VALIDACION DEL REPORTE FINAL DE SERVICIO SOCIAL

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En esta organización del archivo contable como ya se nota, incluye en si las facturas, notas de compra, tickets, que todo esto sirve para tener organizado tanto los ingresos como egresos y poder trabajar así de manera correcta con cuentas claras y evitar confusiones o malos entendidos que causen un desorden y afecten la información financiera y por consiguiente la reputación de esta institución, que como ya se menciona es no lucrativa.

- REVISIÓN DE FACTURAS:

Ya entrando en este aspecto, se confirmó que todas las facturas expedidas a nombre de la institución y las emitidas por esta cumplan con los requisitos fiscales vigentes, como son el desglose de IVA correspondiente, al revisar facturas fue necesario constatar que el nombre de la institución este escrito de manera correcta, y más que nada que el RFC proporcionado sea correcto, y como ya se sabe que se cuente con el sello digital de esta institución y del SAT.

Para ello, se confirmó la obligación de la administradora de proporcionar en tiempo y forma el RFC de la institución a los socorristas que algunas

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veces van a capacitaciones y los gastos que se tengan en cuanto a hospedaje y alimentación , éstos se puedan comprobar respectivamente y así dar paso a lo que es la organización del archivo contable.

- ARCHIVAR FACTURAS:

Ya teniendo las facturas de ingresos pero de egresos en su mayoría así como de notas de compra mínimas o por las que los gastos fueron pequeñas, todas ellas se organizaron por fechas, es decir del más antiguo al más reciente, atendiendo a las fechas en que se emitió y no en la que se imprimió atendiendo por obligación a las disposiciones fiscales vigentes. Para esto como todos estos comprobantes (de ingresos y egresos) eran muchos, se dividió el trabajo, se manejaron los meses como punto de referencia, dado que la brigada está compuesta por 3 personas, uno ordenaba los de un mes y el segundo de otro mes, y el tercero los iba pegando como ya se dijo del más antiguo al más reciente. Como el servicio se empezó en marzo, el primer mes que se empezó a archivar fue el de enero, febrero porque toda los comprobantes estaban en completo desorden, mezclados entre un mes y otro, y hasta había comprobantes o es decir facturas del año pasado (2014) lo cual fue un trabajo muy tedioso, sin embargo el objetivo se logró, y de manera uniforme se ordenaron la de los meses siguientes que fueron marzo, abril, mayo, junio, julio y agosto.

Al tener ya ordenados las facturas o es decir en general los comprobantes se pegaron en un papel gris utilizado en contabilidad generalmente, por ejemplo había comprobantes de una misma fecha, pues para ello se pegaron en una sola, por ejemplo para la fecha 2 de marzo se tuvieron 5 gastos, para ello cada uno de los comprobantes de pegaron en una sola hoja, esto es para no tener o para que no se incurriera nuevamente en una desorganización fatal. Cada una de las hojas de cada fecha se perforó y se archivaron por mes en una carpeta de expedientes.

- REALIZAR OFICIOS:

También se realizaron oficios hacia diferentes instituciones como son a la estación de bomberos, a Comisión de Agua, al H. ayuntamiento de esta ciudad de Cerro Azul, todos estos oficios en su mayoría se hicieron en el tiempo que se llevó a cabo la colecta 2015. Como las actividades llevadas a cabo son administrativas no se nos deslindaba que aparte del archivo contable también elaboráramos dichos oficios, puesto que ese era nuestro objetivo personal también, ser de utilidad para la administradora y ayudarla y así trabajar en un buen clima organizacional.

Es preciso decir que los membretes de la empresa ya estaban asignados en los documentos, era cuestión de poner el asunto y con las palabras menos descabelladas explicarla así como tener pleno conocimiento de los datos del destinatario, como son nombre, cargo, domicilio, y estos datos nos fueron proporcionados por la administradora de esta institución.

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RESULTADOS

Los resultados obtenidos del programa “Control del archivo contable” fueron los siguientes:

- Mayor control de los ingresos y egresos de la Institución.

- Agilización en la presentación de información contable

- Dinamización del proceso contable

- Se evitó la fuga o pérdida de información contable en referencia las actividades del giro de la Institución.

En la prestación del Servicio social, los resultados obtenidos fueron satisfactorios ya que se cumplió con los objetivos que en un principio se habían planteado para el programa llevado a cabo poniendo en práctica los conocimientos adquiridos durante la carrera para lograr establecer el buen funcionamiento del proceso contable en la Institución donde fuimos aceptados para prestar el servicio.

También es importante mencionar que se estableció durante el transcurso de este servicio social el control debido de la operaciones monetarias para mantener en orden la información financiera, con estos se evitó que se haga mal uso del recurso monetario por parte de las personas que conforman la Institución.

Aunado a esto también se determinó el buen uso de los medicamentos que está en manos de la misma Institución realizando un inventario físico de estos, determinados por la fecha de caducidad en que se encontraban.

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CONCLUSIONES

Al concluir exitosamente el programa que tiene por nombre “Control del archivo Contable” y con base a lo vivido en este periodo de 6 meses como prestante de servicio social puedo es preciso decir que, es de suma importancia llevar a cabo el registro contable de las operaciones financieras de cada entidad económica por más pequeña que sea para que con esto se brinde el soporte para la información financiera durante cada ejercicio fiscal.

También es importante recalcar que cuando no hay un control de registro contable debe aplicarse un método fácil y entendible como pueden ser los manuales de procedimientos, manual de funciones de cada departamento, así como flujogramas de registro contable, de compras, ventas de servicios así como de procesos de selección de personal.

Dentro de la Institución se observó que había la necesidad de elaborar un catálogo de cuentas