Ensayo: “Propuesta de mejora al Proceso de Abastecimiento y logística, de la Universidad Francisco Gavidia”

...

La propuesta consiste, en habilitar para cada centro de costo, dos opciones adicionales dentro del menú del Sistema CAI, las cuales serían orientadas hacia la parte de proyección de consumo, como también al historial de consumo, las cuales se detallan a continuación:

- Proyección de consumo

Como se menciona anteriormente, los diferentes centros de costo, envían las proyecciones, de forman manual a la Dirección Administrativa; al crear esta opción, se brindaría el acceso a cada Centro de Costo a que ingresen las proyecciones de consumo, dentro del SCAI. Con esto se lograría una mayor agilidad en obtener la información, factibilidad comparativa, un mayor dinamismo y se puede tener un mayor control, tanto para la Dirección Administrativa como para los diferentes usuarios. En el anexo 1 realizamos un esbozo de lo que el sistema mostraría a los usuarios, para el ingreso de las proyecciones.

El formulario a crear consiste en mostrar a todos usuarios, los diferentes artículos de uso administrativo, insumos de cafetería y académico, el costo unitario por artículo; y debido al uso de la información, se requiere que la proyección se desglose por semanas, por lo tanto, el Sistema generaría un total mensual, un total semestral y un total global que sumaría el total de ambos semestres. (Ver Anexo 1).

La utilidad específica para la Dirección Administrativa, radica en que se podrá acceder a un consolidado de todos los centros de Costos, de forma sistematizada, proporcionando información veraz, útil e integrada al Sistema CAI. Este consolidado podría mostrarse por semanas, por mes, de forma semestral y anual. (Ver Anexo 2).

- Historial de entregas

En esta opción se mostraría a los usuarios, el historial de compras y entregas de inventario que se le haya realizado a un período determinado.

El sistema mostraría a los usuarios, al momento de generar el Historial de entregas, el detalle del número de solicitud, la unidad solicitante, el producto al que se refiere, la cantidad que se solicitó el presupuesto aprobado para el año, la cantidad de producto que se ha recibido, el costo unitario de cada producto, y otros aspectos como las fechas de entrega y recibido, como también un justificativo de la solicitud. (Ver Anexo 3).

Con la propuesta planteada, se espera cumplir dos objetivos principales:

- facilidad de realizar un comparativo entre lo presupuestado y lo ejecutado.

En la actualidad las unidades no cuentan con la información de lo que se va ejecutando mes a mes y de forma global al final del año, es por ello que en diferentes momentos del año los centros de costos solicitan a la Sección de Compras que se les elabore un reporte que contenga la información relacionada al monto presupuestado y lo que se ha ejecutado en diferentes períodos del año, esto implica que la Sección desatienda otras actividades necesarias, para elaborar de forma casi manual el reporte solicitado.

- Factibilidad para preparar el presupuesto del siguiente año.

La información proporcionada al implementar la mejora, no solamente servirá para tener un mejor control de la ejecución presupuestaria del año en curso, sino que además proveerá los insumos necesarios para elaborar el presupuesto del siguiente año, ya que se tendrán parámetros para medir y poder realizar una proyección más acertada, acerca de los requerimientos de consumo para el siguiente año.

Estas opciones, permitirán generar reportes relacionados con el inventario presupuestado y se alimentarían del mismo Sistema, actualizándose permanentemente para que los usuarios puedan acceder a la información en el momento oportuno y en tiempo real.

Cabe destacar que el acceso a la información del costo unitario de los productos requeridos, serviría a las unidades para realizar una mejor aproximación de lo que se debe presupuestar al final del año, para ser adquirido en el siguiente año.

Por tanto, concluimos que la aplicación de esta propuesta beneficiaría al Proceso de Abastecimiento y logística, resultaría de mucho provecho para el resto de unidades y por ende para toda la institución, ya que se estaría proveyendo de una herramienta nueva que serviría para agilizar el proceso de compras institucionales.

Además de maximizar el tiempo de respuestas de dicho proceso, logrando cumplir el objetivo de proveer la información oportuna que requieren los centros de costo para la toma de decisiones, realizar las proyecciones futuras y sobre todo maximizar los recursos tanto materiales como tecnológicos.

---------------------------------------------------------------

Bibliografía

Castillo, A. (1999). Cámara de Comercio de Bogotá. Obtenido de www.recursos.ccb.org.co: http://recursos.ccb.org.co/bogotaemprende/portalninos/contenido/doc2estadodelarteenlaensenanzadelemprendimiento.pdf

Lovera, M. I., Marín, F., & Smith Cayama, H. (2008). Innovación tecnológica en la organización empresarial: un análisis desde la teoría biológica. Obtenido de www.redalyc.org: http://www.redalyc.org/pdf/904/90480104.pdf

Sistema Nacional de Aprendizaje. (s.f.). https://docs.google.com/document/d/1anJ8dMgRlNEHNA7E_Dz6cjVXKwHYwkVAEcVg39R4Jcs/edit?pli=1. Obtenido de www.docs.google.com

Universidad Francisco Gavidia. (2016). Procedimiento de compras y Evaluación de Proveedores (PDA-01). San Salvador.

Universidad Francisco Gavidia. (s.f.). http://www.ufg.edu.sv/est.org.html#.V9q2Q63GBH0. Obtenido de www.ufg.edu.sv

Universidad Francisco Gavidia. (s.f.). www.ufg.edu.sv/politicas.de.calidad.html#.V9pq8q3GBH0. Obtenido de www.ufg.edu.sv

Anexo 1: Proyección de Consumo

A: Correspondiente al primer semestre de cada año

[pic 2]

B: Correspondiente al segundo semestre de cada año

[pic 3]

Anexo 2: consolidado del consumo proyectado.

[pic 4]

---------------------------------------------------------------

Anexo 3: Historial de Entregas