La importancia de los presupuestos para la administración de empresas.

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Dentro de las limitaciones podemos encontrar que como estos presupuestos se encuentran basados en estimaciones o pronósticos, esto puede llevar a que se cometan errores. Lo que ocasione que la administración intente utilizar diferentes herramientas para tratar de disminuir la incertidumbre ya que lo esencial es que se puede confiar en la información que se está utilizando. Otra limitación es que los presupuestos tienen cierto grado de flexibilidad ya que exige que constantemente estos sean adecuados a los cambios importantes que se den en el entorno. Todos tienen que estar conscientes de que esto tiene su utilidad y que los que más se benefician de su generación es la empresa mismo. Pero si la empresa se confía del buen ejercicio del plan presupuestario puede que eso los lleve a cometer errores debido a que no se lo ha revisado o actualizado debidamente. Otra limitación que se deriva es que la implementación y funcionamiento de estos puede llevar tiempo y genera un costo por lo que no se pueden esperar resultados rápidamente. La temprana determinación de los recursos que se necesitan para su buen desenvolvimiento es muchas veces un proceso difícil y quizá algunas veces se vuelve hasta tedioso.

El presupuesto es como ya se había mencionado antes es una planificación. Esta planificación a su vez tiene variadas estrategias mediantes las que construye una eficaz y muy relevante herramienta. El presupuesto es también usado como un instrumento administrativo para lograr detectar el capital, costos, e ingresos que serán necesarios dentro de la empresa, así como también se implementaría el uso de los recursos disponibles con los que cuenta la empresa pero siempre y cuando esto esté de acuerdo con las exigencias que tienen cada uno de los departamentos en los que se ha dividido la empresa.

Otra importante y significativa razón es que el presupuesto es una herramienta que le sirve de mucho a la organización para que se puedan ir observando los objetivos que pueden tener un seguimiento a través del tiempo, de esta manera se estaría logrando coordinar que actividades va a tener que realizar cada uno de los departamentos y cómo va a llevar a cabo cada una de estas actividades. Por lo tanto se estaría logrando que la empresa no caiga en gastos innecesarios o que utilice de forma inadecuada los recursos disponibles. Además del simple hecho de comparar tanto hechos con cantidades reales con los hechos y las cantidades que la empresa había o tiene presupuestadas, ya se está logrando que administración pueda conocer cuál ha sido el desempeño de la empresa. De esta manera y en esta misma línea de entendimiento ser pueden tomar en cuenta los correctivos necesarios o las mejoras que se implementaran en las ejecución de las actividades de la empresa y por lo tanto apoyar significativamente en la toma de las decisiones.

Al momento de elaborar un presupuesto la empresa debe de tener muy claro que no se puede improvisar de acuerdo lo vaya realizando con el fin de “mejorar” los resultados. Así como todo en la vida para lograr una buena aplicación de los presupuestos dentro de la administración de una empresa, este va a exigir que se tenga claridad en cuál es el objetivo principal de la empresa, así también el que se cuente con una planificación bien puntualizada y específica, y datos o hechos confiables. Por lo general, muchas son las interrogantes que se generan al momento de estar realizando la elaboración de un presupuesto y son preguntas que la empresa va a tener que ir contestando conforme se van llevando a cabo las distintas etapas de elaboración presupuestaría y los resultados reales del presupuesto. Se pueden generar preguntas como ¿es posible que en el anterior año se podría haber incurrido en menores gastos pero aun así lograr iguales resultados o incluso mejores resultados? ¿Cabe la posibilidad que se haya desaprovechado alguna cantidad de capital o de dinero en el pasado? De ser así se genera entonces la interrogante ¿Qué debemos cambiar para que esto no se vuelva a repetir en el futuro?

Todos los resultados que se van consiguiendo en la empresa no pueden ser clasificados como propicios o no propicio si no se había planteado primero un objetivo o una meta a la cual llegar, a lo que nos referimos es a que la planeación de un meta u objetivo al cual la empresa quiere dirigirse o el planteamiento de los objetivos que se pretende conseguir con la realización de las actividades que se fijaran dentro de la planificación estratégica. Con la implementación de una buena planificación estratégica se está dando lugar a que se proporcione directrices, fijes, preferencias, expectativas y los trabajos que se deben de realizar para su consecución. De esta manera la idea principal de contar con una planeación estratégica es para obtener una idea general de cómo se pretende poner en uso los recursos de forma tal que la empresa pueda guiar las estrategias y así también establecer políticas para la consecución de dichos objetivos. Se debe de concretar a través de los presupuestos, para determinar mediante la medición numérica la posibilidad de que las estrategias, políticas y procedimientos sean realmente viables para la empresa. Por esto es importante y casi vital el hacer uso de un sistema de control de presupuestos el cual va a consistir en que un agregado de procedimientos y de recursos, que al optimizar su uso van a dar a paso a que la administración pueda planear, coordinar e inspeccionar, mediante presupuestos, todas los desempeños y actividades de una empresa con la finalidad de conseguir el máximo de las utilidad con apenas el uso mínimo que se pueda realizar de los recursos y esfuerzos.

Los objetivos principales de los presupuestos son:

- Ser un elemento de soporte para el acatamiento de los objetivos, los cuales el presupuesto ha establecido que se deben alcanzar y al mismo tiempo los canales que se utilizarán para alcanzarlos.

- Ser una herramienta para anunciar, vigilar y ajustar el trabajo futuro, presente y pasado. Los presupuestos figuran como blancos de acción y formas de control para valorar el trabajo.

- Ser un instrumento de soporte para la optimización de recursos.

- Ser un forma de apreciación de lo proyectado con lo realmente se ha conseguido, reconociendo a su vez efectuar medidas correctivas frente a los espacios económicos actuales que están llenos de inseguridad.

- Ser un indicador de riesgos y de oportunidades

Es importante también tener en consideración lo que NO es un presupuesto. Por una parte hay que tener en cuenta que un presupuesto no es fijo, por lo general siempre hay que estar dispuestos a hacer los cambios necesarios