organización administrativa.

Principios de sistemas y procedimientos

el concepto positivo que se tenga de los sistemas y procedimientos en cualquier empresa estará en proporción a los siguientes principios fundamentales:

1. Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido al mínimo costo.

2. La deliberación de los sistemas y procedimientos en una parte esencial de todos los procesos de administración de empresas y debe ser dinámica.

3. Para obtener sistemas eficientes la responsabilidad de cada unidad en la organización deben constituir un grupo armónico y lógico de requerimientos; para así, cumplir con los objetivos de la empresa

4. Los planes de acción, alcance, objetivos y responsabilidad del programa deben de llevarse a acabo con secuencia

5. Las actividades que llevan secuencia deben ser ubicadas tan cerca como sea posible, tanto física como organizativamente

6. La sistematización de todas las funciones requeridas para cumplir con los objetivos de una empresa debe ser delegada a determinados grupos de la organización

7. Un sistema de control debe ahorrar por lo menos el monto de dinero que cuesta.

8. Las funciones de control deben ser ubicadas en unidades de organización, independientes de las funciones que van a ser controladas.

9. Un sistema debe der ser tan flexible como sea posible

10. La delegación de procedimientos no deben ser afectados por las habilidades particulares, por las personalidades, o por las particularidades de los miembros de la empresa