LAS GRANDES SISTEMAS DE INFROMACIÓN SEGÚN SU FUNCIONALIDAD

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Fuentes del SIRH

Un sistema de Información de Recursos Humanos utiliza, como fuentes de datos internas, elementos suministrados por:

- Bancos de Datos de Recursos Humanos

- Reclutamiento y selección de personal

- Entrenamiento y desarrollo de personal

- Evaluación del desempeño

- Administrador de salarios

- Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc.

- Estadísticas de personal

- Higiene y seguridad

- Diferentes áreas de la Administración de Recursos Humanos de la empresa

Las principales fuentes de datos externas de las que se nutre un Sistema de Información de RRHH son:

- Estudios y estadística sobre el mercado de trabajo local, nacional e internacional.

- Estudios y estadística sobre el entorno empresarial.

Características del SIRH

1. Debe cubrir todas las necesidades de información del administrador de RRHH de la empresa

Un buen sistema de información de RRHH debe integrar en su operativa de almacenamiento, procesamiento y generación de salidas todas las áreas que hacen a la Administración de Recursos Humanos de una empresa. No solo debe contemplar sus contenidos temáticos sino también sus aspectos presupuestales.

2. Debe ser totalmente integrado

Esto significa que sus distintos módulos temáticos deben estar interconectados entre sí, de modo que la variación en uno de ellos provoca modificaciones automáticas en los restantes. Supongamos por ejemplo, que la empresa incorpora un nuevo empleado. Este ingreso ya genera la incorporación automática de este nuevo empleado a la planilla de personal de la empresa y a la de trámites administrativos del personal, implica variantes en la descripción de cargos (cada empleado tiene sus características personales, su formación académica y profesional, competencias, destrezas y habilidades desarrolladas distintas a la de otros empleados de la empresa, etc.) supone sumar un nuevo caso al listado de quienes son sujeto de evaluación de desempeño y procesar los resultados de la inducción del empleado a tal instancia de evaluación, así como incorporar las necesidades de capacitación y desarrollo profesional que el nuevo empleado trae consigo.

3. Debe ser flexible

Debe permitir consultas de distinto tipo, y que procesar la información rica y variada en distintos módulos del sistema no implique una tarea inaccesible para la gerencia o personal administrativo de la empresa.

4. Debe ser modular

Si bien es importante que exista la posibilidad de interrelacionar las distintas áreas operativas del sistema, también es valioso que exista independencia de cada uno de los módulos que constituyen el sistema. El software de manejo de personal que la empresa adquiera debe dar la posibilidad de incorporar los módulos de modo independiente.

5. Debe ser seguro

El sistema debe ser seguro en términos de usuarios, de integralidad de los datos y de acceso a la base de datos. Por ejemplo, debe permitir definir a qué módulos del sistema y a realizar qué clase de operaciones tienen derecho los distintos usuarios. Debe contener los procedimientos internos de control y auditoría del sistema. Este aspecto de la seguridad del sistema es clave, fundamentalmente porque hoy en día tales sistemas de información son procesados por un mayor número de usuarios desde terminales informáticas diferentes, y al mismo tiempo.

Beneficios de los SIRH

Recordemos que en otras épocas los ingresos eran considerados el principal sustento de la organización. Este concepto ha cambiado, hoy día se considera que el principal activo de una organización (y el más valioso) son los colaboradores.

Las organizaciones están tomando medidas para la retención de este tan preciado recurso, el cual es tan difícil de conseguir y de retener.

Algunos de los beneficios que pueden brindar los SIRH son:

- Incluir lo que se conoce como "Reglas del negocio", es decir, las políticas y reglamentos que posee la empresa en cuanto a la administración del personal.

- Apoyar la toma de decisiones estratégicas respecto al recurso humano de la empresa, mediante la recolección de información estadística, indicadores de gestión y alertas de operación.

- Generación de informes y consultas estadísticas para la toma de decisiones, entre otros.

Desventajas de SIRH

Esta herramienta puede presentar desventajas, y por tanto no alcanzar el objetivo de su uso y creación, las desventajas se presentan habitualmente cuando se dan errores en el proceso de funcionamiento del SIRH

- Escasa comunicación entre Recursos Humanos y Sistema de Información.

- Metas y objetivos pocos claros.

- Resolución de problemas equivocados.

- Escaso involucramiento del usuario.

- Falta de expertos en informática.

- Expectativas poco realistas.

- Falta de flexibilidad y adaptabilidad.

Aplicaciones de los SIRH

Un SIRH informático contiene hardware informático y aplicaciones (programas) de software que contribuyen a ayudar a los directivos a tomar decisiones sobre RRHH.

El hardware puede ser un ordenador central o un PC relativamente barato. El software puede ser un programa personalizado o un programa estándar (este último es el que probablemente se utilizará en un PC)

Algunas aplicaciones de software de SIRH que actualmente están disponías en el mercado. Estos programas incluyen:

- Información sobre empleados. Este programa crea una base de datos que ofrece información sobre los empleados