Objetivos de la contabilidad de costos..

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Mitigar el riesgo de ser víctima de un fraude requiere de un sistema de actividades y controles que, en su conjunto, reduzcan la probabilidad de ocurrencia de fraude y conductas impropias, pero que, al mismo tiempo, maximicen la posibilidad de detectarlas, antes de que signifiquen un quebranto económico significativo. Un adecuado sistema de administración de riesgos debe partir de una estructura sólida de gobierno corporativo. Todos en la organización desempeñan un papel importante en el proceso de supervisión y monitoreo, tanto el Consejo de Administración como el Comité de Auditoría, la gerencia y los auditores internos. Una vez que existe la estructura deseable, los elementos de un programa integral de administración de riesgo de fraude se dividen en tres partes: Prevención, detección y respuesta.

El fraude en las empresas se da principalmente en la información financiera y en la malversación de activos. Éste, a su vez, implica un incentivo o presión para cometerlo, una oportunidad clara para hacerlo, así como alguna inconformidad o resentimiento en contra de la entidad. Los principales implicados en esta acción es la administración y los empleados los dos con el fin de la obtención de un benefició personal, hay que detallar que presiones pueden tener, las oportunidades en las que se puede presentar y las cantidades implicadas, todo esto para tener un panorama más amplio de esta actividad llamada fraude.

Algunas soluciones o mejoras al control interno son:

Vigilancia, auditoria y supervisión que se encarga de un monitoreo que debe incluir las sanciones, tanto para el que incumple los controles e incurre en conductas impropias como para el que debió haber supervisado, ya que las actividades se delegan, pero no la responsabilidad. Los controles sin monitoreo no funcionan. Es decir, la administración puede hacer los mejores manuales de procedimientos y políticas del mundo, pero sin monitoreo del cumplimiento de los mismos, se convierten en un esfuerzo inútil, por lo anterior, los protocolos deben tener actividades a seguir cuando se presenta un ilícito o un acto de conducta impropia, así como las sanciones que se aplicarán al perpetrador(es) y su línea directa de supervisión.

Sistemas de información y comunicación: Por un lado están los sistemas que van a permitir procesar las transacciones y que producen datos que pueden analizarse para detectar irregularidades de forma temprana, algunos ejemplos comunes son: Monitorear empleados “fantasma”, mediante la comparación de log-ins al sistema de la organización, reloj checador, etc., contra la lista de nómina o comparar la lista de proveedores con la lista de empleados, incluyendo familiares directos de los empleados y otros datos particulares, como: direcciones, teléfonos, entre otros. Por otra parte, está la forma de comunicar las políticas y procedimientos, así como los valores éticos de la organización.

Evaluación de riesgos: Un programa integral de administración de riesgos de fraude debe comenzar con evaluar cuáles son estos riesgos en la organización, y calificarlos por la probabilidad de ocurrencia y la magnitud de impacto. El proceso tiene que ser adecuado y pensado para cada organización, ya que no hay un inventario común o menú de riesgos de fraude, del cual se pueda escoger lo que le aplique. Por lo tanto, se recomienda considerar, tanto los factores externos que crean riesgos de fraude: sustitutos de productos, cambios en la industria y en la economía, cambio en legislaciones, necesidades y expectativas de los clientes, etc.; como los factores internos: incentivos y presiones sobre los empleados, baja moral, nuevos sistemas, nuevos productos, rotación de personal, etcétera.

Como conclusión el fraude puede ocurrir en cualquier organización; sin embargo, se hace más presente en empresas con pocos controles internos, el énfasis de la gestión efectiva y responsable de las empresas debe ponerse en la disuasión de los delitos o conductas impropias. La investigación del fraude, del abuso y del error no debe ser el interés primordial de la alta dirección de las empresas, pues se trata de una posición más bien reactiva que proactiva. Su interés principal debe estar encaminado a fortalecer un gobierno corporativo eficaz, basado en un sistema de control de riesgos, que impida el abuso de confianza y disminuya la probabilidad del error y el engaño.

Los fraudes son inevitables. El actuar del ser humano es complejo, por lo que es responsabilidad de las empresas implementar mecanismos de prevención y detección, los cuales ayuden a minimizar riesgos. Mientras exista una oportunidad, como la ausencia de procedimientos de control interno o bien, que éstos sean inadecuados, se dará la señal de que el fraude puede no ser detectado, y como reza el dicho: “La ocasión hace al ladrón”.