Requisitos de sistemas EasyTrad

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Casos de Uso de Consulta 23

5.2.2. Definición de actores 24

Definición de actores 1 24

Definición de actores 2 24

Definición de actores 3 25

Definición de actores 4 25

5.2.3. Casos de uso del sistema 26

Caso de uso subsistema 1 26

Caso de uso subsistema 2 27

Caso de uso subsistema 3 28

Caso de uso subsistema 4 29

Caso de uso subsistema 5 30

Caso de uso subsistema 6 31

Caso de uso subsistema 7 32

Caso de uso subsistema 8 33

Caso de uso subsistema 9 34

Caso de uso subsistema 10 35

Caso de uso subsistema 11 36

Caso de uso subsistema 12 37

Caso de uso subsistema 13 38

Caso de uso subsistema 14 39

Caso de uso subsistema 15 40

5.3. Requisitos no funcionales 41

PLANTILLA DE LOS REQUERIMIENTOS NO FUNCI 1 42

PLANTILLA DE LOS REQUERIMIENTOS NO FUNCI 2 42

PLANTILLA DE LOS REQUERIMIENTOS NO FUNCI 3 43

PLANTILLA DE LOS REQUERIMIENTOS NO FUNCI 3 43

6. Matriz de rastreabilidad 44

Tabla matriz de rastreabilidad 44

Glosario de términos 45

Conflictos 46

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Introducción

Los sistemas de trámite documentario son aquellos que tienen como propósito llevar el control de la ubicación física y estatus, actual y pasado de la documentación que llega, fluye y se genera dentro de una organización.

Para beneficio se propone “EasyTrad”, software que tiene el propósito de dar facilidad de gestión de documentos que se reciben y generan en sus actividades.

Para realizar este sistema hemos elegido como institución a la Facultad de Ciencias de la Educación de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí.

Debido que la Facultad de Ciencias de la Educación de la ULEAM (la parte de administración) trabaja con un formato ya preestablecido en Excel, donde muchas veces aquel que no tiene experiencia con el formato; llegar a perder un documento de suma importancia tanto para estudiante, profesor o autoridad superior, es fácil.

Por ello "EasyTrad" será un sistema de trámite documentario y brindará un control adecuado de la documentación entrante y saliente, y será de vital importancia para agilizar ciertos procesos, optimizando tiempo y disminuyendo errores que se puedan producir por realizarse manualmente.

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Participantes del proyecto

Para desarrollar nuestro sistema "EasyTrad" hemos colaborado de manera conjunto tanto desarrolladores como cliente.

El equipo proyectista está conformado por:

Clientes:

- Secretariado Administrativo de la Facultad de Ciencias de la Educación.

Desarrolladores:

- Ing. Jorge Moya (Director).

- Dany Xavier Lucas García(Desarrollador).

- Pablo César España Bravo (Desarrollador).

- Andy Lenin Castillo Palma (Desarrollador).

Usuarios:

- Secretari@.

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Descripción del sistema actual

En la Facultad de Ciencias de la Educación de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí se realizan trámites diariamente en sus procesos administrativos y académicos, tales que se definen como una serie de pasos a seguir para que una solicitud o información llegue a su destinatario. También podría definirse como el diligenciamiento realizado para obtener un resultado.

Los documentos son un soporte donde se fija el testimonio de una actividad humana.

Comprendido el proceso del trámite documental, donde los documentos que se manejan en la Facultad de Ciencias de la Educación de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí sean recibidos, controlados y entregados correctamente, podemos ver que con el sistema EasyTrad se mejoraría la Gestión tramitaria.

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Objetivos del Sistema

Objetivo General

- Implementar un sistema informático de trámite documentario para gestionar las planificaciones documentales de la Facultad de Ciencias de la Educación de La Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí

Objetivos específicos

- OBJ-01: Controlar la planificación de trámite documental

- OBJ-02: Gestionar las respuestas de trámites en espera.

- OBJ-03: Determinar los estados de los procesos de los solicitantes.

- OBJ-04: Regular el control de informes generales de trámites.

- OBJ-05: Administrar de forma general las recepciones de solicitudes.

OBJ-01

Controlar la planificación de trámite documental

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