CAPITULO II. DESGLOSE POR AREAS O DEPARTAMENTOS

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Comité de Revisión de trabajos: Dependiendo de la magnitud del evento, este comité estará formado al menos por seis personas encargadas de la recepción, revisión y envío de trabajos para modificaciones en plazos y fechas establecidos en la convocatoria.

Finanzas: Garantizar la entrega de servicios de calidad y excelencia coordinando adecuadamente las áreas de, Finanzas, Contabilidad, Administración General y Desarrollo y Gestión de Personas, Pago de viáticos, fletes, correo, servicio de mensajería, etc. Pagos a proveedores. Prever pago de alojamiento, pasajes y traslados internos para participantes, oradores, invitados o asistentes de afuera, según lo estipulado. Ponente: Persona o grupo de personas encargadas de exponer los temas del Congreso.

Dpto. de Mercadotecnia

Encargado de Programación de reuniones con candidatos a patrocinar el evento y posibles proveedores, siempre viendo las potencialidades del evento en cuestión. Respecto a proveedores cabe negociar servicios por publicidad, si no conspira con otros anunciantes y patrocinadores de interés. Destinar personal a cargo de la relación con patrocinadores y asociados al evento durante todo el proceso de gestión del proyecto y presentación del post evento, siempre bajo estricta supervisión, encargado de supervisar la logística y la difusión del evento y conllevar estrechamente las actividades e relaciones públicas. Al igual asigna, supervisa y autoriza los diseños y la temática a realizar y gestionar por parte del sub departamento de publicidad y diseño.

Diseño y publicidad: encargados de producción gráfica o audiovisual, de las estrategias creativas para promocionar el evento (relaciones publicas), Diseño, edición y la impresión de anuncios, calendarios, invitaciones, programas, folletería en general, señalizaciones, carteles, banners, etc. Armado de material de presentación y difusión del evento a través de la página y sitio web para promocionar, vender y difundir el mismo, y para usar como nexo de comunicación con participantes, invitados, anunciantes, y público en general. Actualización permanente de la base de datos, para dar seguimiento a invitados, participantes e inscripciones. Comunicación vía email con participantes, contacto con patrocinadores, respuestas a consultas y confirmaciones. Estas tareas se van intensificando más, hacia la fecha del evento. Manejo de agenda de prensa, conferencia de prensa, entrevistas, notas y aspectos relacionados durante el evento y después del mismo también.

Logistica: Planificación y producción de todas las acciones y gestiones que se implementarán a lo largo del proyecto, y a la preparación del equipo material y humano necesarios, para el logro de un correcto desarrollo y concreción del evento. Montaje y disposición del equipamiento y materiales que se utilizarán, y del grupo humano que estará trabajando durante el evento. Implementación de tecnología para la comunicación de asistentes e invitados, y especialmente en el manejo de las acreditaciones. Ejecución del evento en sí, con participantes y público presentes, compartiendo las distintas actividades planificadas, buscando respetar los tiempos estipulados en cada rutina; inicio, coffee breaks, cierre, etc., y viendo de cubrir y solucionar las distintas dificultades que puedan presentarse. Desmontaje del equipo, para retiro de materiales y elementos ya utilizados, luego de realizado el evento. Revisión final para entrega del equipamiento y de las instalaciones, en las mismas condiciones en las que fueron recibidas. Evaluación de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, y lo eficiente del evento, midiendo también su rentabilidad. El balance contable reflejará el resultado económico, y se cotejará con los resultados esperados. Post evento recopilando la información de toda la operación realizada antes, durante, y después del evento, para su evaluación. Se incluyen documentos gráficos e impresos, fotografía, prensa, etc. También la evaluación de los participantes es relevante, por lo que se puede incluir encuestas. Este documento servirá como base a futuros eventos a desarrollar, y se presentará a los patrocinadores para respaldar de manera documental los resultados obtenidos.

Registros: Definir y programar el sistema de inscripciones a utilizar para el registro de participantes.

Relaciones Publicas Definir y redactar discursos, y determinar shows o espectáculos para el evento, Determinar material a entregar con las acreditaciones, bolsos, lapiceros, hojas, credenciales, diplomas, etc. Determinar y definir, premios, souvenirs y regalos. Definir diseño e impresión de logo del evento y/o de patrocinadores en materiales a entregar a participantes o invitados.

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Cronograma de actividades

La elaboración de un cronograma de actividades que permita visualizar con claridad las fechas a considerar antes, durante y después del congreso. Éste y otros documentos importantes pueden ubicarse en alguno de los servicios para compartir y editar documentos en línea de modo que puedan ser editados por los organizadores principales. Para empezar a organizar adecuadamente un congreso debemos tener bien establecidas las fechas.

. El cronograma que a continuación se presenta tiene una duración de 4 meses antes del dia de la presentación del proyecto (25 de agosto 2017), a partir del día 25 de agosto comienza la recepción de los ponentes, la celebración del congreso y entrega de diplomas y posteriormente la evaluación del mismo.

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CAPITULO II. DESGLOSE POR AREAS O DEPARTAMENTOS

2.1 Coordinador general del evento y secretario de evento

El coordinador se comunicó con el encargado del hotel Crowne Plaza Tuxpan para programar la reservación del salón de eventos.

- Rol Vital: conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y número de participantes, tener una campaña publicitaria exitosa, tener actividades creativas.

- Rol Funcional: requiere de involucrarse en los detalles de la administración y operación, antes, durante y después del evento.

- Para la solicitud Disponibilidad realizamos las siguientes acciones:

- Elaboración Carta presentación

- Elaboración ficha descriptiva del evento

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