COMO HACER CARTAS COMERCIALES

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Esta se puede clasificar como semiformal; ya que incluye el saludo, la despedida y la firma del remitente, pero no tiene dirección. No lleva dirección, ya que no es una comunicación directa a una persona sino a varias. Sólo el sobre tendrá el nombre y la dirección del destinatario. De la carta circular se reproducen las copias que se interesan.

Aunque la carta circular se considera como semiformal, el mensaje en si es válido legalmente. La clasificación que se asigna no esta reñida con la validez del mensaje.

En la carta circular se deben seguir las instrucciones que se utilizan para la carta en cuanto a estilo, puntuación y márgenes. Las circulares se pueden hacer en el estilo Bloque Extremo, Bloque Modificado, Bloque Modificado con Párrafos Sangrados. Se utiliza puntuación abierta o puntuación mixta o estándar.

Partes principales de la carta circular

- Membrete - se utiliza papel con el membrete de la firma. De no tener papel con membrete, se copia la información correspondiente al membrete en papel tamaño cata o legal. Después del membrete se dejan tres a cuatro renglones para identificar la oficina o departamento.

- Oficina de - se identifica la oficina o departamento, si no aparece escrito en el membrete. Puede anotarse en el margen izquierdo o derecho. Se destaca esta línea usando mayúsculas solidas o comenzando con letra inicial mayúscula las palabras más importantes. Se puede subrayar el nombre del departamento u oficina, pero si se escribe con mayúsculas sólidas, no se subraya. Después del nombre de la oficina o departamento se dejan de dos a tres renglones para escribir la fecha.

- Fecha - se escribe la fecha del día en que se hace al circular. Puede escribirse en el margen izquierdo, comenzando en el centro del papel o terminando con el margen derecho, dependiendo del estilo que se utilice. Se dan tres a cuatro espacios verticales para escribir la línea que identifica la comunicación como circular.

- Carta Circular - se escriben las palabras Circular o Carta Circular en el margen izquierdo. Si se desea, puede numerarse la circular. La primera cifra indica el año; la segunda corresponde al número de la circular o viceversa. Se puede escribir la línea en mayúsculas solidas o comenzar cada palabra con letra inicial mayúscula.

- Línea de A - se escribe la palabra A seguida de la informaron de a quién va dirigida la circular. Puede ponerse dos puntos después de la A, aunque no es necesario. Se escribe esta línea en mayúsculas solidas, aunque puede escribirse la información en mayúsculas y minúsculas. Igualmente, se pueden poner dos puntos al final de la línea o no ponerlos. En caso de que la línea de A tome dos o más líneas, la segunda y consecutivas líneas se colocan debajo de la primera palabra después de A. Luego de escribir la línea de A, se dejan dos renglones para escribir el saludo.

- Saludo - se escribe el saludo en plural. Solo la primera palabra comienza con mayúscula; las demás se escriben en minúsculas. Se colocan dos puntos después del saludo si se usa puntuación mixta estándar. Se dejan dos reglones para escribir el texto.

- Texto - se escribe el texto a espacio sencillo. Por regla general, el texto de la circular es bastante largo. En ocasiones toma más de una página. De ser así, para escribir el encabezamiento de la segunda página se siguen las directrices para la segunda página de la carta de dos pliegos. Se dejan dos renglones después de la última línea del texto para escribir la despedida.

- Despedida - se escribe la despedida en el margen izquierdo, comenzando en el centro o terminando con el margen derecho, dependiendo del estilo que se use. Se escribe coma después de la despedida si se utiliza puntuación mixta o estándar. Se dejan cuatro renglones para escribir la firma.

- Firma - se escribe el nombre de la persona que firma la circular en el margen izquierdo, comenzando en el centro o terminando con el margen derecho, dependiendo del estilo que se ha usado.

- Título - se escribe el titulo del puesto que ocupa la persona que firma debajo de su nombre, a espacio sencillo. También puede escribirse en la misma línea de la firma, separada por una coma. Se dejan dos renglones para escribir las iniciales de referencia.

- Iniciales - se escriben las iniciales de referencia en el margen izquierdo. Se pueden escribir sólo las iniciales de la persona que mecanografía la carta circular. Es correcto escribir las iniciales del ejecutivo en mayúsculas solidas, seguidas de las del mecanógrafo en minúsculas. Se pueden separar por dos puntos, diagonal o guión.

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Esquema de las partes principales de la carta circular

MEMBRETE

____________________

____________________

(3 ó 4 líneas)

OFICINA DE _______________

(2 a 3 líneas)

Fecha

(3 a 4 líneas)

CARTA CIRCULAR ____ - _____

(2 líneas)

A ________________________

Saludo

(2 líneas)

Texto

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

(2 líneas)

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

(2 líneas)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

(2 líneas)

Despedida

(4 líneas)

Firma

Título