SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE REGISTROS DE VENTAS, PEDIDOS, CLIENTES, EMPLEADOS, ORDEN DE PRODUCCIÓN E INVENTARIO DEL RESTAURANTE KRISS

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- Observación

- Entrevista

- Inspección

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Planteamiento del problema

El contexto obtenido mediante el levantamiento de información permitió entender los distintos procesos manejados en el restaurante, en base a ello determinamos cuáles de estos procesos entrarían en el panorama del sistema de información teniendo en cuenta las problemáticas y sugerencias dadas por el personal entrevistado.

Sabiendo que procesos se dispondrán y sistematizaran dentro del aplicativo los describimos en cuanto al funcionamiento actual que se maneja dentro del negocio, definición de las problemáticas y por último una justificación enfocada al desarrollo del sistema.

Procesos:

Proceso de ventas:

Descripción del funcionamiento actual:

Llegado el cliente esté pregunta por los platillos al vendedor seguido de esto el vendedor le indica al jefe de cocina el cual se desplaza al área donde se almacena la materia prima y verifica su disponibilidad por medio de un conteo, en base a ello le indica al vendedor cuantos platillos se encuentran disponibles seguido de esto el vendedor se dirige al cliente indicándole los platillos disponibles y este escoge los platillos, luego el vendedor se dirige al jefe de cocina indicándole los platillos a preparar, posteriormente el vendedor recibe los platillos los cuales son entregados al cliente, por último el cliente se dirige a la caja donde el vendedor calcula rápidamente el total de la venta en un cuadernillo.

Definición del problema:

- El vendedor debe realizar una serie de pasos tardíos para indicarle al cliente la disponibilidad de los platillos, esto puede generar inconformidad al cliente debido al tiempo de respuesta por parte del vendedor.

- El vendedor no genera un registro de la orden demandada esto produce confusiones en los detalles o cantidad de los platillos, entregando una orden incorrecta.

- El proceso para calcular el total de la venta se realiza a mano y con la información que sabe el vendedor acerca de los precios de cada platillo, esta técnica puede presenta equivocaciones produciendo serios problemas monetarios.

Proceso de encargo de suministros y obtención de materia prima:

Descripción del funcionamiento actual:

Encargo de suministros:

Existen distintos proveedores en contrato con el negocio, estos realizan una visita cada mes sin falta. Cuando un proveedor asiste, el administrador rápidamente hace un conteo de la materia prima existente, en base a ello le indica al proveedor la materia prima que se requiere, seguido de esto el proveedor genera una factura de venta con la información de cada insumo, el precio unitario, la cantidad de cada uno, el total y la fecha de entrega, a continuación, el administrador guarda la factura.

Adquisición de materia prima:

Caso nº1:

Llegada la entrega de un pedido el administrador realiza un pago del total, el cual es retirado de la caja, seguido de esto la materia prima suministrada se traslada a su respectiva área.

Caso nº2:

Cuando el jefe de cocina o el vendedor notifica la ausencia de materia prima, el administrador realiza un cálculo de cuánto dinero retirar de la caja para comprarla, seguido de esto envía al jefe de cocina a conseguirla, por últimos la materia obtenida se traslada a su respectiva área.

Definición del problema:

- El administrador no realiza un seguimiento de las facturas de pedidos activos, desconociendo la fecha de entrega y el total, por consiguiente, se generan conflictos en el momento entrega, ya sea porque no hay suficiente dinero debido a que no previó la entrega o que el administrador no se encuentre en el negocio.

- No se realiza un continuo seguimiento de la materia prima existente desconociendo cuando un insumo necesite ser adquirido, esto puede producir percances a la hora de preparar un platillo ya que no se sabe si se encuentran los insumos requeridos.

Proceso de gestión de empleados:

Descripción del funcionamiento actual:

Los empleados se clasifican en tres tipos de cargo (Vendedor, Administrador, Jefe de cocina, cocinero) esto tienen distintas ocupaciones y salarios.

Definición del problema:

- No se lleva una gestión de la información de cada empleado pudiendo tener confusiones en el momento de contactar o pagar el salario correspondiente.

Proceso de gestión de clientes:

Descripción del funcionamiento actual:

En ocasiones algunos clientes frecuentes pueden fiar una orden, cuando ocurre esto el vendedor hace un registro del cliente con el nombre y el total en un cuadernillo, al final la venta se efectúa cuando el cliente desea realizar una nueva orden.

Definición del problema:

- En el momento de realizar la cobranza, el vendedor debe realizar una búsqueda en el cuadernillo, los cual involucra una significativa cantidad de tiempo, esto perjudica al cliente debido al tiempo de espera.

- En el momento de leer los datos escritos en el cuadernillo puede que existan confusiones debido a que el vendedor actual no fue el que registró la información o los datos sean incorrectos.

Proceso de inventariado:

Definición del problema:

- No se lleva a cabo un procedimiento.

- No se encuentra un registro de los insumos existentes, obligando a realizar un conteo cuando se desee saber esta información. Varía el tiempo en el conteo de los insumos, siendo algunos casos demorados.

Proceso de orden de producción:

Descripción del funcionamiento actual:

El jefe de cocina recibe la orden por parte del vendedor, esta es indicada al cocinero quien inmediatamente