Acta de entrega dpto. De Compras – Mis Carnes Parrilla

Siberia, 29  de junio de 2018

Acta de entrega dpto. De Compras – Mis Carnes Parrilla

Por medio de la presente acta, relaciono cada una de las actividades que se viene realizando en el Dpto. de Compras, como los pendientes a ejecutar y que forma parte del proceso de compras.

Actividades y soportes diarios al momento de efectuar las compras.

Entrega de Archivos: Archivo en Excel en donde se especifica  fecha, proveedor y la compra del artículo que se adquiere. Recibe el nombre de (Datos proveedores). Cada proveedor posee una hoja en Excel donde se relacionan las compras que se realizan durante un periodo de tiempo, a su vez se relacionan las compras que se hacen durante un periodo de tiempo; este archivo posee un consecutivo de compra el cual va con la orden de compra que se efectúa para cada uno de los proveedores.

• Nota: En el e-mail de compras@miscarnesparrilla.com, también aparecen los datos de contacto de cada uno de los proveedores por compañía.
• Adicionalmente hay una carpeta en la Capeta de Compras que hay en el escritorio, llamada INFORMACIÓN PROVEEDORES donde está la información de contacto de cada proveedor y los tiempos de producción y entrega por cada producto.

1. Carpeta Orden de Compras: ser relacionan cada uno de los proveedores con los cuales se efectúan negociaciones en la empresa, cada uno de ellos tiene una carpeta asignada y al interior de ella se encuentra pre determinado por mes (la orden de compra generada con el respectivo formato, que se utiliza y está establecida con los proveedores para efectuar orden de compra y el despacho correspondiente de los productos hacia la planta).
2. Carpeta Pago de Proveedores: Se encuentra relacionado por mes, los pagos efectuados a los proveedores de acuerdo a los cortes internos establecidos por la empresa, en donde se especifica (consolidado general del informe, CXC facturación, Compra de insumos ajiacos, CXP Grupo mis, Informe plato infantil-alcancías, CXP proveedores, Inventario Bogotá,  Inventario Medellín, Inventario Mosquera)
3. Excel Caja Menor: Se relacionan los dineros de los pagos realizados en efectivo, también se entrega una carpeta en físico con estos soportes para su verificación.
4. Carpeta Informes: Se relaciona los informes de la siguiente manera:  

• Carpeta PYG 2017: Se relaciona por subcarpeta, dentro de esta se encuentran  los informes correspondientes al mes con fecha de corte.

• Carpeta Informe trimestral: Se relaciona por subcarpeta, dentro de esta se encuentran correspondientes los informes que se les provee a los socios en cada trimestre.

• Excel Cartera Ajiacos: Se relaciona el detalle del inicio de los cortes y pagos del proceso del ajiaco, llevando total de venta, compra de insumos y porcentajes a distribuir.

• German Muete: Se relaciona en Excel la forma de pago que debe hacer la planta con los socios.(el pago del señor Lucas lo debe provisionar tesorería y llevar la información el dpto. de compras)

Nota 1: Los días lunes y miércoles se tiene autorización para efectuar transferencias soportándolas con facturas u orden de compra para su debida aprobación, indicando el monto a transferir y el proveedor.

Nota 2: La compra de aceite Frytol para la ciudad de Medellín, se realiza con la comercial de levapan Bogotá y estos realizan la entrega correspondiente en la planta de Medellín. (Indicando en el e-mail la dirección de la planta al que va destinado el producto)

Nota 3: La compra de Huevos Kikes para la ciudad de Medellín, se realiza con el comercial de huevos Kikes Bogotá y estos realizan entrega correspondiente en la planta de Medellín (indicando en el e-mail la dirección de la planta al que va destinado el producto)