EL IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

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Melinda y el director de operaciones identifican las necesidades de hardware y software y están autorizados para aprobar las compras pertinentes.

Aparte de Melinda, el departamento de SI está conformado por otras siete personas: tres programadores, tres operadores y un operador en el control de datos. Melinda ha trabajado para Jacobsons desde hace 12 años, y ha ascendido continuamente a través de los diversos puestos del departamento. Por fortuna, ella ha sido capaz de conservar una plantilla de personal bastante estable y ha sufrido una rotación mínima.

Todo el personal de SI realiza verificaciones extensas a los antecedentes de los empleados prospecto, incluso sus referencias, crédito y antecedentes penales. Melinda ha desarrollado una confianza con cada uno de los empleados y por ende para trabajar con los departamentos usuarios dentro de su función de analista de sistemas, identificando los cambios necesarios para las aplicaciones existentes. Lleva a cabo reuniones semanales del departamento de SI cada martes por la mañana, a las que cada miembro del personal asiste, incluso los operadores nocturnos para debatir los temas que afectan el desempeño del departamento.

Los tres programadores son responsables de mantener y actualizar los sistemas y el software de aplicación. El programador líder es responsable de distribuir las responsabilidades entre el personal de programación.

Los tres programadores cuentan con amplia experiencia en el software de operación, de utilería, de seguridad y de archivos, así como en todos los paquetes de software de aplicación en Jacobson. Las asignaciones de programación se hacen con base en quien esté menos ocupado de entre todos los miembros del personal en cada ocasión. Este método de administración mantiene a todos los programadores familiarizados con la mayoría de los paquetes de software que se usan en Jacobson y mantiene a los programadores emocionados por las tareas a realizar a causa de la variedad de las asignaciones que reciben.

Melinda anima a cada programador a continuar con su formación profesional mediante cursos para mantenerse al corriente de los últimos avances técnicos. Además de las responsabilidades de programación, el personal mantiene un almacén de programas y cintas de datos que se encuentran en una sala asegurada próxima. El personal de programación mantiene extensos registros de las cintas en uso y de los cambios hechos a los archivos de programa.

Los tres operadores constan de un operador diurno y dos nocturnos. La mayoría de las aplicaciones se basan en las entradas en línea provenientes de los diversos departamentos usuarios para el procesamiento de lotes por la noche. Por lo tanto, el mayor volumen del procesamiento ocurre durante el turno nocturno, aun cuando durante el día ocurre parte del procesamiento de la nómina y de las aplicaciones del libro de contabilidad general. Todos los operadores son responsables de vigilar la operación del equipo y de corregir los errores causados por el sistema. Es más, realizan procedimientos de respaldo mensuales como rutina.

Los operadores de computación cuentan con experiencia en programación en el lenguaje usado en los programas de aplicación. Ocasionalmente cuando un pequeño cambio se ha identificado para un programa de aplicación, Melinda pide al operador diurno ejecutar el cambio para evitar sobrecargar de trabajo al personal de programación. Los operadores siguen un calendario de producción preparado por Melinda, quien consulta con los departamentos usuarios para desarrollarlo. El operador del turno diurno revisa la bitácora de los trabajos procesados (la cual detalla cronológicamente los trabajos procesados) que se generan al final del turno nocturno anterior para conocer las desviaciones al calendario y el operador nocturno responsable revisa la bitácora generada al final del turno diurno anterior en busca de desviaciones del calendario. Si los trabajos procesados concilian con el calendario, la bitácora de los trabajos procesados se descarta. Cuando aparecen desviaciones, el operador que realiza la revisión entrega una copia a Melinda, le hace notar las desviaciones. Antes de ejecutar los trabajos de procesamiento de lotes, los operadores generan un informe en forma de listado que resume el número de entradas en línea presentadas durante el día para su procesamiento. Este número se registra y posteriormente es comparado por los operadores con la salida computarizada generada después de que ocurren el procesamiento del lote y la actualización del archivo. De esta manera se verifica la cifra del número de transacciones procesadas. Cuando los números coinciden, el listado generado se presenta al funcionario de control de datos. Cuando los números no coinciden, los operadores identifican el error y vuelven a presentar la aplicación para su procesamiento.

Los funcionarios del control de datos compaginan todos los informes computarizados, incluso los informes de salida y los listados de excepción. El funcionario de control de datos revisa los informes de excepción y prepara las formas de corrección para su reprocesamiento. Los ejemplos de cambios que el funcionario de control de datos pudiera emprender incluyen correcciones de los errores de entrada (es decir, los montos transpuestos por accidente) y la preparación de las formas de solicitud de cambios para cambiar los archivos maestros (es decir, revisar las listas del precio de venta y los números del producto en el inventario en el archivo maestro de ventas y agregando los nombres, direcciones y número del seguro social de los empleados nuevos al archivo maestro de nómina). Después de realizar todas las correcciones, el funcionario de control de datos distribuye el informe de salida computarizado a los diversos departamentos usuarios. Todos los departamentos usuario tienen una alta deferencia por el personal de SI. Los informes de salida se concilian con los informes de entrada de los usuarios cada trimestre.

Usted es el auditor ejecutivo responsable de la auditoría en Jacobsons. El socio auditor le ha pedido ayudarle en la revisión de los controles generales de SI. El socio le ha pedido revisar la información narrativa y responder a las siguientes preguntas:

- ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades existentes en las líneas de los informes de SI a la dirección ejecutiva? Si observa alguna debilidad, proporcione recomendaciones que puedan incluirse en la carta a la dirección.

RTA:

- Fortalezas:

- Existe un buen manejo de la información por parte de los empleados quienes son los encargados de dar reporte a la gerente de los sistemas