Sistema para el Control y Registro del área de Farmacia del Centro de Diagnóstico Integral “Dr. Luis Enrique Fuentes”

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Fuente: Armando Bruzual (2016)[pic 5][pic 6][pic 7][pic 8][pic 9]

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1.2. Análisis Situacional.

1.2.1. Análisis Situacional (Diagnóstico).

El Centro de Diagnóstico Integral “Dr. Luis Enrique Fuentes”, es un ente Gubernamental encargado de desarrollar estrategias de prevención y promoción de salud, implementando formas de vida sana; ejerciendo así un mayor control en la conservación y restitución de salud. Así como también la realización de disminuir la mortalidad existente en la zona. Esta institución se ubica en la Parroquia Río Caribe – Municipio Arismendi, Estado Sucre, posee una vialidad pavimentada y los empleados realizan sus actividades laborales en un establecimiento tipo Casa, cumpliendo con la mayoría de los servicios establecidos. La misma no posee zona de riesgo ni sitios relevantes que afecten la salud del personal laboral.

Actualmente cuenta con un personal administrativo debidamente capacitado para llevar a cabo cada una de las funciones que le corresponden, contando con un personal clasificado de sesenta y tres (63) empleados, distribuidos entre las distintas áreas de la organización, los cuales pasan a formar factores claves para la misma.

Esta institución utiliza como herramientas de trabajo las tecnologías de información y comunicación (TIC), contando con personal capacitado en el área de computación, incluyendo acceso a internet; y con 13 equipos computarizados distribuidas una (1) en cada departamento; cabe destacar, que trabajan bajo entorno de sistema propietario “Windows”.

El tipo de actividad del cual se encarga la institución es de prevenir las enfermedades de la comunidad y ayudar al mejoramiento de la salud. Además, no trabajan de forma ecológica en ayuda del ambiente. Sin embargo, el personal que elabora en dicha institución, trabaja de forma armoniosa, por el desarrollo positivo de su ambiente cotidiano.

En esta institución se encargan de una atención integral a cualquier tipo de emergencia, todas atendidas en el mismo grado de importancia o relevancia; por ello poseen personal especializados en sus distintas áreas.

En dicho estudio, se aplicó una entrevista la cual permitió detectar claramente que está pasando por una problemática significativa en el área de Farmacia; los procesos de entrada y distribución de insumos son realizados lentamente debido a se ejecutan manualmente. En el caso de la entrada se realiza de la siguiente manera: el jefe de farmacia utiliza una ficha en el que va incluida la procedencia del insumo, la fecha de llegada, la fecha de vencimiento, cantidad del insumo que llego, nombre y descripción del insumo, y los archivan.

En el caso de su distribución o despacho, se llena igualmente una ficha con el de departamento destino, es decir, al departamento del ambulatorio donde se va entregar, y se procede a archivarlo; esto se realiza con el fin de tener el control de los suministros existentes en la institución, pero por ser realizados manualmente, retrasa dichos procesos, como por ejemplo, el pedido de los insumos el encargado debe visualizar todas las fichas (Estas fichas tienes un formato que permite registrar los procesos que se realizan), para conocer cuáles son los insumos que necesitan en la institución, además, toda esta información es guardada en un cardes (Es un archivador donde se guardan o archivan las fichas ordenadas alfabéticamente a lo largo de un año), para luego realizar un reporte global.

De igual manera, causa pérdida de tiempo al encargado, aumentando la dificultad de mantener los registros exactos y puntuales, también así ocasionando que el departamento se encuentre ocupado por archivos y registros. Teniendo en cuenta que se podrían generar una pérdida de información valiosa.

Lo antes expuesto, trae como consecuencia lentitud en los procesos realizados en el departamento de farmacia, como lo es la búsqueda de medicamentos, haciendo ver en ocasiones que desconocen la existencia de los recursos en existencia. Además, de que toda la información relevante almacenada con el paso del tiempo se deteriora y se pierde, también ocasiona poco espacio dentro del almacén evitando la comodidad y el desenvolvimiento de los encargados del lugar.

A raíz de esto, se ha planteado resolver la problemática con la implantación de un sistema de control y registro dirigido al departamento de Farmacia del Centro de Diagnóstico Integral “Dr. Luis Enrique Fuentes”.; que les permita ingresar de manera automatizada los procesos de solicitud, recepción y entrega de los suministros de este; además, se guardarían los registros en el Sistema en desarrollo, agrandando el espacio para el almacenamiento de suministros, que les permitirá solicitar mayor cantidad de medicamentos; también, se realizarían los procesos ya mencionados, de una forma más rápida, ya que todo será automatizado; a su vez, la institución se mantendría a la vanguardia en cuanto a avances tecnológicos se refiere.