Cualidades archivistas

Cualidades del archivista: Considero que en empresas donde se requiera una persona para administrar y gestionar el archivo documental esa persona debe tener un perfil que realmente garantice la óptima administración, el orden y la confidencialidad de estos archivos, además debe ser una persona responsable, ágil, cordialidad y con alta capacidad de concentración y minucia para hacer la labor.

Sin embargo, existen mucha mini y micro empresas y oficinas que no están en capacidad de pagar una persona solo para el archivo; en este caso considero que el jefe debe revisar muy bien a quien le entregara esa función o hacerla el mismo en colaboración de su o sus empleados para garantizar que los documentos se archiven correctamente.

Por tanto, esta es una invitación a las personas que trabajan de manera independientes e incluso a todas las personas que generamos documentación de propiedades, tramites y demás. A que nos capacitemos para saber custodiar nuestros documentos.

En el día a día de nuestra labor en la parte jurídica evidenciamos la falencia en las personas para conservar documentos importantes como facturas de servicios, prediales, transacciones bancarias, documentos comerciales, cheques, letras, contratos, recibos de pago etc. Las siguientes cualidades hacen del archivistas un buen gestor en el area cumpliendo eficazmente la importante labor encargada. Ademas de las siguientes cualidades nombradas, añadiria adicionalmente la adaptabilidad ya que cada empresa u organizacion tiene sus caracteristicas, mision y vision particular y la capacidad de trabajar bajo presion ya que en algunas entidades el movimiento en el area de archivo puede ser bastante alto.

1.Orden: Es el metodo que se utiliza para organizar los elementos y documentos, permitiendo ejercer un control y ubicacion de los mismos.

2.Responsabilidad: Es una tarea de dedicacion y actualizacion

3.Cordialidad: El funcionario responsabale del archivo debe generar buena disposicion en el momento de dar informacion en la busquedad y suministro de los documentos.

4.Prontitud: Cuando se soliten los archivos se deben encontrar inmediatamante (Disponibilidad inmediata del archivo)

5.Sigilo Profesional: Las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales o archivisticas, deben ser reservadas en el manejo de la informacion por el grado de confidencialidad que esta requiere.

6.Concentracion: La ejecucion de las actividades de archivo debe realizar minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad.que tras una demanda pierden el caso por no tener como sustentar un pago, un cobro etc.